DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.2.6.3.
Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny » Płatności i windykacja »
DOKUMENTY WINDYKACYJNE

Program umożliwia tworzenie następujących rodzajów dokumentów związanych z windykacją należności:

• przypomnienia o upływie terminu płatności,
• wezwania do zapłaty,
• noty odsetkowe.

Dostępne są następujące sposoby utworzenia nowego dokumentu windykacyjnego:

• Wybranie odpowiedniej opcji w menu głównym lub pasku narzędzi okna głównego programu (zrzut nr 1),
• Kliknięcie odpowiedniego przycisku w oknach zawierających listy wystawionych dokumentów windykacyjnych (zrzut nr 2),
• Sklonowanie istniejącego dokumentu wybranego na liście wystawionych dokumentów windykacyjnych (zrzut nr 3).

Dokumenty windykacyjne są luźno powiązane z bazą wystawionych faktur i rachunków. Ponieważ w typowym wypadku są one tworzone na podstawie wcześnej wystawionych dokumentów sprzedaży, program ułatwia użytkownikowi skorzystanie z takiej ścieżki postępowania (o czym poniżej). Nie mniej jednak możliwe jest tworzenie dokumentów windykacyjnych również bez związku z wcześniej wystawionymi fakturami i rachunkami.

Do tworzenia i edycji dokumentów windykacyjnych służą 2 formularze: jeden wspólny dla przypomnień i wezwań do zapłaty oraz odrębny dla not odsetkowych. Są one jednak bardzo podobne do siebie i działają na analogicznych zasadach. W ogólnym zarysie wykazują one również istotne podobieństwa do formularzy faktur i rachunków.

Kluczowymi elementami formularza są te służące do wyboru adresata dokumentu oraz jego pozycji opisujących windykowane tytuły płatności. Najprostrzy sposób wypełnienia treścią nowego dokumentu windykacyjnego jest następujący:

• Kliknij przycisk Słownik... znajdujący się pod listą pozycji dokumentu windykacyjnego. Spowoduje to wyświetlenie okna wyboru zawierającego wystawione faktury i rachunki z podziałem na okresy miesięczne lub kwartalne, z możliwością zaznaczenia, że widoczne mają być jedynie dokumenty sprzedaży nieopłacone w całości lub opłacone po terminie (odpowiednio dla przypomnień/wezwań i not odsetkowych). Możliwe jest również przefiltrowanie listy wg nazwy kontrahenta i/lub waluty (zrzut nr 4).
• Wybierz jedną lub więcej faktur lub rachunków, które mają być windykowane i kliknąć przycisk Wybierz. Spowoduje to:
  • Wstawienie zaznaczonych faktur i rachunków do dokumentu windykacyjnego jako windykowane tytuły płatności.
  • Wystawca zaznaczonych faktur i rachunków zostanie automatycznie wpisany jako adresat dokumentu windykacyjnego.
  • Waluta zaznaczonych faktur i rachunków zostanie automatycznie ustawiona jako waluta dokumentu windykacyjnego.

Alternatywnie, windykowane tytuły płatności można wpisać ręcznie posiłkując się przyciskiem Dodaj. Z kolei adresat może zostać wpisany ręcznie lub wybrany ze słownika kontrahentów po wciśnięciu odpowiedniego przycisku znajdującego się obok pól z jego nazwą i NIP-em.

Program automatycznie wylicza opóźnienia w płatnościach będące podstawą wystawienia dokumentu windykacyjnego. W przypadku przypomnień i wezwań do zapłaty jest to liczona w dniach różnica pomiędzy terminem płatności wynikającym z dokumentu sprzedaży, a datą wystawienia dokumentu windykacyjnego. W przypadku not odsetkowych jest to z kolei ilość dni jako upłynęła od upływu terminu płatności wynikającego z dokumentu sprzedaży a datą faktycznego rozliczenia. Należy jednak wziąć pod uwagę, że w pewnych sytuacjach program może nie być w stanie pobrać odpowiednich danych o płatności z dokumentu sprzedaży, gdyż może on takiej informacji nie zawierać. W szczególności uzyskanie takich danych jest zwykle uzależnione od włączenia dla danego dokumentu sprzedaży przechowywania informacji o dokonanych wpłatach, jak również od zapisania w nim informacji o formalnym terminie płatności. W przeciwnym razie takie informacje jak termin płatności i data wpłaty muszą zostać wpisane ręcznie.

Program wylicza automatycznie również kwotę odsetek, która widnieje na wezwaniu do zapłaty oraz na nocie odsetkowej. W oknie, które pojawi się po kliknięciu przycisku Zaawansowane... można dodatkowo wybrać technikę zastosowania stawki odsetek:

• jedna wpisana przez użytkownika stawka odsetek stosowana dla całego dokumentu,
• stawka odsetek wpisana przez użytkownika odrębnie dla każdej pozycji dokumentu,
• automatyczne pobieranie stawek z tabeli stawek odsetek ustawowych.

Ponieważ w przeciwieńtwie do faktur i rachunków brak jest ściśle określonego prawem zworca dokumentów windykacyjnych i każdy użytkownik może mieć inne wymagania odnośnie ich treści, program ułatwia dokonanie odpowiednich dostosowań. Są one możliwe przy pomocy opisanego w odrębnym rozdziale Projektanta dokumentów, który w przypadku dokumentów windykacyjnych daje większe możliwości dostosowań aniżeli w przypadku faktur i rachunków. W szczególności możliwe jest wyedytowanie tekstu wprowadzającego i podsumowującego dokument, gdyż w tym zakresie zaobserwować można duże zróżnicowanie w zależności od sytuacji i wystawcy dokumentu. Standardowe ustawienia tych treści są więc tylko propozycją, którą można dowolnie przekształcić. Możliwe jest także wstawienie do dokumentu dodatkowej grafiki, która może służyć np. w roli „pieczęci windykacyjnej”.