DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.3.5.
Stanowiska robocze » Krajowy System e-Faktur (KSeF) »
WYSŁANE I OTRZYMANE FAKTURY KSEF

Program udostępnia narzędzie pozwalające przeglądać i zapisywać faktury wysłane do KSeF i otrzymane w KSeF, niezależnie od tego przy pomocy jakich narzędzi te operacje wykonano, a co za tym idzie, czy znajdują się one w bazie danych programu. Dane pobierane są bezpośrednio z KSeF i odzwierciedlają aktualny jego stan.

Aby uzyskać dostęp do narzędzia Faktury wysłane i otrzymane należy wybrać odpowiednią opcję w menu KSeF w oknie głównym programu:

Raport faktur wysłanych i otrzymanych

Narzędzie Wysłane i otrzymane faktury KSeF działa zasadniczo w trybie online bazując na pobieranym bezpośrednio z KSeF raporcie o znajdujących się tam dokumentach. Jest on sporządzany na podstawie następujących kryteriów:

• okres miesięczny,
• rodzaj podmiotu, tj. rola jaką w dokumencie pełni uwierzytelniony użytkownik: sprzedawca, nabywca lub podmiot trzeci,
• rodzaj faktury KSeF,
• sortowanie rosnące lub malejące.

Po wybraniu oczekiwanych kryteriów raportu należy kliknąć przycisk Wykonaj. Spowoduje to pobranie listy dokumentów z KSeF i wyświetlane jest zasadniczo w takiej formie w jakiej zwróci ją KSeF. Taki raport jest dostępny wyłącznie w trybie do odczytu i bez względu na to jakie operacje zostaną wykonane przez użytkownika w tym oknie, nie zmieni to żaden sposób dokumentów znajdujących się w KSeF. Ponadto jeśli określony widoczny w raporcie dokument znajduje się również w bazie danych programu, lokalna informacja o nim jest również całkowicie odseparowana od raportu. Raport i np. edycja w formularzu faktury w programie nie będą miały na siebie żadnego zwajemnego wpływu.

Obok formy ekranowej raport można zapisać jako PDF, XLS lub HTML. W tym celu należy wybrać jedną z opcji dostępnych po kliknięciu przycisku Zapisz raport.

Wizualizacje i podglądy

Narzędzie Wysłane i otrzymane faktury KSeF umożliwia wizualizację oraz podgląd struktury zaznaczonego na liście dokumentu w formie znanej z formularzy edycyjnych faktur i opisanej w rozdziale Wizualizacje i podglądy KSeF. Należy w tym celu zaznaczyć dokładnie jeden dokument na wyświetlonej liście, a następnie kliknąć przycisk Wizualizacja lub Struktura.

Wizualizacja oraz podgląd struktury dokumentu w raporcie wysłanych i otrzymanych faktur to same w sobie dokładnie te same narzędzia, które dostępne są na poziomie edycji faktury. Występuje jednak istotna różnica w sposobie ich użycia. O ile bowiem w oknie edycyjnym faktury wizualizacja i struktura generowane są na podstawie aktualnej lokalnie przechowywanej informacji o dokumencie i z uwzględnieniem bieżących ustawień programu, o tyle w Wysłane i otrzymane faktury KSeF są one wyświetlane w oparciu o dane dokumentu pobrane bezpośrednio z KSeF, na które żadne lokalne zmiany nie mają wpływu. Jak już bowiem napisano wyżej, raport faktur wysłanych i otrzymanych nie pracuje w ogóle na lokalnej bazie danych.

Obok własnej wizualizacji i podglądu struktury program ułatwia również wyświetlenie, skopiowanie i otwarcie linku do faktury bezpośrednio w KSeF. Jedną z możliwości jaka zostanie tam udostępniona będzie również pobranie wizualizacji faktury generowanej przez sam KSeF. W celu wyświetlenia opcji związanych z linkami do faktur, w tym również w postaci kodów QR, należy kliknąć przycisk Link/QR.

Eksport faktur z KSeF do plików

Program umożliwia zapisanie faktur składowanych w KSeF jako lokalne pliki. W określonych sytuacjach może to być przydatne w ich dalszym przetwarzaniu lub archiwizowaniu. Można zrobić to na 2 różne sposoby dostępne po kliknięciu przycisku Eksport:

• zapisanie dokładnie jednej zaznaczonej faktury do pliku XML;
• pobranie wszystkich faktur dla danego okresu wg tych samych kryteriów co dla raportu i zapisanie ich jako jednego lub kilku archiwów ZIP; archiwa te zawierają skompresowane pliki XML dla każdej faktury z osobna.

Prosimy pamiętać, że zwłaszcza pobieranie całych okresów w postaci archiwów ZIP jest dość obciążąjącą z punktu widzenia KSeF operacją i wpływa na limity operacji przypisane użytkownikowi w KSeF. Nie mniej jednak jeśli istnieje potrzeba pobrania więcej niż kilku lub maksymalnie kilkunastu faktur z tego samego okresu, eksport do ZIP można w praktyce uznać za metodę zalecaną.

Opcje specjalne

Program udostępnia również możliwość wyświetlenia wizualizacji lub podglądu struktury dowolnej faktury KSeF mającej postać lokalnego pliku XML. Bez względu na to skąd pochodzi plik i czy nawet użytkownik jest którymkolwiek z podmiotów tej faktury. Aby skorzystać z takiej możliwości należy wybrać jedną z opcji znajdujących się pod przyciskiem Specjalne. To potencjalnie przydatna możliwość wygodnego zweryfikowania dowolnej faktury KSeF wykorzystująca już istniejące w programie funkcjonalności w zakresie ich przetwarzania.