DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja
Rozdział 3.2.9.1.Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny » Kontrahenci i produkty » SŁOWNIK KONTRAHENTÓW
Przeznaczenie i zakres danych
Dane gromadzone w słowniku kontrahentów wykorzystywane są przy tworzeniu niemal wszystkich rodzajów dokumentów. Wyjątkami są te, w których z założenia kontrahent nie występuje, np. paragon fiskalny oraz zestawienie sprzedaży bezfakturowej. Kontrahenci ze słownika zostają również powiązani z szablonami faktur i rachunków cyklicznych - na specjalnych zasadach opisanych w odrębnym rozdziale.
Kontrahent zapisany w słowniku posiada następujące podstawowe atrybuty:
- nazwa (imię i nazwisko),
- adres,
- NIP (VAT ID),
- domyślny rabat,
- rodzaj,
- indywidualny cennik,
- aktywność (patrz niżej).
Ponadto następujący podzestaw atrybutów zarezerwowany jest dla kontrahentów w fakturach RR:
- PESEL,
- sygnatura dowodu tożsamości,
- data wydania dowodu tożsamości,
- organ wydający dowód tożsamości.
W przypadku wielu dokumentów zastosowanie mogą mieć opcjonalne dane odbiorcy lub płatnika, występujące równolegle do podstawowych danych kontrahenta. Mogą one obejmować następujące pola:
- nazwa odbiorcy,
- adres odbiorcy,
- NIP (VAT ID) odbiorcy,
- zastosuj (domyślnie) odbiorcę,
- nazwa płatnika,
- adres płatnika,
- NIP (VAT ID) płatnika,
- zastosuj (domyślnie) płatnika.
Kontrahent posiada ponadto pomocniczy podzestaw atrybutów obejmujących głównie dane kontaktowe:
- telefon,
- fax,
- adres strony www,
- adres e-mail,
- dowolne uwagi.
Interfejs użytkownika
Podczas wystawiania dokumentów słownik dostępny jest w tej sekcji formularza, w której wprowadzane są dane kontrahenta specyficzne dla tego dokumentu. W praktyce wygląda to w ten sposób, że obok pól Nazwa, NIP oraz REGON znajdują się specjalne przyciski wyszukiwania. W zależności od tego, który z nich zostanie kliknięty, pojawi się okno wyboru kontrahenta z filtrem odpowiedniego rodzaju (odpowiednio wg nazwy, NIP-u lub REGON-u, zrzut nr 1). Okno wyboru kontrahenta wyświetlane w kontekście dokumentu wygląda przy tym nieco inaczej niż okno słownika wywoływane z poziomu menu głównego programu. Zakres jego funkcji jest bowiem dostosowany do tego specyficznego kontekstu. Przykładowo, nie ma opcji usuwania lub edytowania istniejących kontrahentów (choć jest pomocniczo opcja dodania nowego). Wspomniane zaś specjalne filtry działają w ten sposób, że wpisanie w nim tekstu powoduje natychmiastowe odfiltrowanie listy do pozycji zawierających odpowiedni fragment.
Transfer danych ze słownika do dokumentów
Pomijając specyfikę powiązania kontrahentów z fakturami i rachunkami cyklicznymi, transfer danych ze słownika do dokumentu odbywa się na zasadzie prostego skopiowania danych. Mogą być one potem dalej edytowane w ramach dokumentu, już niezależnie od słownika.
Kontrahenci aktywni i nieaktywni
Często zdarza się sytuacja, w której określony kontrahent jest wprowadzony do słownika, ale po pewnym czasie współpraca z nim ustaje. Powstaje wówczas kwestia zachowania aktualności słownika, gdyż np. cały czas pojawia się on na opisanych wyżej listach wyszukiwania podczas tworzenia dokumentów. Taka sytuacja może być nieporządana. Jej najprostszym rozwiązaniem jest usunięcie takiego kontrahenta ze słownika. Powoduje to jednak usunięcie pewnej informacji historycznej, która może mieć np. znaczenie dla dochodzenia w przyszłości roszczeń. Istnieje więc rozwiązanie pośrednie oparte na polu Aktywny dostępnym dla każdego kontrahenta w jego oknie edycyjnym. Domyślnie pole to jest zawsze zaznaczone. Usunięcie zaznaczenia będzie miało jednak ten skutek, że chociaż kontrahent nadal pozostanie w słowniku, to nie będzie wyświetlał się już na listach wyszukiwania podczas tworzenia dokumentów.
