DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja
Rozdział 3.2.7.8.Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny » Magazyn » SEKWENCYJNE WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY I MAGAZYNOWYCH
W przypadku kiedy wystawienie faktury oraz dokumentu magazynowego dokonywane jest na podstawie zamówienia, dokumenty te są traktowane przez program jako równoległe wobec siebie. Oba pochodzą od zamówienia, które ma wobec nich rolę nadrzędną i jest źródłem danych. Jeśli jednak dokumenty są wystawiane z pominięciem zamówienia, wówczas często jest tak, że treść dokumentu sprzedaży (faktury, rachunku, paragonu fiskalnego) jest pochodną wcześniej wystawionego dokumentu magazynowego (zwłaszcza WZ), bądź też zachodzi sytuacja odwrotna. Program ułatwia obsługę takiego przypadku, ale należy pamiętać, że ze względów porządkowych zalecane jest wystawianie współzależnych od siebie dokumentów fakturowych i magazynowych w oparciu o zamówienie. Wiąże one bowiem ze sobą w sposób uporządkowany i kontrolowany współzależne procesy zamawiania, sprzedaży i wydawania oraz zwrotów.
Wystawienie faktury, rachunku lub paragonu na podstawie dokumentu WZ niezwiązanego z zamówieniem
Można to zrobić na dwa sposoby:
- bezpośrednio z okna edycji dokumentu WZ (zrzut nr 1),
- z listy wystawionych dokumentów magazynowych (zrzut nr 2).
Piersza opcja jest bardzo prosta w zastosowaniu, jednak ma kilka ograniczeń. Po pierwsze, w przypadku faktur i rachunków użytkownik ma niewielką kontrolę nad treścią tworzonego dokumentu sprzedaży, gdyż jest ona przenoszona automatycznie z dokumentu WZ. W związku z tym dokument WZ nie może być w żaden sposób wadliwy i niekompletny. Po drugie, jest to zawsze operacja jeden do jednego – z jednego dokumentu WZ tworzona jest dokładnie jedna faktura lub rachunek.
Bardziej elastyczna jest druga z wymienionych opcji. Użytkownikowi wyświetlany jest formularz edycyjny nowej faktury lub rachunku, więc ma on pełną kontrolę nad jej treścią, przy czym wstępnie powiela ona treść dokumentu WZ. Po drugie, można w ten sposób wystawić jedną fakturę lub rachunek do wielu dokumentów WZ, a nawet WZK – pod warunkiem zaznaczenia kilku z nich na liście. Natomiast opcja ta nie jest dostępna dla paragonów fiskalnych.
Wystawienie dokumentu WZ na podstawie faktury, rachunku lub paragonu fiskalnego niezwiązanego z zamówieniem
Można to zrobić na dwa sposoby:
- bezpośrednio z okna edycji faktury, rachunku lub paragonu fiskalnego (zrzut nr 3),
- z list wystawionych faktur i rachunków oraz paragonów (zrzut nr 4).
W pierwszym wypadku mamy do czynienia z jeszcze jednym zastosowaniem menu uruchamianego przyciskiem WZ. Funkcja ta działa analogicznie jak w przypadku wystawiania faktur, rachunków i paragonów fiskalnych z poziomu dokumentu WZ – wiąże się z analogicznymi ograniczeniami i charakteryzuje taką samą logiką. Również druga opcja działa analogicznie do swojego odpowiednika w drugą stronę, przy czy nie ma obecnie możliwości utworzenia jednego dokumentu magazynowego z kilku jednocześnie zaznaczonych faktur lub rachunków.
W przypadku sekwencyjnego wystawiania dokumentów program zapamiętuje fakt wystawienia jednego dokumentu na podstawie innego. Jeżeli program stwierdzi, że z fakturą, rachunkiem lub paragonem fiskalnym powiązany jest jakiś dokument WZ, wówczas prewencyjnie blokowane są opcje menu WZ w formularzu tej faktury, rachunku lub paragonu fiskalnego. Jest to sygnał dla użytkownika, że odpowiedni dokument magazynowy już istnieje i że to za jego pośrednictwem nastąpi uaktualnianie stanów magazynowych. W przypadku dokumentu WZ stwierdzenie, że istnieje powiązana z nim faktura, rachunek lub paragon fiskalny skutkuje zablokowaniem przycisku Fakturuj... w formularzu tego dokumentu. Bardziej skomplikowane zalezności występujące jeśli dla jednej transakcji wystawiono zarówno fakturę, paragon i dokument magazynowy, opisane są w rodziale o paragonach fiskalnych.