Proste Faktury KSeF - Dokumentacja

Rozdział 3.2.
Sprzedaż »
SPRZEDAWCA

Pojęcie sprzedawcy w programie

Tworząc przy pomocy programu różne dokumenty użytkownik wchodzi w rolę ich formalno-prawnego wystawcy. W przypadku dokumentów typu fakturowego użytkownik występuje najczęściej jako „sprzedawca” i jest zwykle wykonawcą świadczenia opisanego w dokumencie. W innych dokumentach rola użytkownika może być inna. Może np. występować pod inną nazwą (np. w wezwaniu do zapłaty użytkownik to „wierzyciel”), albo nawet być nie dostawcą, lecz odbiorcą świadczenia dostarczonego przez kontrahenta (np. w PZ użytkownik to „odbiorca”, a w fakturze wewnętrznej „wystawca” będący zwykle stroną kupującą). Zasady wprowadzania danych tego podmiotu, w tym potrzebny do tego interfejs użytkownika, pozostają jednak zawsze takie same lub bardzo podobne jak w przypadku sprzedawcy na fakturze VAT i dlatego są opisane zbiorczo w niniejszym rozdziale.

Program udostępnia wiele opcji pozwalających zdefiniować sprzedawcę lub jego odpowiednika. Uwzględnia w tym zakresie przepisy prawa i typowe zwyczaje, ale również nie dające się z góry przewidzieć i zdefiniować indywidualne sytuacje użytkowników.

Struktura danych sprzedawcy

Sprzedawca lub jego odpowiednik opisany jest standardowo poprzez pola danych uszeregowane w następujące grupy:

• zawsze wymagane przez program dane rejestrowe i adresowe:
• nazwa
• adres i kraj
• NIP (VATID)
• uzupełniające dane rejestrowe:
• REGON
• KRS
• BDO
• EORI
• status podanika
• dane kontaktowe:
• adres korespondecyjny i kraj
• numer telefonu i faksu
• adres poczty email
• adres strony www
• dane bankowe:
• numer rachunku bankowego
• inne dane:
• dane podmiotów trzecich i podmiotu upoważnionego
• dowolne pola danych wprowadzone przez użytkownika

Zakres wykorzystania tych danych przez program jest w różnych sytuacjach różny. Zasadniczo jednak ich ogólny zakres jest dostosowany do struktur KSeF i za wyjątkiem dowolnych pól danych użytkownika niemal wszystkie z nich, pod warunkiem ich faktycznego wprowadzenia, są umieszczane w strukturze KSeF w danych podmiotu nr 1 (wystawcy). Na obrazie dokumentu (wydruku, PDF) umieszczane są tylko niektóre z nich, w tym dowolne pola danych ustalane przez użytkownika. Przeznaczeniem tych ostatnich jest właśnie informacja na wyduku, podczas gdy nie są zupełnie objęte wymaganiami KSeF.

Dane sprzedawcy w dokumencie oraz domyślne

Dane sprzedawcy lub jego odpowiednika zapisane są zawsze z konkretnym dokumentem. Dlatego większość okien edycyjnych dokumentów zawiera odpowiednią sekcję pozwalającą edytować tę informację (patrz ponownie zrzuty nr 1 i 2).

Z drugiej strony, dane sprzedawcy są zwykle mało zmienne w czasie i dla poszczególnych dokumentów. W praktyce wiadomo, że wielu użytkowników ustawia je raz na wiele lat. Dlatego istnieje możliwość wprowadzenia domyślnych danych sprzedawcy w ogólnych ustawieniach programu (zrzut nr 3). Będą one automatycznie stosowane do każdego nowo utworzonego dokumentu.

Podmioty trzecie i podmiot upoważniony

Zdarzają się przypadki, gdy oprócz formalnego wystawcy dokumentu pojawiają się także podmioty trzecie lub podmiot upoważniony będące fizycznymi wystawcami faktycznymi. Często dotyczy to struktur organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego – np. gminnych szkół i przedszkoli. W tego rodzaju sytuacjach program umożliwia wprowadzenie również tych danych. W tym celu należy kliknąć przycisk Szczegóły w oknie edycji sprzedawcy w dokumencie lub na karcie Sprzedawca w ustawieniach programu (patrz ponownie zrzuty nr 2 i 3).

Układ i zakres danych podmiotów trzecich i podmiotu upoważnionego jest zorganizowany w sposób zgodny z wymogami struktur KSeF. Pod warunkiem zaznaczenia odpowiednich opcji w danych tych podmiotów znajdą się one jednak również na obrazie (wydruku, PDF) faktury.

Pola danych predefiniowane oraz własne pola użytkownika

Z różnych względów użytkownik może chcieć równolegle opisać sprzedawcę (wystawcę) również w inny sposób niż domyślnie wymagany, w tym poprzez dodanie nieprzewidzianych w programie pól danych. Możliwość taka istnieje i daje użytkownikowi duże pole dowolności. Jest to również bardzo przydatne, gdy użytkownik będący podatnikiem w innym kraju niż Polska objęty jest zupełnie innymi niż domyślne dla programu wymaganiami w zakresie identyfikacji na dokumentach. Aby z tych możliwości skorzystać, należy w oknie edycji sprzedawcy w dokumencie lub na karcie Sprzedawca w ustawieniach programu kliknąć przycisk Dowolne pola danych (patrz ponownie zrzuty nr 2 i 3). Pojawi się wówczas osobne okno edycyjne pozwalające wprowadzić własne pola danych użytkownika (zrzut nr 4).

Każde dowolne pole danych zakotwiczone jest przed lub po jednej z czterech wyżej opisanych grup pól domyślnych. Można również wskazać czy mają zostać zastosowane tylko w określonych rodzajach dokumentów i wybranych językach, czy też niezależnie od tego. Podczas tworzenia nowego dokumentu zostają do niego dołączone wszystkie pola zdefiniowane w ogólnych ustawieniach programu – nawet jeśli nie mają mieć zastosowania do tego rodzaju dokumentu. Faktycznie nie pojawią się one wtedy na obrazie (wydruk, PDF, podgląd) dokumentu. Jeśli jednak na podstawie tego dokumentu zostanie potem utworzony inny (np. faktura korygująca na podstawie zwykłej faktury), do którego te pola mają zastosowanie, wszystkie dane przeniosą się i pojawią na obrazie dokumentu pochodnego.

Ze względu na specyficzny charakter i sposób obsługi w programie faktur VAT RR, własne pola użytkownika nie są dla nich dostępne. W przypadku tych dokumentów program zawsze decyduje sam w jaki sposób opisać obie strony transakcji.

NIP (VATID) sprzedawcy

Ogólną zasadą licencjonowania programu jest udostępnianie aktywacji na rzecz podmiotu identyfikowanego ścisle określonym NIP-em, lub szerzej VATID. Identyfikator ten zakodowany jest na stałe w kluczu aktywacyjnym, który otrzymuje zarejestowany użytkownik. W codziennym korzystaniu z programu, którego kopia została już zarejestrowana przejawia się to zablokowaniem pola NIP (VATID) sprzedawcy lub jego odpowiednika, w którego rolę wchodzi użytkownik. Blokada ta polega na niemożliwości wprowadzenia innego NIP-u (VATID) niż zakodowany w kluczu aktywacyjnym. Dotyczy to w szczególności następujących funkcji programu:

• obraz tradycyjnych dokumentów (wydruk, PDF),
• kontekst uwierzytelniania w KSeF jeśli rodzajem kontekstu jest NIP,
• generowanie struktur KSeF.

W przypadku wydruków możliwe jest uzyskanie ograniczonego wpływu na sposób prezentacji pochodzącego z klucza aktywacyjnego NIP-u (VATID) w następujący sposób:

• określenie sposobu podziału ciągu znaków w polskim NIP-ie bez kodu kraju (zrzut nr 5),
• określenie dla jakich transakcji NIP (VATID) będzie drukowany z kodem kraju, a dla jakich nie (zrzut nr 6).

W przypadku uwierzytelniania do KSeF jeśli rodzajem kontekstu jest NIP, zawsze użyty zostanie NIP z klucza aktywacyjnego. Nie ma to jednak zastosowania jeśli wybrano inny rodzaj konkekstu - wówczas można wpisać dowolną jego wartość jaka będzie w tym wypadku zgodna z certyfikatem i uprawnieniami w KSeF (zrzut nr 7).

Na potrzeby generowania danych sprzedawcy w strukturach XML przeznaczonych do przetworzenia w KSeF używany jest zawsze NIP z klucza aktwacyjnego przetworzony do postaci formalnie wymaganej przez XML i schemy KSeF i użytkownik nie ma na to wpływu.

Dokumenty wyłączone z powyższej specyfikacji

Jak już wyżej powiedziano, rzeczywisty zakres wykorzystania pól danych sprzedawcy (wystawcy) może być w różnych dokumentach i na różnych formach ich prezentacji różny. Jednak niektóre dokumenty lub obiekty o cechach dokumentów w ogóle nie mają ze względu na swój charakter określonego podmiotu wystawiającego – a w każdym razie nie z punktu widzenia i w rozumieniu programu. Tymi dokumentami są:

• formularze przelewu,
• pokwitowania KP i KW,
• paragony fiskalne.

Stąd, powyższa specyfikacja nie ma w ogóle zastosowania do wymienionych dokumentów i obiektów.