DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.3.4.
Stanowiska robocze » Krajowy System e-Faktur (KSeF) »
WIZUALIZACJE I PODGLĄDY FAKTUR KSEF

Program oferuje kilka metod podglądu faktur KSeF różniących się sposobem prezentacji danych oraz przeznaczeniem:

• wizualizacja faktury KSeF w formie przypominającej wydruk tradycyjnej faktury,
• pogdląd struktury KSeF w postaci widoku drzewa,
• podgląd i zapis (eksport) do pliku "surowego" dokumentu XML bez dodatkowego formatowania i komentarzy,
• tradycyjny podgląd wydruku i wydruk / zapis do PDF uzupełniony o niektóre informacje związane z KSeF.

Powyższe wizualizacje i podglądy dostępne są w następujących miejscach:

• formularz edycyjny faktury KSeF (zrzut nr 1, wszystkie rodzaje wizualizacji i podglądów, dotyczy faktur wystawianych w programie),
• raport wysłanych i otrzymanych faktur KSeF (zrzut nr 2, wszystkie rodzaje oprócz tradycyjnego podglądu wydruku, dotyczy zarówno faktur wystawionych jak również otrzymanych przez KSeF).

Równolegle do powyższego program ułatwia dostęp do faktury bezpośrednio na stronach internetowych KSeF poprzez udostępnianie linków i ich kodów QR - zarówno w raporcie wysłanych i otrzymanych faktur KSeF jak również w oknie Status w KSeF dostępym z poziomu formularza edycyjnego.

Dodatkowo z poziomu raportu wysłanych i otrzymanych faktur KSeF dostępna jest opcja wizualizacji lub wyświetlenia podglądu struktury dowolnego dokumentu KSeF zapisanego jako XML w lokalnie dostępnym pliku. Może to być całkowicie dowolny poprawny dokument XML zawierający fakturę KSeF nawet jeśli dany użytkownik programu nie jest w nim podmiotem jakiegokolwiek rodzaju.

Wizualizacja faktury KSeF

Program oferuje własną wewnętrzną wizualizację faktury KSeF na potrzeby korzystania z jego funkcjonalności. Jest ona dostępna na bieżąco zarówno w formularzu edycyjnym faktury kwalifikującej się do KSeF jak i w raporcie faktur wysłanych i otrzymanych. Taka wizualizacja, choć w ogólnym zarysie naśladuje kształt struktury KSeF i widać to w sposobie prezentacji, przyjmuje formę możliwie przypominającą tradycyjną fakturę i nastawiona jest na maksywalną czytelność dla człowieka. Jako taka może też jednak nie uwzględniać pewnych specyficzności i niuansów bardziej technicznych form prezentacji opisanych poniżej.

Wizualzacja w programie nie ma zastępować wizualizacji generowanych przez sam KSeF, ale posiada nad nimi pewne przewagi funkcjonalne:

• jest zwykle czytelniejsza posługując się m.in. kolorami i potencjalnie bardziej logicznym układem,
• w przypadku faktur zakupowych jest dużo łatwiej dostępna poprzez proste "klinięcie" w raporcie faktur wysłanych i otrzymanych - bez konieczności pokonywania kolejnych kroków pobierania faktury za pośrednictwem linka KSeF.

Wizualizacja faktury KSeF dostępna jest zarówno na poziomie okna edycyjnego dokumentu jak i raportu wysłanych i otrzymanych faktur KSeF. Istotna różnica pomiędzy nimi dotycząca faktur wystawionych w programie jest taka, że w oknie edycyjnym wizualizacja generowana jest zawsze na podstawie aktualnych lokalnie zapisanych danych o dokumencie oraz bieżących ustawień programu, nawet jeśli została już wysłana do KSeF lub wystawiona offline. Dane widoczne w wizualizacji generowanej w tym miejscu mogą więc odbiegać od tych, które były wysłane do KSeF lub utrwalone w fakturze offline. Natomiast raport faktur wysłanych i otrzymanych pracuje wyłącznie na danych przechowywanych bezpośrednio w KSeF i zawiera utrwalony tam stan faktury bez względu na jakiekolwiek zmiany w lokalnej bazie danych oraz ustawieniach programu.

W przypadku faktury wysłanej do KSeF i tam zaakceptowanej wizualizacja zawiera kod QR z linkiem weryfikacyjnym do KSeF oraz numer KSeF faktury, które same w sobie nie są zapisane w dokumencie, lecz stanowią dodatkową zewnętrzną informację.

Podgląd struktury KSeF

Program udostępnia możliwość wyświetlenia podglądu struktury dokumentu KSeF w postaci rozwijalnego widoku drzewa. Jest ona dostępna na bieżąco zarówno w formularzu edycyjnym faktury kwalifikującej się do KSeF jak i w raporcie faktur wysłanych i otrzymanych. Taka forma podglądu odzwierciedla dokładnie techniczny opis struktury, a więc ma nieco mniej przystępną dla człowieka formę niż wizualizacja naśladująca tradycyjny widok. Nie mniej jednak zarówno sama technika rozwijalnego drzewa jak również krótkie wyjaśniające opisy dołączone tam gdzie to potrzebne do nazw węzłów oraz wartości sprawiają, że nadal jest to czytelna dla człowieka forma prezentacji.

Ze względu na to, że podgląd struktury stanowi kompromis pomiędzy dokładnym odzwierciedleniem struktury a czytelnością w odbiorze, jest to zalecana forma weryfikacji dokumentu przed jego wysłaniem do KSeF. Z tego też względu podgląd struktury jest automatycznie wyświetlany po wybraniu opcji wysłania faktury do KSeF.

Dokładanie tak jak w przypadku wizualizacji faktury KSeF istnieje różnica pomiędzy podglądem struktury generowanym w oknie edycyjnym faktury a raportem faktur wysłanych i otrzymanych. W oknie edycyjnym wizualizacja generowana jest na podstawie aktualnych lokalnie zapisanych danych o dokumencie oraz bieżących ustawień programu, również gdy została już wysłana do KSeF lub wystawiona offline. Dane widoczne w wizualizacji generowanej w tym miejscu mogą odbiegać od tych, które były wysłane do KSeF lub utrwalone w fakturze offline. Natomiast raport faktur wysłanych i otrzymanych w KSeF prezentuje zawsze utrwalony w nim stan faktury bez względu na jakiekolwiek zmiany w lokalnej bazie danych oraz ustawieniach programu.

Podgląd i zapis do pliku dokumentu XML

W sensie technicznym faktury KSeF mają postać dokumentów XML bez względu na wszelkie inne wtórne formy podglądów i wizualizacji. Program umożliwia wewnętrzny podgląd dokumentu XML oraz zapisanie go do pliku. Możliwe jest to zarówno w oknie edycji faktury jak i w raporcie wysłanych i otrzymanych faktur KSeF.

Taka forma prezentacji jest najbardziej "surowa" i wymaga już pewnej wiedzy informatycznej, ale jednocześnie najlepiej oddaje rzeczywistą formę dokumentu. Ponadto z racji faktu, że program korzysta w tym zakresie z wbudowanego w system Windows komponentu do wyświetlania dokumentów XML i HTML powiązanego z systemową przeglądarką internetową, co do zasady renderowane będzie przynajmniej bardzo podstawowe formatowanie uławiające śledzenie struktury.

W przeciwieństwie do wizualizacji i podglądu struktury, XML dokumentu wysłanego i zaakceptowanego w KSeF lub wystawionego offline będzie zawsze dokumentem utrwalonym w chwili operacji w KSeF lub wystawienia offline. Niezależnie od tego czy podgląd XML zostanie wyświetlony w oknie edycyjnym faktury czy raporcie wysłanych i otrzymanych faktur KSeF. Wiąże się to z tym, że jeśli program wysyła fakturę do KSeF lub zapisuje ją offline, utrwala w lokalnej bazie danych treść dokumentu XML do późniejszego użytku i nie poddaje go dalszym zmianom. Mimo wszystko należy jednak pamiętać, że absolutnie ostatecznym źródłem weryfikacji dokumentu jest zawsze sam KSeF.

Informacja KSeF na obrazie (wydruku / PDF) faktury

Jeżeli mają zastosowanie, na obrazie faktury przetwarzanej w kontekście KSeF zostaną umieszczone następujące informacje:

• kod QR na fakturze wysłanej i zaakceptowanej w KSeF online, która otrzymała numer KSeF, opisany tym numerem
• kody QR nr 1 i QR nr 2 w trybie offline, opisane jako odpowiednio “OFFLINE” oraz “CERTYFIKAT”
• numer KSeF faktury korygowanej (tylko korekty)

Kody QR są umieszczane na fakturze domyślnie zawsze, choć można to dla danego dokumentu wyłączyć poprzez odznaczenie odpowiedniej opcji w oknie Status w KSeF. Nie jest to jednak zalecane, gdyż kody QR zawierają zakodowane linki weryfikacyjne istotne dla odbiorcy faktury oraz dla ogólnej pewności i przejrzystości obrotu fakturowego.