DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.2.4.4.
Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny » Faktury i rachunki »
FAKTURY ZALICZKOWE I KOŃCOWE

Koncepcja faktury zaliczkowej i końcowej w programie

Program zapewnia szerokie wsparcie w zakresie wystawiania faktur zaliczkowych i końcowych. Przyjęto w tym zakresie następujące założenia:

• faktury zaliczkowe i końcowe nie są zasadniczo odrębnymi rodzajami faktur w świetle przepisów prawa podatkowego, ale może ono bezpośrednio lub pośrednio przewidywać dla nich pewne specyficzne wymagania techniczne, w szczególności:
• określenie zakresu faktury: całość, zaliczka, końcowa,
• szczegółowa specyfikacja zamówienia na potrzeby faktur zaliczkowych,
• informacja o wcześniej wystawionych fakturach zaliczkowych na potrzeby faktury końcowej,
• odpowiednio sformułowana co do opisu i wartości treść pozycji sprzedaży faktury.
• w związku z powyższym faktury zaliczkowe i końcowe nie są wyróżnione w programie jako odrębne ich rodzaje, ale program udostępnia w koniecznym zakresie możliwość wprowadzenia dodatkowych typowych dla nich parametrów;
• poza szczególnie uzasadnionymi przypadkami zaleca się, aby wszelkie faktury zaliczkowe i końcowe wystawiać w oparciu o obiekt zamówienia – tylko w ten sposób program ma możliwość zachowania pełnej informacji o powiązaniu ze sobą faktur wystawionych w związku z realizacją jednej transakcji oraz jest w stanie automatycznie uzupełnić wszystkie wymagane pola i dane typowe dla takich faktur;
• możliwość wprowadzenia dodatkowych parametrów typowych dla faktur zaliczkowych i końcowych dostępna jest w programie w zakresie wynikającym przede wszystkim z wymogów JPK-FA oraz przepisów o treści dokumentu faktury, a w dalszej kolejności także przez wzgląd na wygodę użytkownika; dlatego nawet jeśli program umożliwia dowolne opisanie sprzedaży poprzez np. nazwy produktów oraz uwagi do faktury, o tyle wygenerowanie przez program prawidłowego JPK-FA wymaga wprowadzenia określonych informacji w sposób uporządkowany, w przewidzianych dla tego celu polach danych;
• nawet jeśli z jakiegoś powodu użytkownik zdecyduje się jednak wystawić faktury zaliczkowe i końcowe z pominięciem zamówienia, nadal ma on dostęp do wspomnianych wyżej ustawień pozwalających zapewnić zgodność z JPK-FA oraz wygenerować inne specyficzne dla takich faktur informacje wymagane prawem; z tą jednak istotną różnicą, że wszelkie dane będzie musiał wprowadzić ręcznie, gdyż program nie uzupełni ich automatycznie na podstawie zamówienia i wcześniej wystawionych faktur.

Grupowanie faktur powiązanych z zamówieniem

Program umożliwia zautomatyzowane fakturowanie zamówienia, gdyż zawiera ono wszystkie informacje potrzebne do wystawienia poprawnej faktury. Możliwe jest zarówno całkowite zafakturowanie zamówienia w jednym dokumencie, jak też wystawianie faktur częściowych – zaliczkowych i końcowych – które będą wówczas powiązane w jedną grupę poprzez wspólne zamówienie. Informacja o takim powiązaniu jest widoczna w szczególności na liście wystawionych faktur oraz w oknie edycyjnym faktury.

Istnieją następujące sposoby wystawienia faktury do zamówienia:

• skorzystanie z opcji na karcie Faktury bezpośrednio w oknie edycji zamówienia (zrzut nr 1),
• wybór odpowiedniej opcji na liście zapisanych zamówień (zrzut nr 2).

Niezależnie od tego jaki z powyższych sposobów zostanie wybrany, dostępna będzie ramka lub okno narzędziowe Grupa faktur - oba o zasadniczo takim samym zestawie opcji i informacji. Obejmują one:

• informacje o wcześniej wystawionych w związku z danym zamówieniem dokumentach sprzedaży,
• opcje wystawienia nowej faktury.

Możliwe jest wystawienie faktury VAT, kasowej, marży oraz proforma o jednym z następujących zakresów:

• obejmującym całość kwoty należnej wynikającej z zamówienia,
• faktury zaliczkowej,
• faktury końcowej.

W przypadku faktury zaliczkowej można podać albo konkretną wartość liczbową na jaką ma opiewać dokument, albo procentową. W tym ostatnim wypadku program wyliczy odpowiednią kwotę z całkowitej aktualnej wartości zlecenia. Z kolei w przypadku faktury końcowej program zawsze sam oblicza jej wartość odejmując od aktualnej całkowitej wartości zamówienia kwoty z wcześniej wystawionych faktur – choć istnieje więcej niż jeden tego wariant (patrz niżej).

Uwaga! Jeżeli po wystawieniu pierwszej faktury częściowej nastąpi zmiana całkowitej wartości zamówienia, będzie to miało wpływ na kwoty faktur wystawionych później – będą one siłą rzeczy inne niż przewidywane w chwili wystawienia pierwszej faktury.

Uwaga! Za wartość zamówienia oraz wartości wcześniej wystawionych faktur program przyjmuje ich wartości:

• netto, jeżeli we właściwościach zamówienia jako metodę obliczania podatku wskazane metodę netto,
• brutto, jeżeli ustawiono metodę brutto lub mieszaną.

Dlatego zaleca się, aby po wystawieniu pierwszej faktury nie zmieniać już metody obliczeń ustawionej dla danego zamówienia. Może to bowiem spowodować niespójności w wartościach poszczególnych faktur z grupy.

Pozycje sprzedaży w fakturach generowanych na podstawie zamówienia

Jeżeli zamówienie fakturowane jest w pełnej kwocie jednym dokumentem, wówczas istnieje możliwość wyboru czy do faktury powinny trafić wszystkie pozycje w takiej postaci w jakiej są w zamówieniu, czy też faktura powinna zawierać jedną pozycję zbiorczą. Z reguły właściwym rozwiązaniem jest jednak zafakturowanie poszczególnych pozycji w takiej formie jaką mają w zamówieniu, zaś pozycja zbiorcza będzie tu wyjątkowym rozwiązaniem.

W przypadku fakturowania zaliczki zawsze generowana jest jedna pozycja zbiorcza (lub kilka jeśli w zamówieniu występują różne stawki podatku). Działa tu bowiem założenie, że istotą fakturowanej operacji jest wówczas rozliczenie jakiejś części zamówienia w ogóle, a nie poszczególnych jego składowych. Użytkownik ma jednak wpływ jak zostaną opisane pozycje zbiorcze i jeżeli przedmiotem zamówienia jest wyłącznie jeden produkt czy usługa, będzie on de facto tożsamy ze zbiorczą pozycją faktury częściowej. Ponadto na podstawie zamówienia generowana jest zawsze jego skrócona specyfikacja w zakresie wymaganym przez przepisy o fakturach i przez JPK-FA – patrz uwagi w dalszej części tego rozdziału.

W przypadku faktury końcowej dostępnych jest kilka opcji. Faktura taka musi bowiem zawierać informację o wcześniej wystawionych dokumentach, jednak można to zrealizować:

• wyłącznie poprzez zapisane z fakturą i drukowane razem z nią pola danych przeznaczone do przechowywania takich informacji, w zakresie wymaganym przez przepisy o fakturach i przez JPK-FA – patrz uwagi w dalszej części tego rodziału,
• dodatkowo jako operację arytmetyczną na pozycjach sprzedaży faktury (opcja ujemne pozycje).

Operacja arytmetyczna na pozycjach sprzedaży faktury końcowej polega na tym, że na podstawie poszczególnych faktur zaliczkowych generowane są zbiorcze pozycje faktury końcowej, którym nadaje się wartości ujemne, a ich opisy zawierają daty i numery wystawionych wcześniej faktur. Obok nich fakturowana jest całkowita wartość zamówienia – albo jako jedna pozycja zbiorcza, albo jako wszystkie pozycje cząstkowe, które w każdym wypadku mają standardowe wartości dodatnie. W tej sytuacji sumaryczną wartością faktury końcowej staje się niezafakturowana wcześniej cząstkowo wartość zamówienia. W razie wyboru tej opcji nie są też już domyślnie drukowane opisane niżej dodatkowe dane o wcześniej wystawionych fakturach zaliczkowych, gdyż są widoczne w pozycjach sprzedaży faktury. Nie mniej jednak nadal są one generowane i zachowywane w niedrukowanej formie na potrzeby np. JPK-FA.

Jeżeli nie wybrano opcji rozliczenia arytmetycznego, wówczas do pozycji sprzedaży faktury końcowej trafiają wyłącznie niezafakturowane jeszcze kwoty zamówienia, a dla dodatkowych danych o wcześniej wystawionych fakturach końcowych aktywowana jest domyślnie opcja drukowania ich na fakturze.

Dodatkowe dane specyficzne dla faktur zaliczkowych i końcowych

Ze względu na wymogi JPK-FA oraz co do treści dokumentu faktury konieczne jest wprowadzenie w sposób uporządkowany – tj. czytelny i zrozumiały dla programu – szeregu specyficznych dla takich faktur informacji. Informacje te należy wprowadzić zawsze, bez wględu na to w jaki sposób wystawiono fakturę zaliczkową lub końcową. Są one jednak uzupełniane automatycznie jeśli faktura jest wystawiana na podstawie zamówienia w sposób opisany wyżej. Jeśli mimo wszystko wystawiana jest „ręcznie”, wszystkie te dane muszą zostać po prostu wprowadzone samodzielnie przez użytkownika. Jeśli użytkownik uzna to za właściwe, może również samodzielnie wyedytować dane uzupełnione wcześniej automatycznie przez program, ale w normalnych warunkach zaleca się unikanie takich operacji. Opisane możliwości dostępne są w oknie edycyjnym wymienionych wyżej rodzajów faktur, które mogą być oznaczone jako zaliczkowe lub końcowe i obejmują:

• ogólne wskazanie zakresu faktury: całość, zaliczka, końcowa – to pole dostępne jest również dla faktur korygujących,
• szczegółowa specyfikacja zamówienia na potrzeby faktur zaliczkowych,
• informacja o wcześniej wystawionych fakturach zaliczkowych na potrzeby faktury końcowej.

Dodatkowe dane na potrzeby faktur zaliczkowych i końcowych dostępne są pod warunkiem, że w polu zakres danej faktury wybrano opcje zaliczka lub rozliczenie końcowe. W przeciwnym razie przycisk Zaliczkowanie staje się nieaktywny, a ewentualnie wprowadzone wcześniej parametry zostają usunięte z chwilą kolejnego zapisania faktury. Możliwe do wprowadzenia parametry dzielą się na 2 grupy:

• specyfikacja zamówienia - w założeniu przeznaczone dla faktur zaliczkowych, ale program nie zabroni użytkownikowi użycia ich w przypadku faktury końcowej,
• wcześniej wystawione faktury zaliczkowe - w założeniu przeznaczone dla faktur końcowych, ale program nie zabroni użytkownikowi użycia ich w przypadku faktury zaliczkowej.

W zakresie takich ustawień jak waluta bazowa i ewentualne przeliczenie międzywalutowe, sposób wyliczania wartości (netto, brutto, mieszany), terytorialność i zasady opodatkowania takie jak odwrotne obciążenie czy zwolnie z podatku - specyfikacja zamówienia przejmuje je z zaawansowanych ustawień nadrzędnej faktury.

W zależności od tego czy zaznaczone zostaną opcje Drukuj na fakturze - osobno dla każdej z grup - parametry zostaną albo tylko w bazie danych programu na potrzeby w wszczególności wytworzenia JPK-FA, albo odpowiednia informacja zostanie również umieszczona na wydruku.