DuoKomp Delegacje - Dokumentacja
Rozdział 5.WYSTAWIANIE DELEGACJI
Nową delegację krajową lub zagraniczną można utworzyć na kilka sposobów, przede wszystkim:
- klikając przycisk Nowa delegacja w pasku narzędzi okna głównego (zrzut nr 1),
- korzystając z menu Dokumenty | Nowa delegacja... okna głównego (zrzut nr 2),
- klikając przycisk Nowa... w oknie zapisanych delegacji (zrzut nr 3).
W każdym z przypadku pojawi się okno nowej delegacji (krajowej lub zagranicznej) podzielone na cztery zakładki (zrzut nr 4). W każdej z nich należy wpisać odpowiednie dane. Wystawiając delegacje należy pamiętać, że nie można zmienić jej raz wybranego rodzaju z krajowej na zagraniczną lub odwrotnie. W przypadku tego rodzaju pomyłki należy utworzyć delegację od nowa.
Wystawianie delegacji najrozsądniej zacząć od wypełnienia pól zakładki Polecenie wyjazdu. Po wypełnieniu wszystkich lub przynajmniej najważniejszych z nich będzie można wydrukować polecenie wyjazdu oraz ewentualnie wniosek o zaliczkę lub tabelę przejazdów. Klikając Zapisz zachowamy nową delegację w bazie danych. Ten sam skutek nastąpi w przypadku wydrukowania lub zapisania do PDF jakiegokolwiek dokumentu - operacja ta zawsze zapisuje na trwałe dokonane w delegacji zmiany.
O ile pierwsza w kolejności zakładka służy do wypełnienia danych polecenia wyjazdu i ewentualnie pozwala wpisać zaliczki udzielone przed wyjazdem, o tyle trzy pozostałe służą rozliczeniu kosztów podróży służbowej. Rozliczenie składa się z 5 ponumerowanych kolejnych kroków, po których następuje podsumowanie:
- Przejazdy - rozliczane wg rachunków lub kilometrówką
- Przejazdy miejscowe - rozliczane wg rachunków lub ryczałtowo
- Noclegi - rozliczane wg rachunków lub ryczałtowo
- Diety
- Inne koszty
Zaleca się przestrzegania tej kolejności, choć nie jest to obowiązkowe. Pozwoli to jednak na skorzystanie ze zautomatyzowanej funkcji Zaproponuj dostępnej dla zryczałtowanych kosztów noclegów, przejazdów miejscowych oraz diet. Funkcja ta proponuje wartości w/w rozliczeń na podstawie analizy wpisanych w kroku pierwszym czasów przejazdów między miastami i krajami.
Rozliczanie delegacji kończy się na zakładce Podsumowanie. Program automatycznie sumuje wszystkie wartości liczbowe wprowadzane w formularzach oraz umożliwia wprowadzenie przeliczników kursowych jeżeli rozliczenie zawiera inne waluty niż PLN. Przeliczniki mogą być pobrane w zuatomatyzowany sposób z serwera NBP. Przed wydrukowaniem rozliczenia delegacji możliwa jest również zmiana terminu rozliczenia zaliczek. Domyślna wartość to 7 dla delegacji krajowych i 14 dla delegacji zagranicznych.
Istnieje kilka charakterystycznych różnic pomiędzy delegacjami krajowymi i zagranicznymi. Oprócz pewnych odmieności w zasadach rozliczeń delegacje zagraniczne cechują się:
- wyodrębnieniem etapu zagranicznego i opcjonalnego krajowego; uwidacznia się on pod postacią listy wyboru umieszonej przy poszczególnych przejazdach, noclegach i dietach,
- możliwością wprowadzenia wielu miejsc docelowych znajdujących się w różnych krajach; wyboru tej opcji należy dokonać już na etapie tworzenia nowej delegacji zagranicznej; w przypadku wielości miejsc docelowych odpowiedniej modyfikacji ulega interfejs okna delegacji w części poświęconej wyborowi tych miejsc, a podział na etap krajowy i zagraniczny ulega rozwinięciu w ten sposób, że należy wskazać konkretny kraj, z którym związany jest dany przejazd, nocleg lub dieta.
Listę zapisanych delegacji można przeglądać w oknie Zapisane delegacje, z którego można delegację m.in. ponownie otworzyć (w celu przejrzenia, dalszej edycji lub drukowania) albo usunąć.
Warto także zwrócić uwagę na 3 dodatkowe sposoby wystawienia delegacji. Można tego bowiem dokonać niejako w kontekście innej już istniejącej delagacji, bądź też zapisanego w słowniku miejsca docelowego lub osoby delegowanej:
- klikając opcję Klonuj... w menu okna zapisanych delegacji (zrzut nr 5),
- klikając odpowiednią opcję w menu słownika osób delegowanych (zrzut nr 6),
- klikając odpowiednią opcję w menu słownika miejsc docelowych (analogicznie jak na zrzucie nr 6).
Sklonowana delegacja posiada wszelkie cechy delegacji klonowanej za wyjątkiem daty wystawienia i numeru kolejnego, które nadawane są jak dla nowej delegacji. Z kolei wystawiając delegację w kontekście zapisanego w słowniku miejsca docelowego lub osoby delegowanej nowa delegacja zawiera automatycznie dane takiego miejsca lub osoby.
