F.A.Q.

Proste Faktury JPK - F.A.Q.
Zamawianie - F.A.Q.

Proste Faktury JPK - F.A.Q.

Dlaczego wyniki obliczeń kwot na fakturze są czasami nieco inne w zależności od tego czy ceną bazową jest cena netto czy brutto?
Dlaczego zdarza się, że dla tej samej transakcji kwoty drukowane na paragonie fiskalnym są różne od tych na fakturze?
Gdzie mogę znaleźć opis zasad wystawiania faktur i rachunków?
Jak zapisać fakturę lub rachunek do PDF?
Jak wysłać fakturę lub rachunek e-mailem?
Czy Proste Faktury są kompatybilne z Windows 10?
Czy mogę przenieść program z jednego komputera na inny zachowując wszystkie dane i ustawienia?

Czy mogę zainstalować program na wymiennym nośniku danych, np. pendrivie, i uruchamiać go z tego nośnika na różnych komputerach?

Czy mogę używając programu na jednym komputerze obsługiwać jednocześnie wiele firm?

Czy Proste Faktury mogą działać jako aplikacja wielostanowiskowa w sieci lokalnej?

Czy wasz program do wystawiania faktur umożliwia dodanie obsługi dodatkowych języków, w których wystawiam dokumenty kontrahentom zagranicznym?

Czy za pomocą Prostych Faktur można kontrolować przychodzące płatności za wystawione w programie faktury/rachunki?

Przy próbie wydrukowania dokumentu, wyświetlenia jego podglądu lub zapisania do PDF pojawia się krytyczny błąd z komunikatem Serwer RPC jest niedostępny lub podobnym.

Korzystałem z programu w taki sposób, że obsługiwałem kilka firm za pomocą odrębnych instalacji (kopii) dla każdej z nich. Skoro od wersji 2.1 mogę obsługiwać wiele firm w jednej kopii programu, jak mogę dokonać transferu danych z poprzednio stosowanego rozwiązania?
Po aktualizacji programu pod Windows Vista lub 7, w szczególności z wersji wcześniejszych niż 1.9, brakuje części danych - np. faktur wystawionych przed lub po jakiejś dacie, słownika kontrahentów lub towarów i usług – które z całą pewnością były dostępne bezpośrednio przed aktualizacją. Dodatkowo, w podfolderze Autobackup, który znajduje się w głównym katalogu programu, brakuje archiwów z ostatniego czasu i dlatego nie można przywrócić bazy danych narzędziem Archiwizacja lokalna.
Jestem przedsiębiorcą zarejestrowanym w innym niż Polska kraju UE, ale nie posiadam VAT ID, lecz inny numer identyfikacyjny przewidziany prawem tego kraju – czy mogę używać Prostych Faktur?
Wprowadzam do programu nowy klucz aktywacyjny i jest on akceptowany przez program, jednak po ponownym jego uruchomieniu nadal wczytywany jest stary klucz.
Podczas próby uruchomienia programu pojawia się komunikat, że nie można załadować biblioteki imagelib.dll, w efekcie czego program kończy pracę.
Czy na wydruku faktury można doprecyzować zwyczajową formułę "data sprzedaży" tak, aby zamiast niej drukowała się np. "data dostawy towaru" lub "data wykonania usługi"?
Nastąpiła utrata bazy danych programu, tj. brak jest danych dokumentów, klientów i produktów - czy mogę je odzyskać?
Czy jeśli korzystałem dotąd z programu Proste Faktury, mogę przejść na program DuoKomp Sprzedaż i Magazyn zachowując wszystkie dane?
Przy próbie wydruku kilku dokumentów na raz pojawia się problem tego rodzaju, że drukują się np. dwie pierwsze, ale kolejne już nie. Konieczne jest zwykle ponowne uruchomienie programu.
W jakim zakresie Proste Faktury wspierają Jednolity Plik Kontrolny (JPK)?
Zdarzyło się, że dane programu "zniknęły". Co może być przyczyną?
Jeśli zainstalowano nowszą wersję programu poprzez aktualizację jego wcześniejszej kopii na dysku, to czy jest możliwy powrót do korzystania ze starszej wersji?
Jak można dodać kod kraju (np. PL) do numeru identyfikacji podatkowej wystawcy faktury?

1. Dlaczego wyniki obliczeń kwot na fakturze są czasami nieco inne w zależności od tego czy ceną bazową jest cena netto czy brutto?

Z punktu widzenia obliczania kwot na fakturze istnieją 3 sposoby wystawiania tych dokumentów: od cen netto, od cen brutto oraz metoda mieszana. Od wersji 1.9.1 program umożliwia wybór jednej z tych 3 metod (poprzednio stosowana była najbardziej uniwersalna metoda mieszana). Zalecamy stosować się do następujących wskazówek:

Faktura netto. Ta metoda zalecana jest jeśli rozliczenia z kontrahentami dokonywane są głównie na podstawie cen netto. Podstawa prawna: art. 106e ust. 1 ustawy*.
Faktura brutto. Ta metoda zalecana jest jeśli rozliczenia z kontrahentami dokonywane są głównie na podstawie cen brutto, a w szczególności jeśli sprzedaż jest dodatkowo rejestrowana przy pomocy kasy fiskalnej, gdyż korzysta ona właśnie z tej metody obliczeń. Podstawa prawna: art. 106e ust. 8 ustawy*.
Faktura mieszana. Ta metoda zalecana jest jeśli faktury zawierają jednocześnie pozycje liczone od cen netto i brutto. Choć jest to w istocie odmiana faktury netto, to jednak dla każdego wiersza liczony jest pełen zestaw wartości - netto, VAT oraz brutto. Dlatego końcowe wartości faktury stanowią sumę poszczególnych wierszy. Ta metoda jest również zalecana w przypadku wystawiania faktur przez podatników VAT zarejestrowanych w innych niż Polska krajach UE. Podstawa prawna: art. 106e ust. 10 ustawy*

*) Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

2. Dlaczego zdarza się, że dla tej samej transakcji kwoty drukowane na paragonie fiskalnym są różne od tych na fakturze?

Istnieją 3 sposoby obliczania kwot na fakturze (patrz pkt powyżej), natomiast kasy fiskalne zawsze liczą wartości wg metody brutto. Jeśli więc zgodność kwot pomiędzy fakturą a paragonem ma dla użytkownika kluczowe znaczenie, wszystkie faktury do których drukowane są paragony należy wystawiać wg metody brutto.

3. Gdzie mogę znaleźć opis zasad wystawiania faktur i rachunków?

Należy sięgnąć do odpowiednich aktów prawnych. W szczególności:

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur,
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.

Treść ustaw i rozporządzeń można znaleźć m.in. tutaj: http://isip.sejm.gov.pl/prawo/index.html

4. Jak zapisać fakturę lub rachunek do PDF?

Poczynając od wersji 1.9 program Proste Faktury ma wbudowaną funkcję zapisu dokumentów i raportów do PDF. Jeśli użytkownik posiada starszą wersję, należy dokonać aktualizacji. Jeśli mimo wszystko aktualizacja nie jest możliwa lub z jakiś względów wbudowana w program opcja zapisu do PDF okaże się niedostępna, można skorzystać z tzw. drukarki PDF. Jest to odrębny program, który w systemie operacyjnym uwidacznia się jako zwykła drukarka, jednak treść "wydruku" zapisywana jest do wskazanego przez użytkownika pliku PDF. Tego rodzaju programów jest wiele m.in: PDF995, PdfCreator, DoPDF. Warto zauważyć, że w ten sposób można "wydrukować" dowolny dokument z dowolnego programu.

5. Jak wysłać fakturę lub rachunek e-mailem?

Poczynając od wersji 1.9 program Proste Faktury ma wbudowaną wysyłania dokumentów e-mailem. Wymaga to jedynie skonfigurowania parametrów poczty w programie, który w tym wypadku działa w charakterze klienta e-mail. Parametry poczty udostępniane są zawsze przez dostawcę tej usługi.

Jeśli użytkownik posiada starszą wersję programu, należy dokonać aktualizacji. Jeśli mimo wszystko aktualizacja nie jest możliwa lub z jakiś względów wbudowana w program opcja wysyłania dokumentów e-mailem okaże się niedostępna, należy tę czynność wykonać ręcznie. Dokumenty można bowiem zapisać do PDF (patrz porada 4), a następnie wysłać w załączniku e-mailem jak każdy inny plik.

6. Czy Proste Faktury są kompatybilne z Windows 10?

Tak, przynajmniej najnowsze wersje programu są kompatybilne z Windows 10.

7. Czy mogę przenieść program z jednego komputera na inny zachowując wszystkie dane i ustawienia?

Tak, jest to możliwe. W każdym wypadku należy zacząć tę operację od zainstalowania nowej kopii programu na docelowym komputerze, a następnie wprowadzenia tam klucza aktywacyjnego. Dalsze postępowanie przybiera postać 2 typowych wariantów:

Jeśli przeniesienie danych (i/lub ustawień) to jednorazowa konieczność, zaleca się skorzystanie z wbudowanego w program narzędzia Archwiwizacja lokalna.... Pozwala ono na zapisanie na wcześniej używanym komputerze pliku zawierającego archiwum bazy danych (w najnowszych wersjach programu również ustawień), który należy skopiować na komputer docelowy (np. przy pomocy pendriva lub wysyłając e-mailem). Tam, przy pomocy tego samego narzędzia, można odtworzyć z pliku bazę danych. Więcej inormacji na ten temat znajduje się w dokumentacji programu w rozdziale "Archiwizacja danych na lokalnym komputerze".

Jeśli przenoszenie danych (i/lub ustawień) ma miejsce często, rekomendowane jest korzystanie z narzędzia Zdalny magazyn danych, który jest najwygodniejszym i najszybszym sposobem przenoszenia danych i ustawień pomiędzy stanowiskami pracy.

Teoretycznie możliwe jest również przeniesienie programu poprzez proste skopiowanie całego jego folderu na inny komputer, gdyż przynajmniej w teorii folder ten powinien w większości wypadków zawierać całość programu oraz jego danych i ustawień. Nie jest to jednak rozwiązanie zalecane, gdyż przy współczesnych systemach operacyjnych Windows powoduje często mniejsze lub większe problemy, łącznie z możliwością utraty danych. Należy więc traktować to jako rozwiązanie absolutnie wyjątkowe, gdy nie ma innej możliwości; powinni stosować je wyłącznie użytkownicy biegli w obsłudze komputera lub profesjonalni informatycy po uprzednim zasięgnięciu informacji u naszego konsultanta do spraw technicznych.

8. Czy mogę zainstalować program na wymiennym nośniku danych, np. pendrivie, i uruchamiać go z tego nośnika na różnych komputerach?

Tak, pod warunkiem że do kopii programu zainstalowanej na nośniku wymiennym zostanie wpisany klucz aktywacyjny.

Począwszy od wersji 1.9.3 rekomendowaną do rozważenia alternatywą dla przenoszenia programu na pendrivie jest narzędzie Zdalny magazyn danych. Rowiązanie to zapewnia większe bezpieczeństwo danych (nie ma ryzyka utraty lub uszkodzenia pendriva) i niesie za sobą mniejsze ryzyko wystąpienia problemów technicznych, choć wymaga zainstalowania programu na każdym stanowisku pracy.

9. Czy mogę używając programu na jednym komputerze obsługiwać jednocześnie wiele firm?

Tak, pod warunkiem, że program zarejestrowano na każdy z tych podmiotów podmiotów (tzn. wykupiono odpowiednią ilość kluczy aktywacyjnych, każdy dla odpowiedniego NIP-u/VAT ID). Dostępne są w tym zakresie 2 opcje:

Wariant 1 - uproszczony, działa dla wszystkich wersji programu:

Dla każdego NIP/VATID należy zainstalować osobną kopię programu w odrębnym katalogu na dysku, wg reguły jedna kopia = jedna firma. W każdej kopii należy wprowadzić jeden z kluczy aktywacyjnych. Ponieważ dane i ustawienia zarejestrowanego programu są przechowywane w całości w jego katalogu, poszczególne kopie nie będą wchodziły ze sobą w konflikt. W razie potrzeby należy ewentualnie utworzyć ręcznie skróty (np. na pulpicie) do każdej z kopii.

Wariant 2 - zaawansowany, dostępny od wersji 2.1 programu:

Należy pozostać przy instalacji tylko jednej kopii programu i włączyć w niej tryb obsługi wielu firm. Zasady jego działania opisane są w dokumentacji w rozdziale Obsługa jednej lub wielu firm.

Patrz również pkt 14.

10. Czy Proste Faktury mogą działać jako aplikacja wielostanowiskowa w sieci lokalnej?

Nie. Proste Faktury z założenia są aplikacją jednostanowiskową. Jeśli zachodzi potrzeba jednoczesnej pracy wielu użytkowników na tej samej bazie danych w sieci lokalnej lub w ramach VPN, należy dokonać migracji do programu DuoKomp Sprzedaż i Magazyn. Jest on pełnowartościowym systemem sieciowym.

Jeśli zachodzi jedynie potrzeba wykonywania czynności zamiennie (ale nie jednocześnie) na różnych komputerach i nie ma potrzeby zarządzania użytkownikami, należy skorzystać z narzędzia Zdalny magazyn danych, który pozwala na błyskawiczne i bardzo wygodne przenoszenie bazy danych pomiędzy stanowiskami pracy.

11. Czy wasz program do wystawiania faktur umożliwia dodanie obsługi dodatkowych języków, w których wystawiam dokumenty kontrahentom zagranicznym?

Tak. Program zawiera zarówno wbudowane tłumaczenia faktur i rachunków na język angielski i niemiecki, jak również umożliwia użytkownikom dodanie własnych tłumaczeń.

Przed dokonaniem jakichkolwiek zmian w prosimy o zapoznaniem się z rozdziałem dokumentacji programu poświęconemu tłumaczeniu dokumentów. Po jego lekturze i postępując wg poniższych kroków użytkownik łatwo przetłumaczy faktury i rachunki na dowolny język świata:

otwórz ustawienia programu,
na karcie Lokalizacja kliknij przycisk Edytor tłumaczeń,
przejdź na kartę zatytułowaną Użytkownika 1 (dla pierwszego tłumaczenia, dla kolejnych należy wybrać Użytkownika 2 lub Użytkownika 3),
dokonaj stosownych zmian w tłumaczeniu wybranych dokumentów wg wskazówek z dokumentacji,
po przetłumaczeniu kliknij przycisk Zapisz zmiany, a następnie Zamknij,
aby dokonać trwałego wyboru języka dla każdej nowej faktury/rachunku należy przestawić domyślny język wydruku dokumentów na "użytkownika 1 (2, 3)" na karcie Lokalizacja ustawień programu; dla pojedynczych faktur/rachunków zmiany tej można dokonać w ich formularzach po kliknięciu przycisku Zaawansowane,
na zakończenie należy kliknąć OK w oknie Ustawienia.

Należy także nadmienić, iż wspomniana procedura dotyczy nie tylko tłumaczenia na nowe języki ale umożliwia lepsze dopasowanie wbudowanych już tłumaczeń faktur i rachunków. W takim przypadku przed dokonaniem zmian należy przyciskiem Skopiuj z w edytorze tłumaczeń przenieść wybrane tłumaczenie wbudowane do któregoś z tłumaczeń użytkownika.

12. Czy za pomocą Prostych Faktur można kontrolować przychodzące płatności za wystawione w programie faktury/rachunki?

Tak. Program od wersji 1.9.1 umożliwia przechowywanie informacji o płatnościach dokonywanych z tytułu faktur i rachunków, a od wersji 2.0 - także not odsetkowych. Wprowadzać można zarówno płatności całościowe jak i częściowe.

Najważniejsze funkcjonalności związane z kontrolą płatności z tytułu faktur, rachunków i not odsetkowych użytkownik znajdzie w miejscach wymienionych poniżej:

w ustawieniach programu, na karcie Wpłaty można włączyć lub wyłączyć kontrolę płatności dla nowo tworzonych dokumentów (domyślnie funkcja ta jest włączona), a także zdefiniować automatyczne oznaczanie ich jako opłacone w zależności od wybranego sposobu płatności,
na listach wystawionych faktur, rachunków i not odsetkowych oznaczyć można konkretny dokument jako całkowicie opłacony - stosowną opcję Oznacz jako opłacone użytkownik znajdzie w menu listy; ustawienie dokumentu jako opłaconego jest równoznaczne dodaniu wpłaty równej różnicy pomiędzy kwotą dokumentu a sumą dotychczasowych wpłat,
w formularzu faktury, rachunku lub noty odsetkowej po kliknięciu przycisku Płatności użytkownik ma możliwość wprowadzenia wpłat częściowych lub całościowych (w przypadku faktur i rachunków wraz z wydrukiem dokumentów KP, KW lub formularza przelewu na stosowną kwotę).

Na listach wystawionych faktur, rachunków i not odsetkowych istnieje możliwość wyświetlenia rozszerzonej informacji nt. płatności związanych z dokumentami, łącznie z dodatkowym wyróżnieniem nieopłaconych dokumentów po terminie płatności. Funkcje te można włączyć klikając przycisk Płatności... w oknach wystawionych faktur, rachunków i not odsetkowych.

13. Przy próbie wydrukowania dokumentu, wyświetlenia jego podglądu lub zapisania do PDF pojawia się krytyczny błąd z komunikatem Serwer RPC jest niedostępny lub podobnym.

Niektóre komponenty programu mogą wymagać dostępu do usługi RPC (Zdalne wywoływanie procedur), który w pewnych sytuacjach nie jest jednak możliwy. Na podstawie dotychczasowych analiz ustaliliśmy najbardziej typowe przyczyny tego problemu i zalecamy zastosowanie jednej z 2 poniższych procedur.

Rozwiązanie 1. Jeżeli w systemie operacyjnym jest zainstalowane oprogramowanie antywirusowe i zabezpieczające Comodo:

W zasobniku systemowym Windows (w prawej dolnej części ekranu) należy kliknąć ikonę pakietu Comodo prawym klawiszem myszy.
W menu jakie się pojawi należy wybrać Otwórz....
W oknie jakie się wyświetli należy wybrać opcję Defense+.
Pojawi się lista nierozpoznanych plików. Jeżeli wśród nich znajduje się plik pf.exe, a w kolumnie firma widnieje DuoKomp, jest to plik wykonywalny programu Proste Faktury.
Należy zaznaczyć powyższy plik, a następnie wybrać opcję Przenieś do zaufanych plików.

Problem został zgłoszony twórcom pakietu Comodo i aktualnie oczekujemy na jego trwałe rozwiązania poprzez dodanie programu Proste Faktury do listy zaufanych aplikacji.

Rozwiązanie 2. W innych przypadkach:

Należy upewnić się, że usługa RPC (Zdalne wywoływanie procedur) jest włączona:

Uruchamiamy Panel Sterowania systemu Windows.
Wybieramy aplet Narzędzia Administracyjne (w Windows Vista i 7 należy najpierw włączyć widok ikon, gdyż w widoku kategorii ta opcja nie jest widoczna).
Klikamy dwa razy w pozycję Usługi.
Na liście jaka się pojawi szukamy usługi Bufor wydruku.
Zaznaczamy tę usługę na liście, klikamy prawym klawiszem myszy i wybieramy Właściwości.
Na karcie ustawień usługi powinna być wybrana opcja Typ uruchomienia: Automatyczny. Jeśli tak nie jest, należy to zmienić. Konieczny wówczas będzie restart komputera.

14. Korzystałem z programu w taki sposób, że obsługiwałem kilka firm za pomocą odrębnych instalacji (kopii) dla każdej z nich. Skoro od wersji 2.1 mogę obsługiwać wiele firm w jednej kopii programu, jak mogę dokonać transferu danych z poprzednio stosowanego rozwiązania?

Należy zastosować procedurę opisaną poniżej. Prosimy o uważne przeczytanie wszystkich punktów przed przystąpieniem do działania, a w razie wątpliwości należy poprosić o pomoc bardziej doświadczoną osobę lub informatyka. Zwracamy również uwagę, że opisaliśmy tutaj procedurę migracji w jej najprostszej wersji i przedstawiamy ją bez wnikania w szczegóły techniczne, natomiast niekoniecznie jest ona do końca poprawna z punktu widzenia funkcjonalności i logiki programu. Chcemy jednak, aby z migracją między trybami obsługi firm mogli poradzić sobie również mniej zaawansowani użytkownicy.

Należy odnaleźć wszystkie dotychczas używane kopie programu, aby można było uruchomić każdą z nich w taki sposób, w jaki robiło się to do tej pory. W typowym przypadku wystarczy odnaleźć skróty do poszczególnych kopii, chyba że były one uruchamiane w inny sposób.
Należy uruchamiać wszystkie kolejne dotychczas używane kopie programu. Jeśli korzystali z nich dotąd różni użytkownicy systemu Windows, należy dopilnować, aby były uruchamiane przez tych samych użytkowników co zazwyczaj. To dosyć ważne, więc w razie potrzeby przed uruchomieniem kolejnej kopii należy przelogować użytkownika Windows. Każdą kopię należy następnie przełączyć w tryb wielu firm (menu Narzędzia|Firmy: pojawi się wówczas odpowiednie okno z przyciskiem służącym do przełączenia trybów). Jako sposób przełączenia należy koniecznie wybrać utworzenie nowej firmy z automatycznym importem danych z dotychczasowej jednej firmy! W ten sposób, z każdym kolejnym przełączeniem, do wspólnego magazynu danych będą dodawane firmy z poszczególnych używanych dotąd kopii programu. Fakt, że w trybie wielu firm istnieje jeden wspólny dla całego komputera magazyn danych i ustawień programu jest istotną różnicą w porównaniu z trybem jednej firmy, gdzie każda kopia programu utrzymuje własną bazę danych i ustawień niedostępną dla innych kopii. Dzięki temu opisana tutaj procedura może też w ogóle zadziałać.
Po dokonaniu przełączenia trybów i przeniesieniu danych i ustawień w każdej używanej dotąd kopii programu, należy wybrać jedną, z której użytkownik będzie teraz korzystał. Pozostałe kopie nie będą już potrzebne, chociaż formalnie rzecz biorąc każda z nich będzie miała dostęp do wspólnego magazynu danych, więc ewentualne uruchomienie innej niż raz ustalona kopia nie powinno spowodować szkody.

15. Po aktualizacji programu pod Windows Vista lub 7, w szczególności z wersji wcześniejszych niż 1.9, brakuje części danych - np. faktur wystawionych przed lub po jakiejś dacie, słownika kontrahentów lub towarów i usług – które z całą pewnością były dostępne bezpośrednio przed aktualizacją. Dodatkowo, w podfolderze Autobackup, który znajduje się w głównym katalogu programu, brakuje archiwów z ostatniego czasu i dlatego nie można przywrócić bazy danych narzędziem Archiwizacja lokalna.

Bardzo ważne jest ustalenie czy nowa wersja programu na pewno została zainstalowana dokładnie w tym samym miejscu na dysku co jej poprzednik. Przejdź do kolejnego kroku dopiero, gdy masz całkowitą pewność w tej kwestii. Więcej informacji dotyczących aktualizacji w prawidłowym katalogu dostępnych jest tutaj. Może się też zdarzyć, że jednak w katalogu programu znajduje się podkatalog Autobackup zawierający automatyczne kopie zapasowe z ostatnich dni lub tygodni – wówczas przejdź od razu do kroków 6 i 7. Jeśli jednak zamieszczona tutaj instrukcja nie pozwoli przywrócić danych, MUSISZ skorzystać z pomocy doświadczonego użytkownika lub zawodowego informatyka.
Najbardziej prawdopodobną przyczyną problemu jest to, że system Windows przeniósł automatycznie niektóre pliki programu do katalogu Virtual Store. Tam też znajdują się ostatnie automatyczne kopie zapasowe bazy danych tworzone w chwili zamknięcia programu – można je odzyskać przy pomocy narzędzia Archiwizacja lokalna bliżej opisanego tutaj. W tym celu trzeba jednak odnaleźć katalog Virtual Store wg instrukcji poniżej.
Ponieważ niektóre interesujące nas katalogi mogą być domyślnie ukryte, należy usunąć tę przeszkodę:

Uruchom Eksploratora plików systemu Windows: naciskając łącznie klawisze Windows+E albo poprzez menu Start->Komputer;
Wejdź w menu Organizuj->Opcje folderów i wyszukiwania;
Na karcie Widok zaznacz opcję Pokaż ukryte pliki, foldery i dyski;
Kliknij OK.

W programie Proste Faktury kliknij Narzędzia->Archiwizacja lokalna, po czym przejdź na kartę Odzyskiwanie.
Kliknij przycisk wyboru pliku i w oknie jakie się pojawi przejdź do folderu: C:\Użytkownicy\NAZWA_KONTA_UŻYTKOWNIKA\AppData\Local\VirtualStore\Program Files\Proste Faktury\Autobackup. Weź pod uwagę, że:

Jeśli system operacyjny jest zainstalowany na innym dysku niż C, należy udać się na ten dysk;
Katalog Użytkownicy może również nosić nazwę Users;
W miejscu NAZWA_KONTA_UŻYTKOWNIKA znajduje się katalog o nazwie zalogowanego użytkownika systemu Windows;
Katalog Program Files może się też nazywać Program Files (x86) lub mogą istnieć oba te katalogi.

Jeśli w/w podkatalog Autobackup istnieje, należy sprawdzić czy zawiera archiwa bazy danych z ostatnich dni. Jeśli tak, należy zaznaczyć plik utworzony koniecznie PRZED aktulizacją programu do nowej wersji. Przypominamy, że pliki automatycznej kopii zapasowej mają w swojej nazwie datę i godzinę jej utworzenia. Po zaznaczeniu pliku kliknij Otwórz.
Kliknij przycisk Start. Powinno to przywrócić bazę danych do stanu z wybranego dnia i godziny. Upewnij się co do tego przeglądając listy wystawionych dokumentów i słowniki w programie. W razie potrzeby można jeszcze raz przywrócić bazę danych wybierając inne archiwum. Pamiętaj, że więcej o narzędziu Archiwizacja lokalna możesz przeczytać tutaj.

16. Jestem przedsiębiorcą zarejestrowanym w innym niż Polska kraju UE, ale nie posiadam VAT ID, lecz inny numer identyfikacyjny przewidziany prawem tego kraju – czy mogę używać Prostych Faktur?

Jeżeli użytkownik z innego kraju członkowskiego niż Polska posiada inny numer identyfikacyjny przedsiębiorcy aniżeli VAT ID, może używać Prostych Faktur, gdyż w kluczu aktywacyjnym może być zakodowana dowolna sekwencja znaków. W praktyce potrzebna będzie wówczas zmiana w ustawieniach programu w zakresie tłumaczeń dokumentów, gdyż ich standardowe wersje zakładają, że numer identyfikacyjny nazywa się NIP lub VAT ID. Dlatego przed lub po otrzymaniu klucza aktywacyjnego z zakodowanym numerem identyfikacyjnym należy wykonać następujące kroki:

Wejść w ustawienia programu (menu główne -> Narzędzia -> Ustawienia) i wybrać kartę Lokalizacja;
Kliknąć przycisk Edytor tłumaczeń i przejść na zakładkę Użytkownika 1 (lub ew. Użytkownika 2 lub Użytkownika 3);
W lewym dolnym rogu okna Edytora tłumaczeń należy wybrać z listy rozwijanej jedno ze standardowych tłumaczeń wbudowanych w program (polski, angielski lub niemiecki), na podstawie którego ma zostać przygotowane tłumaczenie użytkownika, po czym kliknąć przycisk Kopiuj z;
Na liście składników dokumentów podlegających tłumaczeniu należy odszukać pole "DrawerVatID" i wyedytować jego zawartość; domyślnie w polskim tłumaczeniu jest to "NIP: %s" (w innych językach inaczej) - można to zmienić pamiętając jednak, aby ciąg znaków zawierał znaki "%s", w miejsce których program wstawi numer identyfikacyjny; jeśli tych znaków nie będzie, program zignoruje wprowadzone zmiany;
Nacisnąć przycisk Zapisz w prawym dolnym rogu okna Edytora;
Zaleca się dodatkowo, aby w oknie Ustawienia na tej samej karcie Lokalizacja jako domyślny język wydruku wybrać "Użytkownika 1" (lub "Użytkownika 2" lub "Użytkownika 3" jeśli edytowano któryś z nich); dzięki temu każda nowa faktura lub rachunek będzie miała automatycznie przypisane tłumaczenie użytkownika i nie trzeba będzie go zmieniać dla poszczególnych dokumentów.
Na koniec należy zatwierdzić zmiany w ustawieniach klikając przycisk OK;

17. Wprowadzam do programu nowy klucz aktywacyjny i jest on akceptowany przez program, jednak po ponownym jego uruchomieniu nadal wczytywany jest stary klucz.

Aby rozwiązać opisany problem, należy dokonać bezpośredniej edycji pliku user.key, który znajduje się w katalogu programu i zawiera jego klucz aktywacyjny. Należy ten plik otworzyć i zastąpić jego dotychczasową treść nowym kluczem aktywacyjnym. W tym celu należy wykonać następujące kroki:

Zamknąć program Proste Faktury (jeśli jest uruchomiony);
Odnaleźć katalog programu na dysku komputera; zazwyczaj jest to c:\Program Files\Proste Faktury lub c:\Program Files (x86)\Proste Faktury, chyba że podczas instalacji programu wybrano inną lokalizację;
Odnaleźć w katalogu programu plik user.key; jeżeli nie są wyświetlane nazwy plików, będzie on widoczny jako po prostu user; nie należy przy tym pomylić pliku klucza z plikami user1.lng, user2.lng i user3.lng, gdyż mają one zupełnie inne przeznaczenie;
Kliknąć plik user.key prawym przyciskiem myszy i wyświetlić menu Otwórz za pomocą; zasadniczo plik należy otworzyć do edycji w programie Notatnik, więc jeśli znajduje się on na liście w menu Otwórz za pomocą, należy po prostu kliknąć tę pozycję; w przeciwnym razie należy skorzystać z opcji Wybierz program domyślny; można również bezpośrednio uruchomić Notatnik jak każdy inny program i otworzyć w nim plik klucza aktywacyjnego korzystając z opcji menu Plik;
Po otwarciu pliku user.key w Notatniku, należy najpierw usunąć wszelką zawartość jaka się w nim znajduje, a następnie wkleić nowy klucz aktywacyjny i zapisać zmiany (menu Plik -> Zapisz).

18. Podczas próby uruchomienia programu pojawia się komunikat, że nie można załadować biblioteki imagelib.dll, w efekcie czego program kończy pracę.

Problem ten występuje czasami w sytuacji, gdy w systemie operacyjnym zainstalowane jest oprogramowanie antywirusowe Bitdefender. Pozwala ono jednak wyłączyć z ochrony pliki i foldery. W tym celu należy:

Udać się do menu Ustawienia -> Antywirus -> Wyłączenia;
Upewnić się, że Wykluczenia dla plików są włączone (służy do tego odpowiedni przycisk);
Kliknąć link Wykluczone pliki i foldery; w oknie jakie się wówczas pojawi znajduje się m.in. przycisk Dodaj, który pozwoli utworzyć wykluczenie dla folderu Prostych Faktur.

Domyślnie Proste Faktury instalowane są w folderze c:\Program Files\Proste Faktury, jednak jeśli zachodzi potrzeba upewnienia się co do rzeczywistej lokalizacji kopii programu Proste Faktury, odpowiednia procedura została opisana w informacjach n.t. aktualizowania aplikacji do nowej wersji.

19. Czy na wydruku faktury można doprecyzować zwyczajową formułę "data sprzedaży" tak, aby zamiast niej drukowała się np. "data dostawy towaru" lub "data wykonania usługi"?

Jest to możliwe poprzez zmodyfikowanie wybranego tłumaczenia dokumentów. Narzędzie tłumaczenia dokumentów pozwala bowiem zmienić praktycznie każdą treść na fakturze. Należy w tym celu zastosować się do instrukcji z punktu 16 - opisuje on wprawdzie edycję innego pola (wartości) aniżeli "data sprzedaży", jednak procedura edycji jest taka sama dla wszystich pól faktury. W tym przypadku należy stosownie do swoich potrzeb zmienić wartość TransactionDate w sekcji INVOICE, a ewentualnie także ReTransactionDate w sekcjach CRTINVOICE i CRTNOTE.

20. Nastąpiła utrata bazy danych programu, tj. brak jest danych dokumentów, klientów i produktów - czy mogę je odzyskać?

Możliwość odzyskania danych zależy m.in. od przyczyn ich utraty. Jeżeli komputer został np. skradziony lub z innych powodów nie ma do niego dostępu, wówczas odzyskanie danych będzie możliwe jeśli wcześniej korzystano z narzędzia Zdalny magazyn danych lub wykonywano kopię zapasową danych samodzielnie. Z kolei w przypadku np. uszkodzenia twardego dysku lub zniszczenia całego komputera również należy skorzystać z tych metod, aczkolwiek jeśli w żaden sposób nie wykonywano kopii zapasowej danych to jedyną szansą ich odzyskania są specjalistyczne usługi odzyskiwania danych z uszkodzonych nośników.

W przypadku jeśli utrata danych nie została jednak spowodowana zaginięciem lub uszkodzeniem sprzętu, a np. tylko awarią systemu operacyjnego, zwykle ich odzyskanie możliwe jest przy pomocy narzędzi oferowanych przez sam program. Zgodnie z opisem jaki można znaleźć w dokumentacji w rozdziale Archiwizacja danych i ustawień na lokalnym komputerze program domyślnie zapisuje bowiem dodatkową kopię bazy danych przy każdym swoim zamknięciu. Aby odzyskać z niej bazę danych należy podjąć następujące kroki:

W menu programu wybrać Narzędzia -> Archiwizacja lokalna;
W oknie które się pojawi przejść na kartę Odzyskiwanie;
Obok pola Plik źródłowy kliknąć przycisk przeglądania katalogów;
W oknie dialogowym jakie się pojawi będzie już zazwyczaj wybrany katalog programu - jeśli nie, należy do niego przejść;
W katalogu programu powinien znajdować się podkatalog Autobackup - należy w niego wejść;
Podkatalog Autobackup zawiera pliki kopii danych, które w nazwie zawierają datę i godzinę ich utworzenia; należy wybrać możliwie najnowszy plik z taką datą i godziną, o której wiadomo, że powinny być jeszcze wtedy wszystkie dane; warto pamiętać, że ostatnie kopie danych mogą być już jednak puste, gdyż mogły zostać utworzone już po awarii - pewną wskazówką jest w tej kwestii rozmiar pliku, który po awarii będzie względnie mały (kilkanaście kilobajtów) w porównaniu z plikami sprzed niej;
Po zaznaczeniu właściwego pliku należy kliknąć przycisk Otwórz; nazwa i ścieżka do tego pliku pojawią się we wspomnianym już polu Plik źródłowy na karcie Odzyskiwanie;
Na tej samej karcie należy kliknąć przycisk Start, co zapoczątkuje procedurę przywracania danych;
Należy sprawdzić czy do bazy danych wróciły dane dokumentów, klientów i produktów; jeśli nie, należy wrócić do kroku nr 6 wybierając wcześniejszy plik; warto też jednak pamiętać, że czasami nie uda się odzyskać danych z ostatniej sesji programu sprzed awarii, gdyż mogła ona skutkować niemożliwością utworzenia dodatkowej kopii danych w podkatalogu Autobackup.

21. Czy jeśli korzystałem dotąd z programu Proste Faktury, mogę przejść na program DuoKomp Sprzedaż i Magazyn zachowując wszystkie dane?

Tak, jest możliwa płynna migracja z programu Proste Faktury do programu DuoKomp Sprzedaż i Magazyn. Więcej informacji na ten temat i "mapę drogową" tej procedury można znaleźć w dziale Migracja.

22. Przy próbie wydruku kilku dokumentów na raz pojawia się problem tego rodzaju, że drukują się np. dwie pierwsze, ale kolejne już nie. Konieczne jest zwykle ponowne uruchomienie programu.

Problem pojawił się w sierpniu 2016 wraz z publikacją aktualizacji systemu Windows opisanymi w biuletynie MS16-098: Security update for Windows kernel-mode drivers: August 9, 2016. Konkretnie problem zdają się powodować dwie łaty: KB3177725 i KB3176493, dotyczy on systemów Windows Vista, 7, 8, 8.1 i 10 oraz, najczęściej, laserowych drukarek HP i Samsung. Wymienione problemy z drukowaniem wymienione są w powyższym biuletynie wprost w sekcji "Known issues". Obecnie najskuteczniejszym, choć prawdopodobnie tymczasowym sposobem rozwiązania problemu jest odistalowanie problematycznych aktualizacji. Wydaje się przy tym, że firma Microsoft będzie chciała rozwiązać problem publikując dodatkowe aktualizacje: https://support.microsoft.com/en-us/kb/3187022.

Aby usunąć problematyczne aktualizacje o sygnaturach KB3177725 i/lub KB3176493 należy wykonać następujące kroki:

Otworzyć Panel Sterowania. Zależnie od systemu operacyjnego należy wybrać odpowiednią pozycję w Menu Start, a w przypadku Windows 10 - kliknąć symbol lupy obok Menu Start i wpisać w pasku wyszukiwania "Panel sterowania"; powinien się on pojawić wśród wyników wyszukiwania w oknie powyżej paska, wówczas klikamy tę pozycję.
W oknie Panelu sterowania opcję Widok według ustawiamy na Małe ikony i odnajdujemy aplet Programy i funkcje, który uruchamiamy podwójnym kliknięciem.
Po lewej stronie u góry okna apletu Programy i funkcje klikamy Wyświetl zainstalowane aktualizacje.
Na liście zainstalowanych aktualizacji jaka się wyświetli, w sekcji Microsoft Windows, odnajdujemy i zaznaczamy problematyczną aktualizację. Klikamy Odinstaluj widoczny nad listą.

23. W jakim zakresie Proste Faktury wspierają Jednolity Plik Kontrolny (JPK)?

Program Proste Faktury poczynając od wersji 3.0 zapewnia wsparcie dla struktury JPK-FA zawierającej informację o wystawionych w zadanym okresie fakturach sprzedażowych. Taki JPK może być użyty zarówno w kontaktach z organami podatkowymi, jak również w celu wymiany danych z programem księgowym używanym n.p. przez zewnętrzne biuro rachunkowe prowadzące rozliczenia firmy. Nie należy natomiast mylić go z innymi typami struktur JPK, jak w szczególności JPK-VAT. Ta ostatnia generowana jest przez programy księgowe i zawiera dane zarówno o zakupach jak i sprzedaży w układzie zbliżonym do deklaracji VAT-7. Programem z naszej oferty, który pozwalana na generowanie JPK-VAT jest program DuoKomp Księga Podatkowa.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w dokumentacji programu w rozdziale Jednolity Plik Kontrolny.

24. Zdarzyło się, że dane programu "zniknęły". Co może być przyczyną?

W przypadku napotkania problemu tego rodzaju, że użytkownik nie może odznaleźć np. dokumentu (lub większej ich ilości), o którego wcześniejszym istnieniu jest przekonany, należy kierować się poniższymi wskazówkami:

Należy ustalić czy podczas zapisywania dokumetów i innych obiektów, zamykania programu lub jego uruchamiania pojawiają się komunikaty błędów. W szczególności błędów odczytu i zapisu plików, gdyż może to skutecznie uniemożliwić programowi zapisanie i odczytanie niektórych lub wszystkich danych. Tego rodzaju błędy nie pochodzą jednak zasadniczo z programu samego w sobie, a są jedynie przez niego przekazywane z systemu operacyjnego. Jeśli system operacyjny nie zgłasza błędów, program zakłada, że operacja się udała. Jeśli wystąpi błąd, program przekazuje go użytkownikowi, a operacja zwykle kończy się niepowodzeniem. Przekazany z systemu komunikat błędu może być bardzo pomocny w rozwiązaniu problemu.
Jeżeli program nie zgłaszał błędów odczytu i zapisu, należy w pierwszej koleności przyjrzeć się filtrom na listach dokumentów i innych obiektów. Pozwalają one na "przesiewanie" list wg takich kryteriów jak rodzaj i data wystawienia dokumentów, nazwa kontrahenta lub produktu, itp. Niektóre z nich są domyślnie wyłączone, a niektóre działają wg pewnych domyślnych ustawień. Może się też zdarzyć, że użytkownik przez nieuwagę włączył jakiś filtr, choć nie zamierzał, albo że przez przypadek wystawił dokument innego rodzaju niż zamierzony (np. fakturę proforma zamiast faktury VAT). Stąd, bardzo prawdopodobne jest, że poszukiwany został "ukryty" przez filtry, albo znajduje się na innej liście niż spodziewał się użytkownik.
W szczególności jeśli na jednej kopii programu pracuje więcej niż 1 użytkownik, nie należy nigdy z góry wykluczyć, że ktoś - niekoniecznie do końca świadomie - zwyczajnie usunął poszukiwany dokument lub inny obiekt.
Jeżeli nie występują komunikaty błędów, a poszukiwania wg pozostałych powyższych wskazówek nie przyniosły rezultatu, a w szczególności jeśli "zniknęły" wszystkie dane w ogóle, albo wszystkie wprowadzone w poprzedniej sesji programu (tj. pomiędzy jego ostatnim uruchomieniem i zamknięciem), należy wziąć pod uwagę błędy zapisu i odczytu nie zgłoszone przez system operacyjny. Takie sytuacje mogą wystąpić np. w związku z ustawieniami buforowania zapisu, zwłaszcza na nośnikach wymiennych (ale nie tylko). Wówczas system operacyjny często informuje program o sukcesie operacji zapisu zanim zostanie ona faktycznie dokonana na fizycznym nośniku. Przyspiesza to działanie programów i systemu, ale jeśli zdarzy się cokolwiek, co uniemożliwi faktyczne zakończenie operacji, program i użytkownik nie zostaną już o tym poinformowani. Problemy z zapisanem i odczytem bez komunikatów błędów mogą wiązać się też np. z nieprawidłową konfiguracją uprawnień do dysków, folderów i plików.

Doraźna procedura ratunkowa w przypadku fizycznej utraty danych opisana jest w pkt 20. W perspektywie długofalowej warto natomiast przestrzegać kilku poniższych zasad, aby zminimalizować tego rodzaju ryzyko:

Program powinien być zawsze zamykany samodzielnie przez użytkownika przed rozpoczęciem wyłączania komputera, aby było dość czasu na zapisanie wszystkich danych. Zamykanie programu razem z systemem zwiększa ryzyko, że operacje zapisu nie zostaną faktycznie dokończone. Z tych samych powodów należy unikać celowego lub przypadkowego odcięcia zasilania komputera stacjonarnego w czasie pracy programu lub bezpośrednio po jej zakończeniu.
Jeżeli program uruchamiany jest z nośnika wymiennego (pendrive, zewnętrzny dysk twardy) zaleca się, aby po zamknięciu programu skorzystać z opcji bezpiecznego usuwania nośnika. Ewentualne odłączenie nośnika z pominięciem bezpiecznego usuwania rodzi duże ryzyko utraty lub uszkodzenia danych i dotyczy to nie tylko danych programu, ale w ogóle zawartości nośnika.
W szczególności jeżeli program uruchamiany jest z nośnika wymiennego, należy kontrolować czy jest na nim cały czas wolne miejsce. Należy pamiętać, że program oprócz głównych plików danych i ustawień zapisuje też domyślnie każdą ostatnią kopię danych przy swoim zamknięciu. Pomaga to odzyskać dane w przypadku ich utraty, ale stopniowo zmniejsza ilość wolnego miejsca na nośniku.
Jeżeli zachodzi potrzeba przeniesienia kopii programu z jednego komputera na inny (albo na nośnik zewnętrzny), nigdy nie należy robić tego poprzez zwykłe skopiowanie folderów. Współczesne systemy operacyjne są wyczulone na konfigurację uprawnień do zasobów i taka operacja przeniesienia folderów może być w wielu wypadkach prostą drogą do problemów. Zamiast tego należy przeprowadzić zalecaną procedurę przeniesienia kopii programu.
W związku z pkt poprzednim, jeżeli mamy podejrzenia, że katalog i pliki obecnie używanej kopii programu mogą z tych czy innych powodów mieć nieprawidłowe konfiguracje dostępowe, można rozważyć instalację zupełnie nowej kopii w innym katalogu lub na innym komputerze. Należy wówczas przenieść dane i ustawienia wg wpomnianej wcześniej procedury.
Jeżeli pomimo zostosowania się do powyższych wskazówek problem "znikających" danych nadal występuje, warto rozważyć zmianę ustawień buforowania dla nośnika. W tym celu należy w Eksploratorze Windows, we właściwościach stacji dysków na której program zapisuje dane wybrać opcje wg następującej ścieżki postępowania (wymaga uprawnień administracyjnych): karta Sprzęt → wybrać fizyczne urządzenie z listy i kliknąć przycisk Właściwości → następnie przycisk Zmień ustawienia → karta Zasady → wyłączyć opcję Włącz buforowanie zapisu lub pozostawić ją włączoną, ale jednocześnie włączając opcję Wyłącz opróżnianie bufora zapisu.
W pewnych sytuacjach, jeśli program zainstalowany jest na dysku twardym na partycji systemowej, w szczególności w folderze Program Files, i pracuje w trybie jednej firmy, mogą pojawić się problemy takie jak opisano w pkt 15. Istnieje wówczas ryzyko, że jeśli korzystanie z programu odbywa się z poziomu kilku różnych kont użytkowników systemu Windows, to ze względu na uwarunkowania związane z uprawnieniami do zasobów, system założy dla poszczególnych użytkowników odrębne wirtualne magazyny, które będą de facto zawierały osobne kopie danych. Teoretycznie instalator programu zapobiega takim sytuacjom ustawiając plik danych jako dostępny bez ograniczeń dla każdego użytkownika. Jednak np. ręczna manipulacja plikami w katalogu programu może zaburzyć tak ustawione uprawnienia. Aby zapobiec tym problemom nie należy nigdy usuwać czy zmieniać uprawnień pliku danych w katalogu programu oraz zawsze stosować wspomnianą już zalecaną procedurę przeniesienia kopii programu, a także korzystać z programu zawsze z tego samego konta użytkownika w Windows. Jeśli jednak z jakichkolwiek względów spełnienie tych zaleceń nie jest możliwe, wskazane jest zainstalowanie programu poza partycją systemową. Problem nie dotyczy zasadniczo trybu wielu firm.

Należy pamiętać, że Proste Faktury to zasadniczo nieskomplikowany program, który nie oferuje zaawansowanych mechanizmów przechowywania i ochrony danych. Jeżeli więc ze względu na całokształt okoliczności bezpieczeństwo danych nabiera szczególnie dużego znaczenia, należy rozważyć migrację do programu DuoKomp Sprzedaż i Magazyn. Niezależnie od ogólnie znacznie szerszego zakresu funkcjonalności, oferuje on transakcyjną bazę danych oraz kontrolę dostępu do danych w oparciu o konta użytkowników i sesje, co drastycznie ogranicza możliwość wystąpienia opisanych wyżej problemów.

25. Jeśli zainstalowano nowszą wersję programu poprzez aktualizację kopii starszej wersji, to czy jest możliwy powrót do korzystania ze starszej wersji?

Jeżeli użytkownik nie jest pewien, że chciałby korzystać z nowszej wersji programu, powinien najpierw zainstalować ją na osobnym komputerze lub w osobnym katalogu na tym samym komputerze. Każdy instalator umożliwia wybranie katalogu docelowego, do którego trafi instalowana kopia programu. Możliwe będzie wówczas przetestowanie nowszej wersji programu i podjęcie świadomej decyzji co do aktualizacji.

Zasadniczo aktualizacja rozumiana jako zainstalowanie nowszej wersji programu w folderze zawierającym wersję starszą jest nieodwracalna co najmniej w zakresie zawartości bazy danych. Wiąże się to przede wszystkim z faktem, że nowsza wersja niemal zawsze zmienia strukturę bazy danych. Jakkolwiek poniżej opisana jest więc procedura pozwalająca przywrócić korzystanie ze starszej wersji programu, to należy pamiętać, że nie da się do niej przywrócić jakichkolwiek danych, które zostały dodane do bazy danych przy użyciu wersji nowszej. Poniższa procedura powinna zadziałać w typowych sytuacjach, aczkolwiek jak w przypadku każdej innej procedury ratunkowej specyficzna konfiguracja i działania po stronie użytkowników mogą sprawić, że w określonych przypadkach mimo wszystko nie pomoże.

Należy uzyskać instalator tej wersji programu, którą użytkownik chciałby przywrócić. Instalator może znajdować się w zasobach użytkownika lub można pobrać go z tej strony. Udostępniamy jednak na niej tylko wybrane archiwalne wersje programu. W każdym wypadku należy jednak zwrócić uwagę, aby nie była to wersja jeszcze starsza niż dotychczas używana, gdyż uniemożliwi to przywrócenie bazy danych.
Archiwalną wersję programu należy tym razem zainstalować bezwzględnie w innym katalogu lub na innym komputerze aniżeli dotychczasowa kopia programu. Nie zapewniamy żadnych dalszych procedur na wypadek zainstalowania starszej wersji programu w katalogu, w którym była już wersja nowsza.
Po zainstalowaniu i uruchomieniu starszej wersji należy aktywować ją w oknie Rejestracja kluczem aktywacyjnym pasującym do tej właśnie wersji. W razie potrzeby możemy przesłać taki klucz aktywacyjny ponownie na adres email zapisany w danych użytkownika.
Możliwość odzyskania danych i ustawień zależy od tego czy użytkownik posiada ich kopię. Zakładając, że wszystkie operacje wykonywane są już na ponownie zainstalowanej starszej wersji programu, istnieją następujące możliwości:

Użytkownik korzystał z narzędzia Zdalny magazyn danych przy pomocy starszej wersji programu i wysyłał z tej wersji dane i/lub ustawienia do zdalnego katalogu w wybranej usłudze. Należy wówczas pobrać ostatnie dane i/lub ustawienia wysłane ze starszej wersji programu. Ewentualne nowsze dane lub później zmienione ustawienia nie zostaną przywrócone.
Użytkownik posiada własne kopie danych i/lub ustawień, które wykonał samodzielnie przy pomocy narzędzia Archiwizacja lokalna w starszej wersji programu. W takiej sytuacji należy korzystając z tego samego narzędzia przywrócić dane i/lub ustawienia z ich najaktualniejszej posiadanej kopii. Ewentualne nowsze dane lub później zmienione ustawienia nie zostaną przywrócone.
Użytkownik ani nie korzystał z narzędzia Zdalny magazyn danych, ani nie posiada innych kopii danych i/lub ustawień. W takiej sytuacji przywrócenie danych możliwe jest wyłącznie z podkatalogu Autobackup w katalogu, który zawiera niechcianą nowszą wersję programu, korzystając z narzędzia Archiwizacja lokalna w wersji starszej. Należy w tym celu zastosować opowiednio kroki opisane w pkt 20 przywracając dane z ich ostatniej kopii wykonanej przez program przed niezamierzoną aktualizacją. W razie podejrzenia, że dane mogą znajdować się w wirtualnym magazynie, można odnaleźć go w sposób opisany w pkt 15. W tej sytuacji nie jest przewidziana procedura odzyskiwania ustawień, które należy wprowadzić do starszej wersji programu ponownie ręcznie.

Wybrane rzeczy, których nie należy pod żadnym pozorem robić:

Odinstalowywanie programu. W związku z niezamierzoną aktualizacją oraz powyższą procedurą ratunkową zapisane w systemie informacje deinstalacyjne mogą stać się nieprawidłowe. Ewentualna deinstalacja może więc zadziałać równie dobrze wobec nowszej jak i starszej kopii programu i trudno to z góry przewidzieć. Niezależnie od tego jakakolwiek deinstalacja sposwoduje zwykle usunięcie wszelkich danych z tej czy innej kopii programu, co zdecydowanie nie jest zalecane w sytuacji, gdy chce się te dane odzyskać.
Ponowne zainstalowanie starszej wersji programu w katalogu, w którym wcześniej zainstalowano już wersję nowszą. Jak już zaznaczyliśmy wyżej, nie oferujemy na tę okoliczność dalszych procedur ratunkowych, a więc nie będziemy w stanie nic więcej pomóc.

26. Jak można dodać kod kraju (np. PL) do numeru identyfikacji podatkowej wystawcy faktury?

To czy przed zakodowanym w kluczu aktywacyjnym numerem identyfikacji podatkowej drukuje się na fakturach również kod kraju zależy do rodzaju transakcji. Domyślnie kod kraju dodawany jest w przypadku transkacji wewnątrzwspólnotowych, natomiast nie jest dodawany w przypadku transakcji lokalnych (krajowych) oraz eksportowych (poza UE). Rodzaj transkacji można dla każdego indywidualnego dokumentu ustawić w oknie jakie pojawia się po kliknięciu przycisku Zaawansowane opcje i rozliczenia w formularzu edycyjnym faktury. Powinien on być w każdym wypadku zgodny z rzeczywistym charakterem transakcji, gdyż wybór w tym zakresie wpływa m.in. na dopuszczalne stawki VAT czy też na treść generowanych struktur JPK-FA. Natomiast domyślny rodzaj transkacji dla wszystkich nowo tworzonych faktur można wybrać w oknie Ustawienia na karcie Sprzedaż. Można również zmienić domyślne ustawienie odnośnie tego dla jakich rodzajów transakcji dodawany jest kod kraju - w oknie Ustawienia na karcie Lokalizacja w sekcji Numer identyfikacji podatkowej (VAT ID) wystawcy.

Zamawianie - F.A.Q.

Czy w celu złożenia zamówienia na program lub usługę muszę skorzystać z formularza zamówienia?
Jestem użytkownikiem, który wcześniej korzystał już z usług lub oprogramowania i chcę przedłużyć ich ważność lub je zaktualizować – czy aby złożyć zamówienie muszę się najpierw zalogować w panelu Moje konto?
Co się stanie, jeśli składając zamówienie na przedłużenie lub zaktualizowanie usług i oprogramowania nie będę zalogowany w panelu Moje konto?
Czym uzasadnione są ograniczenia w zakresie zmiany adresu email?
Czy formularz zamówienia ostrzeże mnie jeśli wprowadzę adres email inny niż zapisany w moich danych w panelu Moje konto?
Czy mogę uzyskać dostęp do moich kluczy aktywacyjnych inaczej niż poprzez wysłanie mi go emailem?
Jak mogę zmienić adres email, na który wysyłane są klucze aktywacyjne do programów?
Co jeśli nie dysponuję jakimikolwiek danymi i dostępami pozwalającymi zmienić adres email, na który wysyłane są klucze aktywacyjne do programów?
W jaki sposób należy rozliczać faktury za oprogramowanie zakupione na stronie www.twinpoints.pl?

1. Czy w celu złożenia zamówienia na program lub usługę muszę skorzystać z formularza zamówienia?

Tak, każdy program i usługa ma u nas dedykowany tylko jemu (jej) formularz zamówienia. Poza wyjątkowymi indywidualnie uzgodnionymi przypadkami, warunkiem przetworzenia przez nas zamówienia, w tym przyjęcia i rozliczenia płatności, jest złożenie zamówienia przez odpowiedni formularz.

2. Jestem użytkownikiem, który wcześniej korzystał już z usług lub oprogramowania i chcę przedłużyć ich ważność lub je zaktualizować – czy aby złożyć zamówienie muszę się najpierw zalogować w panelu Moje konto?

Nie, nie jest to konieczne w celu samego złożenia zamówienia i takie zamówienie zostanie przez nas przetworzone. Jednak wiąże się to z pewnymi opisanymi w dalszych punktach ograniczeniami.

3. Co się stanie, jeśli składając zamówienie na przedłużenie lub zaktualizowanie usług i oprogramowania nie będę zalogowany w panelu Moje konto?

Składając zamówienie bez zalogowania się w panelu Moje konto nie są możliwe w szczególności następujące rzeczy:

zmiana adresu email zapisanego w danych użytkownika; w formularzu zamówienia można co prawda wpisać dowolny adres i zostanie on przekazany do systemu płatności (osoba płacąca nie musi być użytkownikiem), ale nie zostanie trwale zapisany w naszej bazie danych jako adres użytkownika; w przypadku oprogramowania do którego w wyniku realizacji zamówienia wysyłamy klucz aktywacyjny oznacza to, że klucz zostanie wysłany na dotychczasowy adres (a nie ten podany w zamówieniu);
mogą nie zostać naliczone niektóre rabaty w promocjach, chociaż system w miarę szerszych możliwości stara się rozpoznać użytkownika po NIP-ie (VAT ID) i na tej podstawie naliczyć przynajmniej część ewentualnie przysługujących rabatów.

4. Czym uzasadnione są ograniczenia w zakresie zmiany adresu email?

Bezpieczeństwem. W mailach zawierających klucze aktywacyjne lub informacje o usługach mogą być też zawarte dane dostępowe do panelu Moje konto, a same klucze aktywacyjne również mogą być w systemie naszych usług wykorzystywane w mniejszym lub większym stopniu do identyfikacji użytkowników oraz autoryzacji dostępu do danych. W związku z tym osoba, która dysponuje dostępem do skrzynki email na które wysyłamy klucze aktywacyjne, może uzyskać dostęp do danych użytkowników lub ich klientów. Są to dane (w tym dane osobowe), które zarówno my jak i użytkownicy mamy prawny obowiązek chronić. Stąd, nie ma możliwości, aby zmiana adresu email na który wysyłamy klucze i towarzyszące im informacje była możliwa przez proste wpisanie dowolnego adresu przez kogokolwiek w formularzu zamówienia.

5. Czy formularz zamówienia ostrzeże mnie jeśli wprowadzę adres email inny niż zapisany w moich danych w panelu Moje konto?

Nie, ponieważ mogłoby to pozwolić osobie nieuprawnionej na ustalenie metodą prób i błędów jaki adres email jest zapisany w danych użytkownika.

6. Czy mogę uzyskać dostęp do moich kluczy aktywacyjnych inaczej niż poprzez wysłanie mi go emailem?

Tak, wszystkie klucze do wszystkich programów, jakie kiedykolwiek zostały wygenerowane dla danego użytkownika są dostępne po zalogowaniu w panelu Moje konto. Zachęcamy do korzystania z tego narzędzia, ponieważ jest całkowicie niezależne od bieżącej możliwości skontaktowania się z nami (np. w nocy, w weekendy i w święta).

7. Jak mogę zmienić adres email, na który wysyłane są klucze aktywacyjne do programów?

Istnieją następujące sposoby dokonania takiej zmiany:

w panelu Moje konto,
wysłanie prośbę o taką zmianę z dotychczasowego adresu email.

8. Co jeśli nie dysponuję jakimikolwiek danymi i dostępami pozwalającymi zmienić adres email, na który wysyłane są klucze aktywacyjne do programów?

Jeżeli nie ma możliwości zastosowania którejkolwiek ze standardowych procedur zmiany adresu email opisanych w poprzednim punkcie, a użytkownik nie ma dostępu do zapisanego w jego danych adresu email, co skutkuje niemożliwością otrzymania klucza aktywacyjnego, należy skorzystać z następującej procedury awaryjnej. Prosimy mianowicie sporządzić w takiej sytuacji tradycyjny papierowy dokument zawierający:

pełne dane firmy użytkownika, w tym w szczególności pełną nazwę, adres siedziby oraz NIP (VAT ID),
pieczątkę firmową (jeśli zawiera dane z pkt poprzedniego, to wystarczy sama pieczątka),
jednoznaczne oświadczenie w standardowym języku polskim lub angielskim, iż prosicie Państwo o zmianę adresu email użytkownika zapisanego w panelu Moje konto na stronie www.twinpoints.pl na inny podany w dokumencie,
własnoręczny podpis użytkownika lub osoby uprawnionej do jego reprezentowania (tj. składania w jego imieniu wiążących prawnie oświadczeń woli); w tym drugim przypadku z wyraźnym dopiskiem kim formalnie jest ta osoba wobec użytkownika (np. pełnomocnik, prokurent, członek zarządu, itp).

Taki dokument należy zeskanować lub sfotografować w jakości pozwalającej na jego bezproblemowe odczytanie i przesłać nam w formie załącznika na adres podany na stronie do kontaktu.

Uwaga! Ze względu na szczególne znaczenie dokonania zmiany adresu email, na który wysyłane są klucze aktywacyjne do programów, zastrzegamy sobie prawo arbitralnej odmowy dokonania zmiany jeśli pomimo dochowania tej procedury będziemy mieć nadal istotne wątpliwości co do tożsamości użytkownika. Przykładowo to, że podpisana pod dokumentem osoba faktycznie ma prawo reprezentować użytkownika musi dać się zweryfikować w publicznie dostępnych rejestrach lub poprzez dokumenty dostarczone przez nią samą.

9. W jaki sposób należy rozliczać faktury za oprogramowanie zakupione na stronie www.twinpoints.pl?

Nasza firma jest podatnikiem VAT zarejestrowanym w Holandii. Łatwo jednak zauważyć, że ze względu na specyfikę oprogramowania udostępnianego przez nas na stronie www.twinpoints.pl, jest ono przeznaczone głównie dla odbiorców zarejestrowanych i działających w Polsce. Aczkolwiek zwłaszcza oprogramowanie fakturujące jest użyteczne także dla wielu użytkowników zarejestrowanych w krajach innych niż zarówno Holandia jak i Polska.

Nie mniej jednak w przypadku większości transakcji sprzedawca i nabywca są podmiotami z dwóch różnych krajów UE. Możliwe są wówczas 2 warianty * w zakresie naliczenia i rozliczenia VAT:

Jeśli numer VAT nabywcy widoczny jest w VIES jako poprawny numer dla transakcji transgranicznych wewnątrz UE (popularnie "VAT UE"), sprzedawca nie nalicza VAT. Obowiązek podatkowy spoczywa na nabywcy, który sam oblicza VAT wg własnej stawki krajowej, wykazując go jednocześnie jako podatek należny z tytułu importu usług (pola 29 i 30 w aktualnej polskiej deklaracji VAT7) oraz jako podatek naliczony z tytułu nabyć (pola 42 i 43 w aktualnej polskiej deklaracji VAT7). Ponieważ kwoty te neutralizują się wówczas do 0, nie obciążają dodatkowo nabywcy. Jest to standardowa w UE procedura odwrotnego obciążenia we wspólnym systemie podatku od wartości dodanej, więc z całą pewnością wielu użytkowników, a tym bardziej ich księgowych już się z tym spotkała.
Jeśli numer VAT nabywcy nie spełnia powyższego warunku (brak "VAT UE"), sprzedawca nalicza VAT wg stawki obowiązującej w kraju jego rejestracji. Operacja ta jest dokonywana w ramach cennikowych kwot brutto i nie powiększa ich w żaden sposób. Nabywca nie rozlicza VAT z tytułu takiej transkacji, ale może np. rozliczyć całość zapłaconej kwoty w kosztach firmy w podatku dochodowym wg reguł obowiązujących w jego kraju.

*) Opisane w tym punkcie zasady rozliczania podatku od towarów i usług są najbardziej typowymi, stosowanymi w większości wypadków rozwiązaniami. Nie możemy jednak i nigdy nie udzielamy porad z zakresu prawa podatkowego, więc w razie jakichkolwiek wątpliwości co do indywidualnej sytuacji podatnika, należy zasięgnąć porady podmiotu zajmującego się zawodowo doradztwem w zakresie podatków.