Proste Faktury KSeF - Dokumentacja

Rozdział 5.1.
Płatności i windykacja »
WPŁATY I ROZLICZENIA

Przechowywanie danych wpłat

Program umożliwia zapisywanie wraz z dokumentami fakturowymi (za wyjątkiem noty korygującej i zestawienia sprzedaży bezfakturowej) oraz notami odsetkowymi i księgowymi informacji o wpłatach dokonanych z tytułu tych dokumentów. Jeżeli dla danego dokumentu włączona jest opcja przechowywania informacji o wpłatach, wówczas na listach wystawionych dokumentów może pojawić się informacja o aktualnym statusie ich rozliczenia z kontrahentem. Dodatkowo, pod warunkiem zaznaczenia odpowiedniej opcji, informacja o wpłatach może być przekazywana do faktury KSeF.

Aby uzyskać dostęp do zarządzania wpłatami z tytułu konkretnego dokumentu, należy wybrać opcję Rozliczenia | Wpłaty i dokumenty płatności w oknie edycyjnym dokumentu fakturowego, albo Wpłaty w przypadku not księgowych i odsetkowych (zrzut nr 1). W oknie jakie się pojawi znaleźć można kartę Wpłaty zawierającą informacje o konkretnych przepływach pieniężnych z tytułu danego dokumentu. Domyślnie dla dokumentów nowo tworzonych opcja przechowywania informacji o wpłatach jest włączona. W razie potrzeby to domyślne ustawienie można jednak zmienić w oknie Ustawienia (zrzut nr 2).

Karta lub okno Wpłaty, zależnie od rodzaju dokumentu, pozwala dowolnie edytować dokonane wpłaty, przy czym może się to odbywać na kilka sposobów:

• poprzez kliknięcie przycisku Utwórz wpłatę i wprowadzenie odpowiedniej daty i kwoty płatności;
• poprzez kliknięcie przycisku Pełna wpłata - automatycznie dodana zostanie wpłata na całą brakującą (niezapłaconą) kwotę z bieżącą datą;
• poprzez kliknięcie przycisku umożliwiającego stworzenie wpłaty na podstawie KP/KW lub formularza przelewu na poprzedzającej zakładce (Dokumenty płatności);
• automatycznie - jak widać na zrzucie nr 2 w przypadku wybranych sposobów płatności wpłata może być tworzona automatycznie w chwili pierwszego zapisu dokumentu do bazy danych, bez bez dodatkowej ingerencji użytkownika.

Wpłaty mogą mieć następujące parametry:

• kwota
• data
• dowolne uwagi użytkownika
• raportowanie do KSeF
• sposób płatności
• wpłata jest wcześniej nieudokumentowaną zaliczką.

Trzy ostatnie pozycje z listy mają zastosowanie tylko do faktur na potrzeby KSeF. Płatności o dacie zasadniczo nie późniejszej niż data wystawienia dokumentu mogą być raportowane do KSeF pod warunkiem zaznaczenia tej opcji. Można ją wybrać dla każdej wpłaty z osobna, jednak istnieje również ogólne ustawienie dla nowo tworzonych wpłat widoczne na zrzucie nr 2. Jeśli wpłaty są raportowane do KSeF i była tylko jedna wpłata pokrywająca całą należność, wówczas dany dokument zostanie oznaczony jako całkowicie opłacony z podaniem jedynie daty wpłaty. Jeśli jednak wpłat było więcej, zostaną one zaraportowane jako wpłaty częściowe z podaniem daty, kwoty oraz formy płatności.

Wpłaty mogą być dodatnie (przychodzące) lub ujemne (wychodzące). Program umożliwia więc kontrolę przepływów pieniężnych w obie strony.

Raportowanie dokumentów nieopłaconych

Jeżeli dla danego dokumentu włączono przechowywanie informacji o płatnościach, wówczas może ona pojawić się również na liście wystawionych dokumentów. Domyślnie opcja ta jest wyłączona, jednak można to zmienić klikając przycisk Widok w prawym górnym narożniku listy (zrzut nr 4). Informacja o płatnościach pojawia się jako 4 dodatkowe kolumny:

• sposób płatności,
• termin płatności,
• zapłacono,
• pozostało do zapłaty.

Dodatkowo, dokumenty które pod względem płatności są już "przeterminowane", mogą być podświetlane na czerwono.

Listy wystawionych dokumentów udostępniają również opcję Ustaw jako opłacone dostępną w menu odpowiednich okien (zrzut nr 5). Działa ona w ten sposób, że zaznaczonym na liście dokumentom (w dowolnej ilości jednocześnie) zostanie przypisana pełna brakująca wpłata. Jeśli zaznaczony dokument nie miał włączonej opcji przechowywania informacji o płatnościach, zostanie ona włączona.

Obciążenia i odliczenia

Dokumenty typu fakturowego (za wyjątkiem noty korygującej i zestawienia sprzedaży bezfakturowej) mogą zawierać dodatkowe rozliczenia: dodatnie obciążenia oraz ujemne odliczenia. Odpowiednia opcja dostępna jest w oknie edycji faktury pod przyciskiem Rozlicz (zrzut nr 6).Odpowiednio zwiększają i zmniejszają one kwotę do zapłaty, nie wpływając jednak na kwotę formalnie należną z dokumentu.

Typowym przypadkiem obciążenia mogą być mp. odsetki za zwłokę z tytułu wcześniejszych opóźnień w płatnościach. Przykładem odliczenia może być natomiast wcześniejsza nadpłata z tytułu innego dokumentu sprzedaży.

Dodatkowe rozliczenia umieszczane są zarówno na wydruku jako dodatkowe zestawienie pod kwotą ogólnie należną z faktury, jak również raportowane są do KSeF.