DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.2.5.1.
Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny » Paragony fiskalne »
PARAGONY FISKALNE W PROGRAMIE

Paragon fiskalny jako dokument w programie

Ten rozdział i kolejne opisują sposób tworzenia i drukowania paragonów fiskalnych. Sposób połączenia urządzenia fiskalnego z programem opisany jest w odrębnym rozdziale. Na potrzeby tego rozdziału zakłada się, że urządzenie fiskalne działa i zarówno ono jak i program są poprawnie skonfigurowane do wzajemnej współpracy.

Tworzenie nowego paragonu fiskalnego

Aby utworzyć nowy paragon można wykonać w szczególności jedną z następujących operacji:

• wybrać opcję Nowy paragon w menu Fakturowanie (zrzut nr 1),
• kliknąć odpowiedni przycisk na pasku narzędzi okna głównego (zrzut nr 2),
• kliknąć przycisk Nowy w oknie zawierającym listę zapamiętanych przez program paragonów.

Możliwe jest również wystawienie paragonu z poziomu formularza faktury lub dokumentu WZ (o czym w odrębnych rozdziałach) oraz na podstawie produktu zapisanego w słowniku (wybierając odpowiednią opcję na liście produktów zapamiętanych w bazie danych).

Paragon fiskalny jako interfejs do urządzenia fiskalnego

Należy pamiętać, że paragon jest w programie bardzo specyficznym rodzajem dokumentu. Dokument ten bowiem, jak również wszystkie funkcje i okna służące do jego tworzenia i edycji, stanowią tylko i wyłącznie interfejs do obsługi urządzenia fiskalnego (drukarki lub kasy) podłączonego do komputera. Wystawienie paragonu fiskalnego następuje dopiero z chwilą wydrukowania go przez urządzenie! Co więcej, program co do zasady nie odczytuje pamięci urządzenia fiskalnego oraz posiada szereg funkcji pozwalających wpływać na treść informacji o paragonach przechowywanych w jego bazie danych, stąd nie należy nigdy i pod żadnym pozorem zakładać, że dane paragonów przechowywane w bazie danych programu stanowią wierne odzwierciedlenie pamięci urządzenia fiskalnego!

Jedną z najbardziej specyficznych cech paragonu jest to, że normalnie edytowalne cechy dokumentu w postaci jego numeru kolejnego oraz daty wystawienia pobierane są z urządzenia fiskalnego dopiero po wydrukowaniu paragonu. Widać to po specyficznym układzie formularza paragonu, którego dolna część zbliżona jest do faktur i rachunków, natomiast górna to głównie informacje tylko do odczytu na temat aktualnego statusu dokumentu (zrzut nr 3). Co więcej, numer paragonu jest porządkową liczbą całkowitą, a nie ciągiem tekstowym jak w przypadku innych dokumentów, zaś dacie wystawienia wydrukowanego paragonu towarzyszy również czas wyrażony w godzinach i minutach.

Ograniczenia specyficzne dla paragonu fiskalnego

Z paragonem fiskalnym wiążą się pewne rygory w zasadzie niespotykane w przypadku innych dokumentów. W szczególności, do paragonu można dodawać wyłącznie produkty zapisane w słowniku produktów i wyraźnie oznaczone w nim jako „fiskalne” z podaniem dodatkowo nazwy produktu stosowanej wyłącznie na paragonach (zrzut nr 4). Nazwa ta powinna mieć długość ograniczoną do możliwości urządzenia i stosowanego w nim papieru. Podczas edycji paragonu nie można edytować już tej nazwy, ani też stawki podatku, która również musi zostać ustawiona wcześniej w słowniku. Generalnie, opisywane ograniczenia wiążą się z faktem, że urządzenie fiskalne zapamiętuje sprzedane produkty wraz ze stawkami podatku, a ewentualne przepełnienie pamięci sprzedanych produktów lub wystąpienie tzw. schodka podatkowego mogłoby mieć dla użytkownika kłopotliwe następstwa. Należy też wziąć pod uwagę, że katalog możliwych stawek podatku ograniczony jest do zaprogramowanych w urządzeniu fiskalnym, co zarówno program jak i samo urządzenie sprawdzają w przypadku żądania wydruku paragonu.

Należy wziąć również pod uwagę następujące kwestie:

• jeśli w formularzu paragonu ustawiono rabaty, do urządzenia fiskalnego wysyłane są ceny i wartości już po zastosowaniu upustu, nie jest natomiast włączane ich obliczanie przez urządzenie fiskalne nawet jeśli obsługuje ono taką opcję;
• technicznie rzecz biorąc paragon fiskalny jest dokumentem „brutto” i w tym sensie wartości obliczane są tak samo jak dla „faktury brutto”;
• widoczne w edytorze paragonu kolumny Symbol oraz Jednostka miary mają jedynie poglądowe znaczenie i nie są wysyłane do urządzenia fiskalnego; mogą być jednak potrzebne jeśli na podstawie paragonu aktualizowane są stany magazynu lub jest wystawiana faktura;
• sposoby płatności możliwe do wyboru w formularzu paragonu są zależne od sposobów obsługiwanych przez urządzenie fiskalne i ich katalog różni się od katalogu sposobów płatności znanych z faktur i rachunków.

Paragon fiskalny z NIP-em nabywcy

Jeżeli podłączone do komputera urządzenie fiskalne na to pozwala, istnieje możliwość wydrukowania paragonu z NIP-em nabywcy. Z punktu widzenia interfejsu użytkownika programu należy w tym celu skorzystać z odpowiednich pól w oknie tworzenia paragonu (zrzut nr 5). Domyślnie opcja NIP nabywcy jest jednak zawsze odznaczona. Dzieje się tak również w przypadku tworzenia paragonu fiskalnego na podstawie faktury lub WZ, pomimo że wówczas NIP nabywcy, o ile był określony w fakturze lub WZ źródłowej, jest kopiowany do paragonu.

Niezależnie od sposobu utworzenia paragonu, NIP nabywcy zostanie wysłany do urządzenia fiskalnego jeśli spełnione będą 2 łącznie warunki: zaznaczona opcja NIP nabywcy oraz zostanie on faktycznie wpisany do pola obok. Należy przy tym podkreślić, że program w żaden sposób nie weryfikuje poprawności wpisanego NIP-u. Nie należy także w żadnym wypadku z góry zakładać, iż takiej weryfikacji dokona samo urządzenie, gdyż prawdopodobnie również tego nie zrobi.

Powiązania paragonów fiskalnych z fakturami i magazynem

W odrębnych rozdziałach opisane zostały następujące rodzaje powiązań:

• wystawianie faktury na podstawie paragonu fiskalnego,
• wystawianie paragonu fiskalnego na podstawie faktury,
• paragony fiskalne a magazyn towarów.

Należy natomiast zwrócić uwagę na fakt, że w przypadku jeśli do jednej transakcji wystawiono zarówno paragon jak i fakturę, wówczas istnieje teoretyczna możliwość dwukrotnego zatwierdzenia wydania tych samych towarów – raz poprzez fakturę, a drugi raz poprzez paragon. Program próbuje zapobiegać takiej sytuacji w następujące sposoby:

• jeśli z paragonem skojarzona jest faktura, niezależnie od tego jak to skojarzenie powstało, wówczas opcje magazynowe paragonu zostają zablokowane i są dostępne tylko z poziomu faktury,
• jeśli wystawiany jest paragon na podstawie faktury lub faktura na podstawie paragonu, a poprzez dokument źródłowy dokonano już wcześniej aktualizacji stanów magazynowych lub wystawiono WZ, informacja taka przekazywana jest do nowo utworzonego dokumentu; dzięki temu nawet jeśli skojarzenie faktury z paragonem ustanie na skutek usunięcia jednego z nich z bazy danych, nie zginie informacja o dokonanym niegdyś zatwierdzeniu zmiany stanów magazynowych.

Nie mniej jednak wymienione mechanizmy zapobiegawcze nie obejmują wszystkich możliwych przypadków „podwójnego wydania”, w związku z czym użytkownicy, u których występują transakcje obejmujące równoległe wystawienie faktury i paragonu oraz aktualizację stanów magazynowych, powinni zachować ostrożność.