DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.2.2.
Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny »
SPRZEDAWCA

Pojęcie sprzedawcy w programie

Tworząc przy pomocy programu różne dokumenty użytkownik wchodzi w rolę ich formalno-prawnego wystawcy. W przypadku dokumentów typu fakturowego użytkownik występuje najczęściej jako „sprzedawca” i jest zwykle wykonawcą świadczenia opisanego w dokumencie. W innych dokumentach rola użytkownika może być inna. Może np. występować pod inną nazwą (np. w wezwaniu do zapłaty użytkownik to „wierzyciel”), albo nawet być nie dostawcą, lecz odbiorcą świadczenia dostarczonego przez kontrahenta (np. w PZ użytkownik to „odbiorca”, a w fakturze wewnętrznej „wystawca” będący zwykle stroną kupującą). Zasady wprowadzania danych tego podmiotu, w tym potrzebny do tego interfejs użytkownika, pozostają jednak zawsze takie same lub bardzo podobne jak w przypadku sprzedawcy na fakturze VAT i dlatego są opisane zbiorczo w niniejszym rozdziale.

Program udostępnia wiele opcji pozwalających zdefiniować sprzedawcę lub jego odpowiednika. Uwzględnia w tym zakresie przepisy prawa i typowe zwyczaje, ale również nie dające się z góry przewidzieć i zdefiniować indywidualne sytuacje użytkowników.

Struktura danych sprzedawcy

Sprzedawca lub jego odpowiednik opisany jest standardowo poprzez pola danych uszeregowane w następujące grupy:

• dane rejestrowe i adresowe:
• nazwa
• adres
• NIP (VATID)
• dane kontaktowe:
• numer telefonu i faksu
• adres poczty email
• adres strony www
• dane bankowe:
• numer rachunku bankowego
• inne dane zdefiniowane przez użytkownika

Pierwsza z tych grup jest zawsze obowiązkowa, z pozostałych można skorzystać opcjonalnie stosownie do potrzeb. Powyżej wskazano również jakie pola danych predefiniowane są z góry w programie w poszczególnych grupach. Poniżej opisano natomiast mechanizm definiowania przez użytkownika całkowicie dowolnych pól danych.

W przypadku dokumentów przeznaczonych zasadniczo do użytku wewnętrznego na ich obrazie (wydruk, PDF, podgląd) pomijane są dane kontaktowe i bankowe, a więc przydatne praktycznie tylko w relacjach zewnętrznych. Te dokumenty to dzienne zestawienie sprzedaży, faktura wewnętrzna oraz PZ. Ewentualne wprowadzenie w nich danych należących do pomijanych grup jest co prawda teoretycznie możliwe, ale nie będzie miało znaczenia praktycznego.

Dane sprzedawcy w dokumencie oraz domyślne

Dane sprzedawcy lub jego odpowiednika zapisane są zawsze z konkretnym dokumentem. Dlatego większość okien edycyjnych dokumentów zawiera odpowiednią sekcję pozwalającą edytować tę informację (patrz ponownie zrzuty nr 1 i 2).

Z drugiej strony, dane sprzedawcy są zwykle mało zmienne w czasie i dla poszczególnych dokumentów. W praktyce wiadomo, że wielu użytkowników ustawia je raz na wiele lat. Dlatego istnieje możliwość wprowadzenia domyślnych danych sprzedawcy w ogólnych ustawieniach programu (zrzut nr 3). Będą one automatycznie stosowane do każdego nowo utworzonego dokumentu.

Sprzedawca a faktyczny wystawca dokumentu

Sprzedawcę lub jego odpowiednika, w którego rolę wchodzi użytkownik, należy rozumieć jako formalnego wystawcę dokumentu we własnym imieniu. To kto jest tym podmiotem wynika zwykle w jakiś sposób z przepisów prawa. Np. w typowej fakturze VAT jest to podatnik, który dokonuje we własnym imieniu sprzedaży i stwierdza fakturą jej dokonanie.

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy faktycznym wystawcą dokumentu jest inny podmiot lub jednostka organizacyjna niż sam podatnik. Często dotyczy to struktur organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego – np. gminnych szkół i przedszkoli. W tego rodzaju sytuacjach program umożliwia dodanie do ogólnych danych sprzedawcy również danych faktycznego wystawcy. W tym celu należy kliknąć przycisk Wystawca w oknie edycji sprzedawcy w dokumencie lub na karcie Sprzedawca w ustawieniach programu (patrz ponownie zrzuty nr 2 i 3).

Opcja dopisania danych faktycznego wystawcy dostępna jest dla następujących rodzajów dokumentów:

• faktura VAT,
• faktura kasowa,
• faktura korygująca,
• faktura marża,
• faktura proforma,
• nota księgowa,
• nota odsetkowa,
• upomnienie,
• wezwanie do zapłaty,
• dokumenty zamówienia.

Pola danych predefiniowane oraz własne pola użytkownika

Wyżej wskazano jakie pola danych opisujące sprzedawcę lub jego odpowiednika są z góry predefiniowane w programie. Z różnych jednak względów użytkownik może chcieć opisać sprzedawcę w inny sposób niż domyślnie dostępny, w tym poprzez dodanie nieprzewidzianych w programie pól danych. Możliwość taka istnieje i daje użytkownikowi duże pole dowolności. Aby z tego skorzystać należy w oknie edycji sprzedawcy w dokumencie lub na karcie Sprzedawca w ustawieniach programu kliknąć przycisk Dowolne pola danych (patrz ponownie zrzuty nr 2 i 3). Pojawi się wówczas osobne okno edycyjne pozwalające wprowadzić własne pola danych użytkownika (zrzut nr 4).

Każde dowolne pole danych zakotwiczone jest przed lub po jednej z czterech wyżej opisanych grup pól domyślnych. Można również wskazać czy mają zostać zastosowane tylko w określonych rodzajach dokumentów i wybranych językach, czy też niezależnie od tego. Podczas tworzenia nowego dokumentu zostają do niego dołączone wszystkie pola zdefiniowane w ogólnych ustawieniach programu – nawet jeśli nie mają mieć zastosowania do tego rodzaju dokumentu. Faktycznie nie pojawią się one wtedy na obrazie (wydruk, PDF, podgląd) dokumentu. Jeśli jednak na podstawie tego dokumentu zostanie potem utworzony inny (np. faktura korygująca na podstawie zwykłej faktury), do którego te pola mają zastosowanie, wszystkie dane przeniosą się i pojawią na obrazie dokumentu pochodnego.

Ze względu na specyficzny charakter i sposób obsługi w programie faktur VAT RR, własne pola użytkownika nie są dla nich dostępne. W przypadku tych dokumentów program zawsze decyduje sam w jaki sposób opisać obie strony transakcji.

NIP (VATID) sprzedawcy

Ogólną zasadą licencjonowania programu jest udostępnianie aktywacji na rzecz podmiotu identyfikowanego ścisle określonym NIP-em, lub szerzej VATID. Identyfikator ten zakodowany jest na stałe w kluczu aktywacyjnym, który otrzymuje zarejestowany użytkownik. W codziennym korzystaniu z programu, którego kopia została już zarejestrowana przejawia się to zablokowaniem pola NIP (VATID) sprzedawcy lub jego odpowiednika, w którego rolę wchodzi użytkownik. Blokada ta polega na niemożliwości wprowadzenia w tym miejscu innego NIP-u (VATID) niż zakodowany w kluczu aktywacyjnym. Dotyczy to zarówno interfejsu użytkownika jak i obrazu (wydruk, PDF, podgląd) dokumentów.

Możliwe jest natomiast uzyskanie wpływu na sposób prezentacji pochodzącego z klucza aktywacyjnego NIP-u (VATID) w następujący sposób:

• określenie sposobu podziału ciągu znaków w polskim NIP-ie bez kodu kraju (zrzut nr 5),
• określenie dla jakich transakcji NIP (VATID) będzie drukowany z kodem kraju, a dla jakich nie (zrzut nr 6).

Dokumenty wyłączone z powyższej specyfikacji

Niektóre dokumenty lub obiekty o cechach dokumentów nie mają ze względu na swój charakter określonego podmiotu wystawiającego – a w każdym razie nie z punktu widzenia i w rozumieniu programu. Tymi dokumentami są:

• formularze przelewu,
• pokwitowania KP i KW,
• paragony fiskalne.

Stąd, opisana wyżej specyfikacja nie ma zastosowania do wymienionych dokumentów i obiektów.