Wstęp

Niniejszy dokument stanowi zbiór informacji na temat reguł przetwarzania danych, w tym danych osobowych, na stronach internetowych dostępnych w domenie www.twinpoints.pl, również jeśli dostępne są one w innych domenach będących naszą własnością, nazywanych dalej Stronami internetowymi.

Określone w niniejszym dokumencie reguły stosują się również do wszelkiej prowadzonej z nami korespondencji, również gdy realizowana jest ona z pominięciem Stron internetowych lub w formie nieelektronicznej. Nie mają natomiast zastosowania do innych związanych z nami stron lub usług zewnętrznych, nawet jeśli na Stronach internetowych publikujemy do nich linki. W szczególności nie dotyczą naszych profili w mediach społecznościowych, gdzie obowiązują odrębne reguły ustalone przez ich właścicieli.

Korzystając ze Stron internetowych lub prowadząc z nami jakąkolwiek formę korespondencji, akceptujecie Państwo określone w niniejszym dokumencie reguły polityki prywatności.

Kim jesteśmy?

Administratorem Danych Osobowych zbieranych na Stronach internetowych jest Twin Points Technologies V.O.F., z siedzibą Strevelsweg 700 - 303 A5369, 3083AS Rotterdam, figurująca w holenderskim Rejestrze Handlowym pod numerem 82157111 - zwana dalej Spółką. Spółka zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w polityce prywatności w dowolnym czasie. Aktualizacje polityki prywatności będą publikowane na Stronach internetowych. Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych możliwy jest za pomocą następującego adresu e-mail: rodo@twinpoints.pl.

Jakie dane osobowe zbieramy i dlaczego to robimy?

Cele przetwarzania danych osobowych

Spółka przetwarza jedynie dane niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej, a w szczególności:

1. Realizacji umów, w tym w zakresie sprzedaży własnych usług, w tym m.in. udzielania licencji na wytwarzane przez spółkę oprogramowanie, zarówno ogólnodostępne jak i wykonywane na zamówienie - zwanych dalej Usługami;
2. Promocji Usług;
3. Dochodzenia roszczeń;
4. Prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej i realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa;
5. Umożliwienia nabywcom Usług, zwanych dalej Klientami, dostępu i zarządzania swoimi danymi osobowymi oraz samymi Usługami;
6. Zabezpieczenia danych Klientów oraz osób trzecich przed nieautoryzowanym dostępem przez osoby trzecie oraz zabezpieczenia prawidłowości działania Stron internetowych i Usług, jak również w celu udokumentowania ewentualnych naruszeń w tym zakresie;
7. Identyfikacji Klientów lub innych osób kontaktujących się ze Spółką;
8. Prowadzenia korespondencji, w tym odpowiadanie na zapytania techniczne i ofertowe oraz związane z procesem realizacji zamówień na Usługi, w szczególności przekazane drogą e-mailową lub telefoniczną.

Zakres przetwarzanych danych osobowych.

Dla w/w wymienionych celów możemy zbierać następujące dane, wśród których są również dane będące lub mogące być danymi osobowymi:

1. Nazwa przedsiębiorstwa oraz imię i nazwisko przedsiębiorcy lub osoby go reprezentującej lub innej kontaktującej się z nami osoby;
2. Adres siedziby przedsiębiorcy lub położenia przedsiębiorstwa, w szczególności ulica wraz z numerem posesji oraz lokalu, kod pocztowy oraz miejscowość;
3. Kraj siedziby przedsiębiorcy lub położenia przedsiębiorstwa;
4. Adres do korespondencji w zakresie tożsamym z zakresem danych adresu siedziby przedsiębiorcy lub położenia przedsiębiorstwa uzupełnionych o imię i nazwisko osoby je reprezentującej;
5. Numer Identyfikacji Podatkowej, VAT ID w rozumieniu Wspólnego systemu podatku od wartości dodanej lub inny numer identyfikacyjny przedsiębiorcy pod jakim jest zarejestrowany w kraju siedziby lub położenia przedsiębiorstwa;
6. Numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej osoby kontaktującej się z nami;
7. Adres IP odwiedzającego Strony internetowe oraz data i czas wejścia na Strony internetowe;
8. Zgoda na otrzymywanie korespondencji handlowej;
9. Anonimowe dane statystyczne dotyczące zachowań użytkownika na Stronach internetowych w zakresie wymienionym w dalszej części poniższego dokumentu.

Miejsca i sytuacje, w których wymagamy podania danych osobowych

Formularze kontaktowe, poczta e-mail oraz inne formy korespondencji

Strony internetowe umożliwiają wysłanie wiadomości poprzez wypełnienie gotowych formularzy kontaktowych. Wysłanie wiadomości za pośrednictwem formularza kontaktowego może wymagać podania minimalnego zakresu danych osobowych, które są wykorzystywane m.in. do zwrotnego kontaktu z nadawcą wiadomości. To samo dotyczy korespondencji e-mailowej oraz każdej innej formy korespondencji, wysyłanej przez jej nadawcę samodzielnie, tj. bez korzystania z formularzy na Stronach internetowych.

Formularze zamówienia Usług

Na Stronach internetowych, w miejscach dedykowanych poszczególnym Usługom, znajdują się formularze umożliwiające ich zamówienie przez nowych i dotychczasowych Klientów. Złożenie w ten sposób zamówienia wymaga wypełnienia określonej ilości obowiązkowych pól, wśród których znajdują się również takie, do których należy wprowadzić dane będące lub mogące być danymi osobowymi.

Panel “Moje konto”

Panel “Moje konto” dostępny jest w wybranych obszarach Stron internetowych i umożliwia Klientom samodzielne zarządzanie swoimi Usługami, jak również podgląd i zmianę przechowywanych w panelu danych. Wypełnienie części pól w panelu jest obowiązkowe i zawierają one również dane będące lub mogące być danymi osobowymi.

Miejsca i technologie na Stronach internetowych, gdzie dane zbierane są automatycznie

Ciasteczka

Podczas logowania panelu “Moje konto” zapisywane są dane pozwalające serwerowi Stron internetowych na identyfikację faktu, że podano prawidłowe instrumenty logowania. Informacja o tym, zawierająca w szczególności identyfikator sesji, zostanie zapisana w ciasteczkach po stronie przeglądarki internetowej na lokalnym urządzeniu użytkownika. Informacja ta będzie przechowywana do momentu wylogowania się użytkownika. W przypadku gdy wylogowanie nie nastąpi przed zamknięciem okna (karty) przeglądarki internetowej, ciasteczka nadal pozostaną na lokalnym urządzeniu użytkownika. Aby je usunąć, konieczne jest skorzystanie z odpowiedniej opcji przeglądarki internetowej. Ciasteczka te nie przechowują danych osobowych.

Strony internetowe korzystają również z usług Google Analytics oraz reCAPTCHA, które pozostawiają na komputerze użytkownika ciasteczka. Dalsze szczegóły tych rozwiązań, a także miejsca, w których można znaleźć polityki prywatności tych usług, znajdują się poniżej.

Identyfikacja człowiek-robot

Strony internetowe wykorzystują technologię reCAPTCHA trzeciej generacji w celu odróżnienia użytkowników będących ludźmi od robotów internetowych, udostępnianą przez Google LLC. Może mieć ona zastosowanie w szczególności w formularzach kontaktowych oraz formularzach zamówienia Usług. Technologia reCAPTCHA trzeciej generacji zbiera w zasadniczo niewidoczny dla użytkownika sposób informacje o jego zachowaniu podczas korzystania ze Stron internetowych w celu ustalenia czy jest on człowiekiem. Szczegółowe zasady polityki prywatności Google, w tym w zakresie danych zbieranych w technologii reCAPTCHA, można znaleźć pod adresem https://policies.google.com/privacy?hl=pl.

Statystyki

Podczas korzystania ze Stron internetowych, mogą one w niektórych sytuacjach automatycznie gromadzić dane nt. wizyty użytkownika, m.in. czas wejścia i adres IP użytkownika oraz nazwa i wersja przeglądarki internetowej i systemu operacyjnego. Służy to w szczególności ochronie bezpieczeństwa Stron internetowych oraz Usług, jak również analizie zachowania użytkowników w celu promocji Usług.

Google Analytics

Strony internetowe współpracują z usługą Google Analytics. Usługa ta gromadzi anonimowe dane dotyczące odwiedzin użytkowników na Stronach internetowych. Dane te służą wyłącznie do analizy statystycznej ruchu na Stronach internetowych, np. określenie popularności ich poszczególnych obszarów. Szczegółowe zasady dotyczące polityki prywatności „Google Analytics” w tym informacja jak można zablokować zbieranie danych znajdują się w artykule “W jaki sposób Google używa danych podczas korzystania z witryn lub aplikacji naszych partnerów”.

Jak zabezpieczamy i z kim dzielimy się danymi osobowymi?

Za wyjątkiem wskazanych w niniejszym dokumencie sytuacji oraz sytuacji przewidzianych przepisami obowiązującego prawa, przetwarzane przez nas dane osobowe nie są przekazywane podmiotom trzecim.

Opisane wyżej udostępniane na Stronach internetowych formularze przeznaczone do kontaktu z nami, składania zamówień na Usługi oraz samodzielnego zarządzania Usługami i danymi Klientów przesyłają wszelkie dane pomiędzy nadawcą a nami zaszyfrowanym protokołem (HTTPS). Minimalizuje to ryzyko podsłuchania transmisji danych. W przypadku korespondencji z nami bez wykorzystania formularzy na Stronach internetowych, obowiązek zabezpieczenia przesyłu danych w naszym kierunku spoczywa na nadawcy.

Niezależnie od powyższego stosujemy w zakresie ogólnym rozwiązania organizacyjne i techniczne, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych.

Dane niezbędne w dokumentacji finansowo-rachunkowej

Przepisy prawa zobowiązują nas do prowadzenia dokumentacji dla celów podatkowo-księgowych. Stąd, dane osobowe Klientów w zakresie wynikającym z przepisów prawa, w szczególności dane umieszczane na fakturach VAT, przekazywane są do podmiotu prowadzącego w imieniu spółki dokumentację podatkowo-księgową.

Hosting www i utrzymanie poczty e-mail

Ponieważ nie utrzymujemy Stron internetowych oraz poczty e-mail na własnych serwerach, dane zbierane za ich pomocą trafiają do podmiotu obsługującego Spółkę w tym zakresie.

Operacje płatnicze

W celu umożliwienia realizacji zamówień na odpłatne Usługi, Strony internetowe współpracują z usługą pośrednictwa w przyjmowaniu płatności, w szczególności płatności online. Skorzystanie z tego rodzaju usługi przez użytkownika możliwe jest po wypełnieniu i zatwierdzeniu formularza zamówienia odpłatnej Usługi i może być uzależnione od wybrania w nim odpowiedniej opcji co do sposobu zapłaty. Jeżeli to nastąpi, wybrane dane wprowadzone do formularza mogą zostać przekazane również do usługi przyjmowania płatności. Ma to na celu w szczególności umożliwienie identyfikacji Klienta dokonującego płatności oraz Usługi za którą płatność jest dokonywana.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Zebrane dane osobowe przechowujemy przez następujące czasokresy:

1. Dane zebrane z związku z procesem rekrutacji pracowników i współpracowników - do chwili zakończenia tego procesu.
2. Dane zebrane poprzez formularze zamówienia Usług lub w inny sposób w związku z procesem realizacji zamówień na Usługi - do czasu ustania stosunku prawnego w zakresie praw autorskich i licencji lub innego stosunku prawnego powstałego w związku z nimi, bądź do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych. Wycofanie zgody lub wniesienie sprzeciwu skuteczne jest jednak tylko wobec tych danych, które nie uniemożliwiają realizacji prawnie uzasadnionego interesu i obowiązków prawnych Spółki. Spółka nie odpowiada również za będącą ewentualnym skutkiem ubocznym wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu niemożliwość skorzystania przez Klienta z uprawnień o charakterze marketingowym wymagających zachowania historii transakcji Spółki z Klientem.
3. Wszelkie pozostałe dane - przez czas uzasadniony istnieniem prawnie uzasadnionego interesu lub obowiązków prawnych Spółki, bądź do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, o ile nie umożliwiłoby to realizacji tegoż interesu i obowiązków.

O ile na Stronach internetowych nie zostanie ujawniona informacja o przeprowadzaniu rekrutacji na konkretne stanowisko, wszelka korespondencja zawierająca CV, listy motywacyjne lub podobne dokumenty jest traktowana jako niezamówiona korespondencja i jest niezwłocznie usuwana. Nie przetwarzamy danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji.

Niezwłocznie usuwana będzie również wszelka inna korespondencja zawierająca jakiekolwiek dane osobowe, jeżeli w sposób oczywisty nie mają one związku lub nie są niezbędne dla celów prowadzonej przez Spółkę działalności, a ich zmagazynowanie nie jest poparte prawnie uzasadnionym interesem i obowiązkami prawnymi Spółki.

Jakie masz prawa do swoich danych osobowych?

Z uwzględnieniem wyżej opisanych zastrzeżeń w zakresie realizacji prawnie uzasadnionego interesu i obowiązków prawnych Spółki, osoba, której dane przetwarzamy, ma prawo zwrócić się do nas z wnioskiem o:

1. sprostowanie (poprawienie) danych;
2. usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie;
3. ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych – stosownie do złożonego wniosku);
4. udzielenie dostępu do danych (tj. informację o przetwarzanych przez nas danych oraz o kopię danych);
5. przeniesienie danych do innego administratora danych lub do Państwa (w zakresie określonym w art. 20 Rozporządzenia ogólnego o ochronie danych).