DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.2.7.2.
Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny » Magazyn »
STANY MAGAZYNOWE

Koncepcja stanu magazynowego

Stany magazynowe to podstawowa konstrukcja bez której zarządzanie magazynem de facto nie istnieje. W pierwszej kolejności należy rozumieć je po prostu jako aktualną ilość danego towaru, jaka znajduje się w magazynie. Niżej opisane są jednak również sytuacje, w których dostępne są również wartości opisujące możliwe stany przyszłe, a w osobnym rozdziale również historia stanów przeszłych.

Stan magazynowy opisany jest zawsze łącznie 2 parametrami: wartością dziesiętną i jednostką miary. Wartośc może mieć od 0 do 4 miejsc dziesiętnych po przecinku. Jednostka miary podlega natomiast szczególnej ochronie w tym sensie, że dla produktu z kontrolą stanów magazynowych jednostkę można zmienić wyłącznie w oknie edycyjnym produktu wywoływanym z poziomu ich słownika. Nie można jej natomiast edytować np. przy okazji wystawiania dokumentów zawierających towary z magazynu. Ograniczenie takie jest kluczowe dla zachowania spójności i ciągłości zarządzania stanem magazynowym danego towaru.

Stany magazynowe są lub mogą być widoczne w programie w różnych miejscach, z których najważniejsze to:

• karta Magazyn okna edycyjnego produktu (zrzut nr 1),
• słownik produktów, zarówno w wersji dostępnej w menu Słowniki okna głównego, jak i w oknie służącym do wyboru produktów do wstawienia do np. dokumentów (zrzut nr 2).

Stany początkowe

Kiedy towar dodawany jest do magazynu w programie, często ma on już niezerowy stan, gdyż znajduje się już w fizycznym magazynie przedsiębiorstwa. W związku z tym zachodzi potrzeba wprowadzenia do programu jego stanu aktualnego na chwilę dodania, który możemy określić mianem początkowego. Istnieją 3 typowe sposoby realizacji tego:

• ręczna zmiana na karcie Magazyn okna edycyjnego produktu; kliknięcie przycisku Zmień... (zrzut nr 3) pozwala w ogólniejszym aspekcie dodać arbitralne zdarzenie do historii stanów magazynowych, w tym wypadku w celu ustawienia stanu początkowego;
• ustawienie już na etapie dodawania towaru do magazynu, jeżeli zostanie użyta funkcja jednoczesnego dodania wielu towarów – opisana w ogólnym rozdziale o magazynie (zrzut nr 4);
• dokonanie początkowej inwentaryzacji dla większej grupy towarów.

Stan magazynowy jako granica wydań z magazynu

Bez względu na szczegółowe rozwiązania wybrane przez użytkownika w zarządzaniu magazynem w programie, jedną z kluczowych funkcji stanu magazynowego jest wyznaczenie maksymalnej ilości możliwego do wydania towaru. Każda próba wykonania operacji wydania towaru z magazynu – czy to z poziomu określonych dokumentów, czy też z zamówień i zwrotów z dostaw – zostanie zweryfikowana przez program pod kątem tego, czy jest możliwa w świetle ilości towaru żądanej do wydania i rzeczywiście dostępnej w magazynie.

Uaktualnianie stanu magazynowego

Po wsprowadzeniu wartości stanu początkowego, wszelkie kolejne jego zmiany powinny dokonywać się poprzez przewidziane do tego celu operacje wydań i przyjęć towaru, które dostępne są w:

• zamówieniach,
• dostawach,
• inwentaryzacjach,
• dokumentach sprzedaży,
• dokumentach magazynowych.

Jakkolwiek zawsze dostępna jest opcja ręcznej manipulacji stanem na karcie Magazyn okna edycyjnego produktu, należy korzystać z niej tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy z jakiegoś powodu w/w mechanizmy okazały się niewystarczające.

Fizyczny stan magazynowy a zamówienia i dostawy

Niezależnie od tego, że w magazynie znajduje się aktualnie określona fizyczna ilość towaru, program pomaga użytkownikowi udostępniając informację o ilości towaru zarezerwowanego w niezrealizowanych jeszcze zamówieniach oraz spodziewanego w dopiero oczekujących dostawach. W zwiąku z tym udostępniane są następujące wartości:

• stan fizyczny omówiony powyżej,
• ilość towaru w spodziewanych dostawach o statusie oczekuje w zakresie w jakim towar nie został jeszcze przyjęty,
• łączny stan fizyczny powiększony o wyżej opisaną ilość z dostaw,
• ilość towaru w zamówieniach o statusie zamówienie, w pozycjach o statusie innym niż zakończono w zakresie w jakim towar nie został jeszcze wydany,
• stan dostępny rozumiany jako stan fizyczny + opisana wyżej ilość z dostaw - ilość zarezerwowana w zamówieniach.

Na tej podstawie użytkownik posiada nie tylko informację o tym co faktycznie znajduje się na magazynie, ale również o tym jakiej ilości towaru może się spodziewać i jak będzie mu potrzebna w dalszej perspektywie czasowej. Informacja ta znajduje się w słowniku produktów – zarówno tym dostępnym w menu głównym programu, jak i tym służącym do wyboru produktów do wstawienia do np. dokumentów (zrzut nr 5)

Minimalne stany magazynowe

Jako dalsze uzupełnienie informacji na temat możliwych przyszłych zmian stanów magazynowych, program umożliwia wyznaczenie stanów minimalnych, zejście poniżej których skutkuje dodatkowym ostrzeżeniem na poziomie słownika produktów. Stan minimalny może zostać ustawiony dla powiązanego ze sobą zestawu 3 opisanych wyżej wartości:

• stan fizyczny (magazyn),
• stan fizyczny (magazyn) + dostawy,
• stan dostępny (magazyn + dostawy - zamówienia).

Możliwość ustawienia tych parametrów dostępna jest na karcie Magazyn okna edycyjnego produktu (zrzut nr 6).

Jeżeli którakolwiek z tych wartości spadnie dla danego towaru poniżej ustawionych progów minimalnych, zostanie ona na liście w słowniku produktów podświetlona na czerwono (zrzut nr 7).

Dla ułatwienia istnieje możliwość zmiany stanów minimalnych dla wielu towarów jednocześnie. Aby tego dokonać, należy w słowniku produktów zaznaczyć wybrane pozycje, a następnie kliknąć w menu kontekstowym opcję Stany minimalne (zrzut nr 8).