DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.2.4.5.
Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny » Faktury i rachunki »
FAKTURY I RACHUNKI CYKLICZNE

Cykliczność dokumentów

Dokumenty cykliczne są to takie dokumenty, które wystawiane są danemu kontrahentowi wielokrotnie co określony odstęp czasu (np. co miesiąc), zazwyczaj z tytułu usługi świadczonej w sposób ciągły lub okresowy.

Program zawiera rozwiązania ułatwiające wystawianie takich dokumentów. Dzięki temu użytkownik nie jest zmuszony do okresowego powtarzania całego procesu wystawiania dokumentu, pomimo że kontrahent, sprzedany towar lub usługa oraz inne szczegółowe parametry dokumentu nie uległy zmianie. Zazwyczaj bowiem jedynymi danymi które w takiej sytuacji podlegają zmianie są data wystawienia i numer kolejny dokumentu oraz data sprzedaży. Z istoty rzeczy cykliczność dotyczy najczęściej faktur i rachunków.

Program zawiera 2 rozwiązania pozwalające powielać wcześniej zdefiniowane dokumenty:

• klonowanie,
• zaawansowane narzędzie Faktury i rachunki cykliczne.

Klonowanie dokumentów

Klonowanie jest dostępne dla każdego rodzaju dokumentów obsługiwanych przez program na listach wystawionych dokumentów. Stosuje się ją do obiektu zaznaczonego na takiej liście (zrzut nr 1). Jej użycie spowoduje otwarcie formularza nowego dokumentu, który będzie zawierał wszystkie dane z obiektu źródłowego za wyjątkiem:

• daty wystawienia, a w przypadku faktur również daty sprzedaży: z chwilą sklonowania przypisywana jest im data bieżąca,
• numeru kolejnego – pole to jest wypełniane jak dla wszystkich nowych dokumentów, zgodnie z ustawieniami numeracji dokumentów.

Faktury i rachunki cykliczne - narzędzia zaawansowane

W przypadku wystawiania dużej liczby cyklicznych faktur i rachunków dużo wydajniejszym rozwiązaniem jest dedykowane specjalnie takiej sytuacji narzędzie Faktury i rachunki cykliczne. Dostęp do niego można uzyskać za pośrednictwem menu głównego (zrzut nr 2). Narzędzie to pozwala tworzyć nazwane przez użytkownika szablony treści i ustawień faktur i rachunków wraz z załączoną listą wielu kontrahentów (nabywców). Na podstawie takiego szablonu „jednym kliknięciem” utworzonych zostać może wiele faktur i rachunków – na zasadzie jeden dokument dla każdego nabywcy.

Narzędzie Faktury i rachunki cykliczne pozwala zautomatyzować tworzenie następujących rodzajów dokumentów:

• faktury VAT,
• faktury kasowe,
• faktury proforma,
• faktury VAT marża,
• rachunki.

Wyboru rodzaju dokumentu należy dokonać na etapie tworzenia cyklu, gdyż w późniejszym czasie możliwość jego zmiany jest ograniczona lub jej nie ma. Nie można np. zmienić rodzaju dokumentów z faktury VAT na rachunek (zrzut nr 3).

Formularz edycji cyklu jest bardzo podobny do formularza edycji faktury lub rachunku, ponieważ należy podać w nim praktycznie te same dane. Najważniejszą różnicą jest to, że do cyklu można dołączyć wielu kontrahentów (nabywców), co znajduje odzwierciedlenie m.in. w podziale okna formularza na 2 zakładki – Faktura/rachunek oraz Nabywcy.

Edytując cykl edytuje się jedynie szablon dokumentów. Aby utworzyć faktury lub rachunki należy użyć przycisku Utwórz dokumenty znajdującego się w dolnej części okna. Ponieważ na liście dołączonych nabywców można zaznaczać wybrane pozycje, dokumenty mogą być wygenerowane zarówno dla całej listy bez wyjątku jak i tylko dla zaznaczonych nabywców (zrzut nr 4). Wykonanie tej operacji spowoduje:

• utworzenie i zapisanie do bazy danych dokumentów danego typu na zasadzie 1 dokument dla danego nabywcy; dokumenty tworzone są w takiej kolejności w jakiej uporządkowano listę nabywców;
• nadanie im treści i parametrów wprowadzonych w formularzu;
• nadanie im numerów kolejnych zgodnych z aktualnymi ustawieniami autonumeracji dokumentów; autonumeracja musi być włączona;
• ewentualne utworzenie dokumentów płatności oraz wpłat jeżeli wynika to z ustawień programu i zgodnie z tymi ustawieniami;
• zapisanie w dokumencie miejsca jego wystawienia pobranego z aktualnych ustawień programu.

Produkty wprowadzone do szablonu cyklu traktowane są tak samo jak produkty wprowadzone do faktur i rachunków, tzn. stają się ich częścią i żadne późniejsze zmiany w słowniku produktów nie wpływają już na treść szablonu cyklu. Inaczej są natomiast traktowani powiązani z cyklem nabywcy. O ile w przypadku rzeczywistych dokumentów późniejsza edycja słownika kontrahentów nie wpływa w żaden sposób na już wystawioną fakturę lub rachunek (tak jak w przypadku produktów), o tyle w szablonie cyklu zapisywane są jedynie odnośniki do słownika kontrahentów. W związku z tym:

• wszelkie zmiany dokonane w słowniku kontrahentów znajdują bezpośrednie odzwierciedlenie na liście nabywców cyklu;
• w chwili tworzenia dokumentów pobrane zostaną zawsze aktualne dane ze słownika, a w przypadku usunięcia kontrahenta ze słownika, zostanie on również usunięty z listy nabywców w szablonie cyklu;
• nie można powiązać z szablonem cyklu kontrahenta, którego nie ma w słowniku;
• z poziomu narzędzia Faktury i rachunki cykliczne nigdy nie są wprowadzane żadne zmiany w słowniku kontrahentów.

Program udostępnia funkcję klonowania szablonów cykli. Jest ona dostępna w oknie wyświetlającym listę zapisanych szablonów cykli (zrzut nr 5) i działa w sposób analogiczny do klonowania rzeczywistych dokumentów. Funkcja ta ułatwia więc utworzenie nowego szablonu na podstawie już istniejącego w sytuacji, gdy mają się one cechować znacznym podobieństwem.