DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja
Rozdział 3.2.7.10.Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny » Magazyn » INWENTARYZACJA
Tworzenie nowej inwentaryzacji
W celu sporządzenie nowej inwentaryzacji magazynu, należy kolejno:
- w menu głównym programu wybrać pozycję Magazyn -> Inwentaryzacja... (zrzut nr 1);
- w wyświetlonym w ten sposób oknie zapisanych inwentaryzacji kliknąć przycisk Nowa... (zrzut nr 2).
Parametry i składniki inwentaryzacji
Zarówno w przypadku utworzenia nowej inwentaryzacji, jak również otwarcia już wcześniej zapisanej, pojawi się jej okno edycyjne. Można w nim wprowadzić wszelkie dane inwentaryzacji oraz dokonać jej rozliczenia, tj. uaktualnienia stanów magazynowych towarów stosownie do wyników inwentaryzacji.
Każda inwentaryzacja posiada ogólne opisujące ją parametry. Dostępne są one na karcie Ogólne okna edycyjnego inwentaryzacji. Należą do nich w szczególności numer kolejny oraz data sporządzenia. Oba te pola muszą mieć zawsze zdefiniowaną wartość. Dodatkowo dostępne do edycji są opcjonalne pola Opis oraz Uwagi.
Drugą częścią inwentaryzacji jest lista towarów poszerzona o pola danych umożliwiających weryfikację ich stanów magazynowych. Użytkownik wybiera listę towarów w całkowicie dowolny sposób na karcie Inwentaryzacja okna edycyjnego. Mogą to być z oczywistych względów tylko towary dodane w programie do magazynu i nie ma w tym wypadku odstępstw od tej reguły. Na poziomie karty Inwentaryzacja nazwie, kodowi EAN oraz jednostce miary towaru towarzyszy automatycznie pobrana informacja o aktualnym stanie magazynowym takim, jaki jest widziany przez program. Obok możliwe jest wpisanie stanu rzeczywistego, jaki zostanie fizycznie zweryfikowany w magazynie. Na tej podstawie program obliczy różnicę pomiędzy stanem rzeczywistym a tym, co zapisane jest w bazie danych programu.
Procedura przeprowadzenia inwentaryzacji
Typowa procedura inwentaryzacyjna przerowadzona przy pomocy programu powinna wyglądać następująco:
- w ramach wstępnego przygotowania inwentaryzacji należy zaniechać wszelkich operacji, które mają wpływ na stany magazynowe towarów; operacje zmieniające stan magazynu należy przywrócić dopiero po zakónczeniu i rozliczeniu inwentaryzacji;
- należy utworzyć nową inwentaryzację, uzupełnić jej parametry ogólne oraz wybrać towary, których dotyczy;
- jeżeli inwentaryzacja przeprowadzona jest wyłącznie elektronicznie (pozwalają na to fizyczne warunki), na karcie Inwentaryzacja należy od razu uzupełnić zweryfikowane stany rzeczywiste towarów;
- jeżeli w celu przeprowadzenie inwentaryzacji konieczny jest np. fizyczny obchód magazynu, można wydrukować formularz inwentaryzacji – klikając Drukuj -> Formularz w oknie inwentaryzacji; zawiera on dane identyfikacyjne towarów oraz ich aktualne stany magazynowe wg bazy danych programu; pozostawia jednak wolne pola do ręcznego wpisania rzeczywistych stanów i ewentualnie rówież różnic; po zakończeniu obchodu magazynu i uzupełnieniu formularza, należy przenieść wprowadzone od niego stany rzeczywiste do formularza elektronicznego na karcie Inwentaryzacja;
- po zweryfikowaniu wszystkich stanów rzeczywistych można rozliczyć inwentaryzację klikając przycisk Rozlicz...; spowoduje to skorygowanie stanów magazynowych w programie wszystkich towarów w inwentaryzacji, jeżeli ich stan zapisany różni się od stanu rzeczywistego; rozliczenie danej inwentaryzacji można przeprowadzić wyłącznie jeden raz i zawsze wykonywana jest ona en bloc na wszystkich wybranych do inwentaryzacji produktach.