DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 2.10.
Serwer, dane i użytkownicy »
WYMIANA DANYCH Z INNYMI PROGRAMAMI

Omówione poniżej funcjonalności programu przeznaczone są wyłącznie dla zaawansowanych użytkowników. W szczególności nie należy używać funkcji importu danych bez dobrego zrozumienia istoty plików CSV oraz różnych kodowań znaków. Przed każdym importem należy wykonać kopię zapasową danych!

Możliwa jest w dość szerokim zakresie wymiana z innymi programami danych kontrahentów, produktów i dokumentów. Pośrednikiem w takiej wymianie są pliki CSV. Program posiada funkcje zarówno importu jak i eksportu danych z i do postaci delimitowanego tekstu. Import ograniczony jest jednak tylko do słowników produktów i kontrahentów, natomiast nie jest dostępny np. dla dokumentów, które mają zbyt specyficzną i skomplikowaną strukturę.

W pewnym zakresie wymianie danych z innymi programami służy także opcja zapisu do CSV różnego rodzaju raportów. Tak generowane dane CSV stanowią jednak tylko odzwierciedlenie wybranego raportu i nie dają takich możliwości jak narzędzie wymiany dostępne dla administratorów. Generowanie CSV z raportów przeznaczone jest dla wszystkich użytkowników i chociaż może być bardzo przydatne, nie będzie omawiane w tym miejscu.

Wymiana danych przez CSV dostępna jest wyłącznie dla administratorów poprzez interfejs aplikacji klienckiej. Aby z niej skorzystać, należy w menu głównym programu wybrać pozycję Administracja | Wymiana danych (CSV)...

Rozwiązanie zastosowane w programie jest dosyć standardowe. Użytkownik musi wskazać:

• na której części bazy danych (dokumenty/kontrahenci/produkty) ma zostać przeprowadzona operacja wymiany i jaki jest jej rodzaj (import/eksport);
• jakie kolumny w wybranym zakresie danych mają być wzięte pod uwagę i w jakiej kolejności; szczególnie ważne jest to w przypadku importu danych, gdyż pola w pliku źródłowym muszą być rozmieszczone w dokładnie takiej samej kolejności jaką wskaże użytkownik;
• strukturę pliku CSV - w szczególności jaki znak jest delimiterem pól;
• kodowanie pliku źródłowego lub docelowego; zaleca się, aby w miarę możliwości stosować UTF8;
• plik docelowy lub źródłowy.

Odnośnie kodowania znaków należy pamiętać, że:

• w przypadku eksportu danych wybranie kodowania, które nie zawiera wszystkich znaków polskiego alfabetu lub innych znaków zapisanych w eksportowanych rekordach może spowodować przynajmniej częściową utratę danych;
• w przypadku importu program polega na tym, że użytkownik wskazał rzeczywiste kodowanie znaków dla danego pliku; jeśli kodowanie wskazane przez użytkownika jest w istocie inne niż kodowanie pliku, zazwyczaj spowoduje to nieprawidłowe rozkodowanie tekstu.

Należy wziąć pod uwagę, że:

• stawki podatku co do zasady eksportowane są jako liczby rzeczywiste, np. stawka 23% zostanie zapisana do CSV jako 0,23; w sposób szczególny traktowane są natomiast stawki "zw.", "n.p." oraz "n/d" - są ekportowane jako, odpowiednio, -1, -2 i -3; dokładnie tak samo działa to w przypadku importu;
• jeśli podczas importu danych produktów wczytane zostaną zarówno cena brutto jak i netto, ale nie stawka podatku, to program nie "domyśli się" jej - przyjmie 0% podatku i cenę brutto jako bazową;
• podczas eksportu pola ceny dowolnego rodzaju, program zapisuje do CSV ciąg liczbowy z taką ilością miejsc dziesiętnych, z jaką cena wprowadzona została do programu - 2 lub 4; podczas importu bazy produktów, odpowiadający cenie ciąg liczbowy mający 2 lub mniej miejsc dziesiętnych zostanie potraktowany jako wartość z 2 miejscami, zaś jeśli jest ich więcej, jako wartość z 4 miejscami dziesiętnymi;
• pewne pola muszą zostać zaimportowane w każdym wypadku, np. nazwy produktów i kontrahentów; pola nieobowiązkowe, które nie są określone w źródłowym pliku CSV, przyjmą wartości domyślne.

Przed dokonaniem operacji importu należy zawsze wziąć pod uwagę jej niepowodzenie. Jego powody mogą być przeróżne, np. nieprawidłowa struktura plików CSV lub złe wskazanie zakresu lub kolejności kolumn. Problemem jest również to, że różne programy mogą nieco inaczej formatować i interpretować pliki CSV.

Ponieważ podczas importu danych program jest w stanie wykryć tylko najbardziej oczywiste błędy (takie jak niezgodność liczby kolumn wskazanych przez użytkownika z ilością kolumn faktycznie obecnych w pliku CSV), ale już nie pomyłki w rodzaju niewłaściwej kolejności kolumn, zdecydowanie zaleca się uprzednie wykonanie kopii zapasowej bazy danych. Operacja importu nie może zostać cofnięta inaczej, aniżeli przez odzyskanie poprzedniego stanu danych z kopii zapasowej.