Zdalny magazyn danych - Dokumentacja

Rozdział 5.
ZDALNY MAGAZYN DANYCH – SKRZYNKA E-MAIL (POP3 & SMTP)

Ogólne przeznaczenie usługi

POP3 oraz SMTP to tradycyjne protokoły sieciowe przeznaczone do udostępniania usług poczty elektronicznej. Nie jest ich założeniem projektowym przechowywanie typowych plików. Nie mniej jednak jedno z narzędzi Zdalnego magazynu danych wykorzystuje te protokoły i usługi tak, aby przechowywać archiwa w formie wiadomości email. Założenie jakie za tym stoi jest tego rodzaju, że niemal każdy ma obecnie dostęp do poczty elektronicznej poprzez POP3 i SMTP, a samo rozwiązanie jest niezwykle proste w użyciu. Dlatego może z niego skorzystać niemal każdy użytkownik, w niemal każdej sytuacji i przy nawet niewielkim stopniu znajomości obsługi komputera i sieci.

Dostęp do usługi

Funkcjonalność narzędzia Zdalny magazyn danych – skrzynka e-mail realizowana jest przez dedykowany mu interfejs użytkownika, zasadniczo taki sam dla każdej aplikacji (zrzut nr 1). Sposób uzyskania dostępu do tej części interfejsu użytkownika zależy natomiast od rodzaju aplikacji nadrzędnej, tak jak opisano to w osobnym rozdziale.

Dostępem do konta poczty elektronicznej zarządza aplikacja. Dane kont użytkowników przechowywane są w ustawieniach wybranej aplikacji (zrzut nr 2).

W rzeczywistości konfigurowany jest dostęp do dwóch serwerów: SMTP (wysyłanie) i POP3 (pobieranie). Dane logowania udostępniane są zawsze przez dostawcę usługi poczty elektronicznej. Jeśli użytkownik korzystał dotąd z poczty poprzez webmail (interfejs www) powinien poszukać tych parametrów w ustawieniach lub pomocy usługi. Na chwilę obecną obsługiwane jest jedynie „tradycyjne” logowanie do poczty, tj. poprzez podanie serwerowi SMTP lub POP3 loginu i hasła wg standardowego protokołu. Oznacza to, że narzędzie nie będzie działało z usługami stosującymi różne formy autoryzacji wieloetapowej, jeżeli została już ona dla danej skrzynki pocztowej włączona.

W ustawieniach nie są nigdy przechowywane hasła dostępowe do serwerów – należy je podawać przy każdym logowaniu do usługi. Zaleca się ponadto korzystanie wyłącznie z serwerów SMTP i POP3 obsługujących TLS i łączenie się z jego użyciem. Zalecana obecnie wersja TLS to 1.2.

Sposób przechowywania zasobów

Rolę plików w tym wariancie Zdalnego magazynu danych pełnią wiadomości email. Tytuł wiadomości to „nazwa” pliku, natomiast załącznik to rzeczywiste archiwum danych lub ustawień. Nie jest emulowana obsługa katalogów – wszystkie zasoby widoczne są jako ciągła lista w jednym „katalogu głównym”.

Zakres dostępnej funkcjonalności

• połączenie i rozłączenie się od serwera – w rzeczywistości sesja jest wirtualna, gdyż fizyczna komunikacja z serwerem nawiązywana jest tylko na czas konkretnej operacji; „połączenie” polega na przetestowaniu połączenia z serwerami POP3 i SMTP; „rozłączenie” jest operacją czysto wirtualną bez faktycznej komunikacji z serwerami;
• wysyłanie na serwer archiwum danych lub ustawień programu;
• pobranie i przywrócenie zaznaczonego archiwum;
• pobranie zaznaczonego archiwum i zapisanie go w pliku na lokalnym komputerze,
• usunięcie zaznaczonego pliku,
• wyświetlenie fizycznych właściwości na serwerze zaznaczonego pliku (w rzeczywistości wiadomości email z możliwością pobrania i wyświetlenia pełnych nagłówków).

Bufor na lokalnym dysku

Ze względu na specyfikę działania poczty elektronicznej aplikacja przechowuje pomocniczo ostatnią listę wiadomości na lokalnym dysku – w katalogu programu w podkatalogu Remote\Email. Lista wiadomości zawiera również pewną ilość istotnych z punktu widzenia aplikacji parametrów wiadomości. Nie są to jednak nigdy pełne nagłówki, a tym bardziej załączniki zawierające faktyczne archiwa danych lub ustawień.

Zalecenia odnośnie skrzynki pocztowej

Do poprawnego działania emailowe narzędzie Zdalnego magazynu danych potrzebuje przynajmniej raz pobrać nie tylko listę wiadomości – ta operacja ma miejsce dosyć często – ale również nagłówki wszystkich informacji. Teoretycznie jest to operacja jednorazowa, jednak w praktyce nie można wykluczyć, że będzie się co jakiś czas powtarzała. Jeżeli w skrzynce pocztowej jest bardzo dużo wiadomości (czyli raczej tysiące niż setki), może to być dość długotrwała i uciążliwa operacja. Dlatego zaleca się, aby na potrzeby Zdalnego magazynu danych przeznaczyć albo taką skrzynkę pocztową, która nie zawiera zbyt wielu informacji, albo wydzielić całkowicie osobną skrzynkę tylko do tego celu.

Jeśli użytkownik korzysta z regularnego programu pocztowego, takiego jak Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, bądź systemowy Microsoft Mail, są one często tak skonfigurowane, aby trwale pobierać wiadomości z serwera. Innymi słowy, wiadomość po pobraniu przez program pocztowy zostaje usunięta z serwera. Z punktu widzenia Zdalnego magazynu danych jest to poważne zakłócenie jego pracy, gdyż taka wiadomość nie będzie już dla niego dostępna. Dlatego w przypadku korzystania z programu pocztowego należy skonfigurować go tak, aby nie usuwał wiadomości ze skrzynki, którą użytkownik wykorzystuje na potrzeby Zdalnego magazynu danych.

Jeśli mimo wszystko zajdzie sytuacja usunięcia wiadomości z serwera przez program pocztowy, ale będzie ona dostępna w jego archiwum wiadomości, dane lub ustawienia można nadal odzyskać. Jak wspomniano wyżej, faktyczne archiwum jest załącznikiem wiadomości. Jako taki może on zostać zapisany na lokalnym dysku, a dane lub ustawienia odtworzone narzędziem Archiwizacja lokalna dostępnym w każdej z aplikacji DuoKomp.

Niektóre serwery POP3 mogą być skonfigurowane w taki sposób, że albo nie pozwalają na łączenie się z nimi przez niezależne aplikacje, albo np. zwracają tylko ograniczoną ilość wiadomości. Ewentualny limit liczby wiadomości może być przy tym bardzo różny. Z punktu widzenia narzędzia Zdalny magazyn danych taka sytacja będzie zawsze niekorzystna. W najgorszym razie tego rodzaju ograniczenia uniemożliwią w ogóle połączenie się z serwerem, a w mniej restrykcyjnych wariantach spowodować, że jakaś część wiadomości (archiwów) nie mieszcząca się w limitach nie będzie widoczna dla aplikacji. Jeśli ograniczenia te można usunąć w ustawieniach usługi pocztowej, należy to rozważyć. Jeśli jednak nie jest to z tych czy innych względów możliwe lub zalecane, pozostaje wówczas na potrzeby Zdalnego magazynu danych skorzystać z usługi innego dostawcy poczty.