Rok 2026 przyniesie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla większości użytkowników naszego oprogramowania nastąpi to 1 kwietnia 2026 r. Części z nich może to jednak dotyczyć dopiero od 1 stycznia 2027 r., a w nielicznych przypadkach największych firm – już od 1 lutego 2026 r.
Na ile jest to “rewolucja”, a na ile w rzeczywistości naturalny rozwój już istniejących rozwiązań (JPK, eDeklaracje) jest sprawą dyskusyjną. Niewątpliwie jednak jest to zmiana istotna, która musi znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie w oprogramowaniu fakturującym. W związku z tym otrzymujemy od użytkowników dość liczne pytania, które można ująć w punktach jak poniżej.
Bardzo prosimy o znalezienie chwili i zapoznanie się z poniższymi pytaniami i odpowiedziami, ponieważ dotyczą one wszystkich użytkowników i pozwolą z dużym wyprzedzeniem rozwiać wiele wątpliwości.
Czy Proste Faktury oraz Sprzedaż i Magazyn obsłużą KSeF?
Tak, nasze programy będą zintegrowane z KSeF, a odpowiednie prace już trwają.
Jest to jednak dość złożony proces, w dodatku mocno zależny od informacji oraz środowisk testowych i (przed)produkcyjnych udostępnianych przez administrację skarbową. Na czas ich pojawienia się nie mamy wpływu. Stąd, finalna data udostępnienia programów Proste Faktury oraz Sprzedaż i Magazyn w wersjach zintegrowanych z KseF nie jest jednoznacznie określona. Wg naszych obecnych szacunków pierwszej wersji integracji należy spodziewać się w styczniu 2026 roku. W każdym jednak wypadku nastąpi to zanim korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe.
Jaki jest planowany zakres integracji z KseF?
Odpowiedni do tego, aby nasze programy mogły być dalej używane zgodnie z ich przeznaczeniem.
Nie chcemy teraz przesądzać dalej idących szczegółów, gdyż również dla nas KSeF jest nowym doświadczeniem. Spodziewamy się jednak, że z biegiem czasu i nabywaniem doświadczeń przez użytkowników oraz nas samych, będą pojawiały się kolejne wersje programów Proste Faktury oraz Sprzedaż i Magazyn uzupełniające i udoskonalające współpracę z KSeF.
Jaki będzie wpływ KSeF na interfejs użytkownika programów?
Tak mały, jak to tylko możliwe.
Przez niemal 20 lat historii programu Proste Faktury oraz ponad 10 lat programu Sprzedaż i Magazyn przechodziły one przez wiele zmian, ale zawsze staraliśmy się, aby były one płynną kontynuacją, a nie rewolucją. W chwili obecnej wydaje się, że wpływ KSeF na interfejsy użytkownika programów będzie względnie ograniczony i bardziej uzupełniający niż zmieniający istniejące funkcjonalności. Dlatego raczej nie będzie konieczne daleko idące i czasochłonne przyuczanie się do nowych funkcji.
Warto również zauważyć, że struktury faktur z KSeF mają dużo wspólnego z JPK-FA oraz JPK w ogóle. Dlatego użytkownicy, którzy sami lub na naszą wielokrotnie ponawianą prośbę korzystali ze względnie nowych wersji programów i byli przyzwyczajeni do wprowadzania danych w sposób zgodny z aktualnymi wymaganiami prawa i struktur JPK-FA, powinni łatwiej oswoić się z nową rzeczywistością.
Jakie będą zasady aktualizacji programów?
Wsparcie dla KSeF pojawi się w programach Proste Faktury 4.0 oraz Sprzedaż i Magazyn 2.0. Aktualizacja będzie podlegała ogólnym zasadom – nie przewidujemy w tym zakresie zmian.
Oznacza to, że posiadacze aktywacji abonamentowych (czasowych) będą mogli po prostu zainstalować nowe wersje. Z kolei posiadacze aktywacji bezterminowych na Proste Faktury 1.x, 2.x i 3.x oraz Sprzedaż i Magazyn 1.x – będą musieli nabyć nowe klucze.
Tak jak w poprzednich latach aktywacje bezterminowe z ostatnich miesięcy sprzed pojawienia się nowych wersji głównych będą jednak również bezpłatnie podniesione. Dlatego użytkownicy, którzy w tej chwili rozważają zakup klucza bezterminowego do Prostych Faktur 3.x lub Sprzedaży i Magazynu 1.x nie muszą się tego obawiać. Jeśli zrobią to w najbliższych tygodniach i miesiącach, ich licencje zostaną bezpłatnie podniesione do wersji (odpowiednio) 4.x oraz 2.x.
Czy KSeF całkowicie zastąpi obecny system fakturowania?
Nie, nie należy tego rozumieć w ten sposób.
Przede wszystkim nie wszystkie faktury znajdą się w KSeF – w praktyce duża część obrotu konsumenckiego i zagranicznego będzie z niego wyłączona. Tam większość rzeczy będzie odbywała się “po staremu”. Po drugie, ze względu na dość rygorystyczne wymagania i konsekwencje w przypadku wysłania faktury do KSeF spodziewamy się w pewnych obszarach wzrostu znaczenia takich dokumentów “przedfakturowych” jak proformy, zamówienia czy specyfikacje. Zwłaszcza w bardziej indywidualnych relacjach biznesowych pomogą one zainteresowanym stronom dokonać pewnych uzgodnień czy rozliczeń przed wprowadzeniem do KSeF faktury, którą trudno będzie bez konsekwencji zmodyfikować i wycofać.
Trzeba również wziąć pod uwagę, że zatwierdzenie faktury – niezależnie czy przez jej zapisanie/wydrukowanie czy wysłanie do KSeF – jest tylko jednym krokiem w złożonym procesie obsługiwanym przez nasze oprogramowanie. Żeby wymienić np. zarządzanie kontrahentami, produktami, magazynem czy płatnościami oraz różne formy raportowania. Biorąc to wszystko pod uwagę nie przewidujemy co do zasady usuwania z naszych programów dotychczasowych funkcjonalności i dokumentów. Nawet jeśli w teorii przestaną być obowiązujące. Uzupełnimy je natomiast o nowe wymagania.