DuoKomp Księga Podatkowa 2024 JPK 10.1 - Dokumentacja
Rozdział 3.8.Księgowania i rozliczenia » LISTA PŁAC
Lista płac jako moduł w programie
Program umożliwia przechowywanie informacji o zatrudnionych pracownikach i zleceniobiorcach oraz o ich wynagrodzeniach. Na tej podstawie możliwe jest automatyczne obliczenie podatkowo-ubezpieczeniowych składników wynagrodzenia za poszczególne miesiące, a następnie automatyczne zaksięgowanie odpowiednich wartości w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (pkpir).
Narzędzie, które to umożliwia, nosi ogólną nazwę Lista płac. W bazie danych programu przechowywana jest zawsze jedna lista. Dlatego użytkownik nie musi jej specjalnie tworzyć, gdyż jest dostępna od chwili uruchomienia programu. Dostęp ten można uzyskać poprzez menu główne programu (zrzut nr 1) lub poprzez pasek narzędzi jego okna głównego (zrzut nr 2).
Struktura modułu lista płac
Lista składa się z kilku poziomów szczegółowości. Są to kolejno:
- ogólna lista zatrudnionych,
- ogólne informacje o wybranym zatrudnionym i bieżące parametry jego wynagrodzenia,
- miesięczne rozliczenie wynagrodzenia danej osoby.
Ogólna lista zatrudnionych widoczna jest od razu po wybraniu którejś z opcji zaznaczonej na zrzutach nr 1 i 2. Umożliwia ona dodawanie i usuwanie zatrudnionych oraz zawiera najbardziej podstawowe informacje na ich temat (jak imię i nazwisko). W przypadku kliknięcia przycisku Dodaj lub pozycji już zapisanej w bazie danych i widocznej na liście, pojawi się okno edycyjne zatrudnionego (zrzut nr 3). Składa się ono z 3 kart:
- Zatrudniony, która zawiera dane osobowe i adresowe,
- Wynagrodzenie, która zawiera bieżące parametry wynagrodzenia,
- ZUS/PIT, która zawiera konkretne i szczegółowe rozliczenia poszczególnych miesięcy.
Karta Zatrudniony z danymi osobowymi i adresowymi w zasadzie nie wymaga szczególnych wyjaśnień. Warte dodatkowego omówienia może być jedynie pole Archiwalny. Jest ono pomocne w przypadku osoby, która nie jest już zatrudniona, ale której dane nie powinny zostać usunięte z bazy danych. Zaznaczenie takiego zatrudnionego flagą archiwizacji skutkuje tym, że nie będzie on domyślnie wyświetlany na ogólnej liście. Można to jednak zmienić klikając odpowiednie pole wyboru w oknie listy.
Karta Wynagrodzenie zawiera aktualne parametry wynagrodzenia. Są to w szczególności wartość wynagrodzenia zasadniczego, rodzaj podstawy zatrudnienia (umowa o pracę lub cywilnoprawna) oraz ustawienia składek ubezpieczeniowych (zrzut nr 4). Należy jednak pamiętać, że karta ta nie zawiera żadnych konkretnych rozliczeń, a jedynie bieżące parametry stosowanie przy wyliczaniu składników wynagrodzenia za kolejne miesiące, które dokonywane jest dopiero na karcie ZUS/PIT. Z drugiej strony, parametry ustawiane w tym miejscu cechują się niewielką zmiennością i często ustawione raz nie będą zmieniane przez długi czas.
Niezależnie od tego na karcie Wynagrodzenie dostępne są również 2 kalkulatory poglądowe – kalkulator wynagrodzenia za pracę oraz kalkulator wynagrodzenia cywilnoprawnego. Są to technicznie odrębne aplikacje, które umożliwiają niezależne wyliczenie składników wynagrodzeń wg dowolnie wybranych parametrów. W założeniu ma to pomóc w wyborze odpowiednich ustawień i wartości wynagrodzenia zasadniczego brutto jeśli potrzebne jest przeanalizowanie różnych wariantów.
Rozliczanie wynagrodzeń
Podatkowo-ubezpieczeniowe rozliczenia wynagrodzeń dokonywane są miesięcznie. Należy w tym celu udać się na kartę ZUS/PIT. W pierwszym rzędzie umożliwia ona dodanie roku rozliczeniowego, w ramach którego prowadzone są rozliczenia miesięczne. Utworzenie roku rozliczeniowego dla danej osoby jest pierwszym krokiem jakiego należy dokonać (zrzut nr 5). W każdym takim roku dostępne są do edycji wszystkie miesiące bez względu np. na czas obowiązywania umowy z zatrudnionym. W związku z tym jeśli w danym miesiącu brak jest rozliczeń z tą osobą, wszystkie wartości należy po prostu pozostawić w ich domyślnym stanie zerowym.
Aby dokonać rozliczenia za dany miesiąc, należy kliknąć go na liście miesięcy danego roku na karcie ZUS/PIT. Spowoduje to wyświetlenie odrębnego okna podzielonego na dwie części: składniki bazowe oraz składniki wynagrodzenia obliczane na podstawie wcześniej wprowadzonych parametrów. Parametrami tymi są ustawienia z omówionej wcześniej karty Wynagrodzenie okna Zatrudniony oraz wartości i ustawienia z karty Składniki bazowe (zrzut nr 6).
Karta Składniki bazowe umożliwia w szczególności:
- skorygowanie wysokości wynagrodzenia zasadniczego jeżeli jest ono zmienne w kolejnych miesiącach,
- dalsze skorygowanie wynagrodzenia zasadniczego z racji potrąceń wynikających z tytułu zastąpienia go w części lub całości innym świadczeniem (np. wynagrodzeniem chorobowym),
- wprowadzenie dodatkowych incydentalnych składników wynagrodzenia, takich jak wynagrodzenie chorobowe; konieczne jest również wówczas wskazanie w jakim zakresie dodatkowe składniki podlegają ubezpieczeniom oraz podatkowi dochodowemu.
Jeśli użytkownik stwierdzi, że wprowadził już wszystkie potrzebne ustawienia i wartości, powinien kliknąć przycisk OBLICZ.... Spowoduje to wyliczenie podatkowych i ubezpieczeniowych składników wynagrodzenia i wyświetlenie ich w odpowiednich polach karty Składniki obliczane (zrzut nr 7).
Warto zauważyć, że chociaż część pól to automatycznie wyliczane sumy arytmetyczne, to jednak większość wartości można edytować ręcznie. Jest to swego rodzaju zabezpieczenie na wypadek, gdyby ustawienia programu nie przewidywały jakiejś szczególnej sytuacji występującej w praktyce prowadzenia przedsiębiorstwa przez użytkownika. W takiej wyjątkowej sytuacji można dokonać dodatkowej ręcznej edycji odpowiednich wartości.
Karty przychodów pracownika
Z poziomu okna rozliczenia miesięcznego program umożliwia wydrukowanie lub zapisanie do PDF Karty przychodów pracownika w kształcie nawiązującym do tego, jaki był niegdyś (przed 2020 r.) wymagany przez przepisy o podatkowej księdze przychodów i rozchodów (pkpir). Dzisiaj, o ile nie dotyczy to rozliczeń archiwalnych z czasu obowiązywania kart przychodów, można je traktować jako opcjonalne narzędzie o pomocniczym charakterze.
Księgowanie płac do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir)
Chociaż operację tę można wykonać ręcznie w dowolnie wybrany przez użytkownika sposób, program ułatwia to zautomatyzowanym narzędziem dostępnym w oknie edycji podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir), dla każdego miesiąca z osobna. Po kliknięciu przycisku Dodaj nowy wpis i wybraniu w menu jakie zostanie wyświetlone opcji Wynagrodzenia (zrzut nr 8), pojawi się okno dialogowe umożliwiające wybranie parametrów księgowania (zrzut nr 9).
Wynagrodzenie zatrudnionego brutto księgowane jest odrębnie od składek ubezpieczeniowych obciążających pracodawcę, zazwyczaj w różnych terminach. Stosownie do sytuacji i wymogów prawa wynagrodzenia i składki mogą być przy tym księgowane zarówno w tym samym miesiącu dla którego zostały obliczone, jak i w miesiącach kolejnych. W razie potrzeby możliwe jest również automatyczne wygenerowanie dowodów wewnętrznych na księgowane kwoty. Opcja ta nie jest jednak domyślnie zaznaczona i wymaga dodatkowo aktywnej autonumeracji dokumentów.