DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.2.6.2.
Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny » Płatności i windykacja »
DOKUMENTY PŁATNOŚCI

Program umożliwia tworzenie następujących rodzajów dokumentów płatności:

• pokwitowania KP,
• pokwitowania KW,
• formularze przelewów.

Mogą one:

• występować jako całkowicie samodzielne dokumenty,
• zostać przypisane do faktury lub rachunku.

W związku z powyższym, w interfejsie użytkownika dokumenty płatności mogą być tworzone albo w sposób analogiczny do np. faktur, tj. z poziomu menu i paska narzędzi okna głównego oraz menu okna listy wystawionych dokumentów płatności (zrzuty nr 1 do 3), albo z poziomu formularza dokumentu nadrzędnego (zrzut nr 4). W tym ostatnim wypadku wiążą się one z zagadnieniem zarządzania płatnościami, które opisano w odrębnym rozdziale.

W każdym wypadku dokumenty płatności są wyświetlane na przeznaczonej specjalnie dla nich liście wystawionych dokumentów. Specjalna kolumna tej listy wskazuje numer ewentualnej faktury lub rachunku, do której przypisany jest dokument.

Powiązanie z fakturą lub rachunkiem ustaje w przypadku ich usunięcia z bazy danych, chyba że zostanie wybrana opcja usunięcia faktury lub rachunku razem z dokumentami płatności - wtedy zlikwidowany zostaje cały pakiet dokumentów. Ponadto, w przypadku zduplikowania lub skorygowania dokumentu nadrzędnego, nie są kopiowane powiązania z dokumentami płatności, ani nie są tworzone ich kopie. W przypadku zaś klonowania faktury lub rachunku, dostępna jest specjalna wersja tej opcji, która umożliwia sklonowanie również dokumentów płatności i automatyczne dołączenie ich nowych egzemplarzy do faktury lub rachunku. Warunkiem działania tej opcji jest jednak włączona autonumeracja dokumentów.

Dokumenty płatności mogą być również tworzone automatycznie z chwilą pierwszego zapisu do bazy danych nowej faktury lub rachunku - jeśli odpowiednie opcje zostaną włączone na kartach Przelewy oraz KP/KW w oknie Ustawienia. Automatyczne tworzenie dokumentów płatności może zostać powiązane z określonym wyborem sposobu płatności na fakturze lub rachunku. Jest to bardzo pomocne, gdyż np. pokwitowania KP/KW zazwyczaj nie są tworzone w przypadku innych sposobów płatności aniżeli "zapłacono gotówką". Należy również pamiętać, że w przypadku pokwitowań KP/KW automatyczne ich tworzenie działa pod warunkiem włączonej autonumeracji dokumentów.

Jeśli dokument płatności powiązany jest z fakturą lub rachunkiem, większość danych i ustawień pobierana jest z dokumentu nadrzędnego. Jeśli w formularzu dokumentu płatności zostanie wybrana odpowiednia opcja, będzie on również automatycznie drukowany razem z dokumentem nadrzędnym. Zrzut nr 5 pokazuje przykładowy formularz pokwitowania KP, które powiązano z fakturą:

Wydruk formularzy przelewów. Ustawienia odnośnie formularzy przelewów zawierają więcej opcji aniżeli ustawienia pokwitowań wpłaty. Wśród tych specjalnych opcji są również dotyczące wydruku. W szczególności, przelewy mogą być drukowane:

• na gotowych formularzach, dostępnych w szczególności w bankach i urzędach pocztowych; wówczas program drukuje jedynie treść odpowiednich pól;
• w całości - zarówno pola danych jak i znajdujący się pod nimi predefiniowany formularz.

Ponieważ gotowe formularze mogą mieć różne marginesy, innymi słowy "zaczynać" się w mniejszej lub większej odległości od lewej i górnej krawędzi kartki na której zostały wydrukowane, przydatne może być skorzystanie z opcji ustawiającej te marginesy. Zrzut nr 6 pokazuje zakładkę Przelewy w oknie Ustawienia programu. Widoczne są tam wszystkie opcje dokumentów płatności jakim można ustawić domyślne wartości, ze szczególnym podkreśleniem ustawień wydruku formularzy przelewów.