DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.2.7.3.
Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny » Magazyn »
DOSTAWY (ZAMÓWIENIA OD DOSTAWCÓW)

Koncepcja i sposób tworzenia dostawy

Ponieważ magazyn w programie jest zasadniczo magazynem towarów handlowych, najbardziej typowym sposobem uzupełniania stanów magazynowch towarów jest ich zamówienie od dostawców. W tym celu w programie istnieje obiekt o nazwie dostawa. Podobnie jak zamówienia (od nabywców) nie są to dokumenty, lecz obiekty opisujące pewien proces zachodzący w przedsiębiorstwie. Nie mniej jednak w toku tego procesu mogą zostać wystawione określone dokumenty – o czym poniżej.

W celu utworzenia nowej dostawy można wykonać jedną z następujących czynności:

1. Kliknąć przycisk Nowa... w oknie zawierającym listę zapisanych dostaw (zrzut nr 2)
2. Kliknąć opcję Klonuj... w menu okna zawierającego listę zapisanych dostaw (po zaznaczeniu już istniejącej dostawy, na bazie której ma zostać utworzona nowa, zrzut nr 3)
3. Kliknąć opcję Utwórz dostawę... w słowniku produktów (można wybrać wiele produktów, które zostaną wstawione do nowej dostawy, zrzut nr 4)
4. Kliknąć opcję Utwórz dostawę... w słowniku kontrahentów (należy wybrać jednego kontrahenta, który zostanie wstawiony jako dostawca do nowej dostawy, zrzut nr 5).

Parametry i składniki dostawy

Każda dostawa zawiera ogólne opisujące ją parametry, wśród których znajdują się:

• numer kolejny,
• data utworzenia dostawy jako obiektu w systemie,
• data spodziewanego nadejścia towarów (opcjonalnie),
• bieżący status dostawy,
• sygnatura umowy z dostawcą towarów (opcjonalnie),
• dane dostawcy (opcjonalnie, gdyż można wybrać również opcję Nieoznaczony dostawca).

Drugą częścią dostawy jest lista zamówionych u dostawcy towarów. Dodawać można wyłącznie towary zapisane w słowniku produktów, choć teoretycznie nie muszą to być towary dodane w programie do magazynu. Takie postępowanie nie jest jednak w typowych przypadkach zalecane, gdyż odbiera dostawie jej porządkują rolę w zarządzaniu magazynem. Do każdego produktu należy przypisać zamówioną od dostawcy ilość, a opcjonalnie również cenę zakupu.

Sposób postępowania z dostawami

Typowa procedura postępowania z dostawą wygląda następująco:

1. utworzenie nowej dostawy, ustawienie jej parametrów ogólnych i dodanie towarów; jeżeli jest to tylko projekt dostawy, która nie została jeszcze definitywnie uzgodniona z dostawcą, należy pozostawić jej status projekt; jeżeli jednak jest już definitywnie zatwierdzona, powinna uzyskać status oczekuje i w miarę możliwości zaleca się wprowadzenie konkretnej daty nadejścia dostawy;
2. kiedy nadejdą zamówione towary, należy dokonać ich przyjęcia w sposób opisany niżej; kiedy przyjęte zostaną już wszystkie zamówione u dostawcy towary – co jednak może nastąpić w kilku partiach i być rozciągnięte w czasie – należy zmienić status dostawy na zakończona;
3. jeżeli wcześniej zatwierdzona już dostawa (status oczekuje) zostanie z jakiegokolwiek powodu anulowana bez przyjęcia jakichkolwiek towarów, można ją albo po prostu usunąć, albo nadać jej status anulowana; z punktu widzenia uporządkowania zarządzania magazynem, zalecana jest właśnie ta druga opcja;
4. jeżeli w już zatwierdzonej dostawie o statusie oczekuje zmieni się np. ilość zamówionych towarów, bądź jakieś towary zostaną dodane lub usunięte, właściwym postępowaniem będzie zwykle odpowiednia korekta na liście towarów;
5. jeżeli po przyjęciu całości lub części towarów dokonany zostanie ich zwrot, należy użyć odpowiedniej opcji opisanej niżej; być może konieczna będzie wówczas również zmiana statusu dostawy, albo ilości zamówionych od dostawcy towarów.

Korzystając z dostaw warto zwrócić uwagę na takie parametry jak status dostawy oraz spodziewana data dostawy. Wraz z aktualnym stanem przetwarzania ekstrapolowanym ze stosunku ilości towarów zamówionych do przyjętych na magazyn są to bardzo przydatne informacje porządkujące widoczne na liście zapisanych dostaw. Co więcej, nieprzyjęte jeszcze do magazynu towary z dostawy o statusie oczekuje są uwzględniane jako możliwy przyszły stan magazynowy oraz w ustawieniach stanów minimalnych, co również jest bardzo przydatną w praktyce informacją.

Przyjęcia i zwroty w dostawach

Aby dostawa znalazła swoje odzwierciedlenie w fizycznym stanie magazynu, konieczne jest skorzystanie z opcji dostępnych pod przyciskiem Przyjęcia i zwroty na karcie Towary (zrzut nr 7). Podstawowa logika obu tych operacji jest taka sama – pozwala, odpowiednio, zwiększyć lub zmniejszyć stany magazynowe produktów z dostawy. Różnice objawiają się w kilku szczegółach opisanych poniżej.

Przyjęcie towaru jest najbardziej typową operacją na zrealizowanej dostawie. Może być ono częściowe – wówczas ma miejsce kilka rozciągniętych w czasie operacji – lub od razu pełne obejmując cały zamówiony od dostawcy towar. Poza tym możliwe są 3 rodzaje przyjęcia:

1. bez aktualizacji stanów magazynowych,
2. z aktualizacją stanów, ale bez wytworzenia dokumentu magazynowego,
3. z aktualizacją stanów potwierdzoną dodatkowo dokumentem PZ.

Pierwsza z wymienionych opcji jest raczej wyjątkowym rozwiązaniem i stanowi raczej furtkę na wypadek jakiś szczgólnych sytuacji. Domyślnie sugerowana jest opcja druga, a wybór pomiędzy nią a opcją trzecią od takich czynników jak przyjęta przez użytkownika polityka dokumentowania operacji magazynowej. Operacja z opcji trzeciej jest całkowicie automatyczna i użytkownik nie ma na tym etapie wpływu na treść wytworzonego dokumentu PZ. Również później jest on już znacznie ograniczony, gdyż taki dokument jest automatycznie zaznaczany jako zatwierdzony. Zostają do niego przeniesione ustawienia dostawy w nastepującym zakresie:

1. towary, dla których przyjmowana ilość była różna od 0, w ilości wskazanej do przyjęcia i w podanych cenach zakupu,
2. wystawcą dokumentu jest odbiorca towarów,
3. dane dostawcy zostają przeniesione z dostawy, chyba że wybrano w niej opcję Nieokreślony dostawca – wówczas takie samo ustawienie zostaje przeniesione do PZ.

Rzadziej stosowaną w praktyce operacją jest zwrot wcześniej przyjętych towarów. W porównaniu z przyjęciem towaru należy zwrócić uwagę, że:

• brak jest opcji wygenerowania dokumentu magazynowego stwierdzającego zwrot – w grę wchodzi jedynie sama w sobie aktualizacja stanów;
• o ile przyjęcie towaru, które zwiększa jego stan magazynowy, jest operacją która bardzo rzadko się nie udaje, o tyle zwrot zawsze jest ograniczony aktualnym fizycznym stanem magazynu; ujmując to jeszcze inaczej, nie można tak po prostu zwrócić towaru, który został już dalej odsprzedany nabywcom.