DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.2.7.5.
Stanowiska robocze » Zakres merytoryczny » Magazyn »
DOKUMENTY MAGAZYNOWE

Program umożliwia wystawianie następujących rodzajów dokumentów magazynowych:

• wydanie zewnętrzne (WZ),
• korekta wydania zewnętrznego (WZK),
• przyjęcie zewnętrzne (PZ),
• korekta przyjęcia zewnętrznego (PZK).

Z technicznego punktu widzenia są one bardzo podobne do faktur i rachunków. Posiadają swoją własną listę dokumentów wystawionych zbliżoną do listy wystawionych dokumentów sprzedaży oraz specjalne formularze, również bardzo podobne do formularzy faktur i rachunków. Wszystkie te narzędzia pozwalają zbudować dokument zawierający wybrane przez użytkownika towary z magazynu, a w odpowiednim momencie go zatwierdzić, co skutkuje uaktualnieniem stanów magazynowych.

Dokumenty magazynowe w programie mogą występować:

• w pełni samodzielnie - w oderwaniu od zamówień, dostaw i dokumentów sprzedaży,
• w powiązaniu z dokumentami sprzedaży w taki sposób, że dokument magazynowy jest wystawiany na podstawie dokumentu typu fakturowego lub ma miejsce sytuacja odwrotna,
• w powiązaniu z zamówieniami, na podstawie których są wystawiane; wówczas ewentualnie równolegle z dokumentami sprzedaży,
• w powiązaniu z dostawami, na podstawie których są wystawiane.

Jak widać program umożliwia niemal dowolny sposób wykorzystania dokumentów magazynowych. Mogą one stanowić albo samodzielną podstawę aktualizacji stanów magazynowych, albo być pochodnym zmian dokonanych z poziomu zamówień, dostaw czy nawet dokumentów sprzedaży. Ze względów uporządkowania polityki magazynowej zaleca się jednak, aby operacji magazynowych dokonywać przede wszystkim w oparciu o dostawy i zamówienia. Niejako przy okazji takiej operacji może zostać wówczas wygenerowany odpowiedni potwierdzający ją dokument.

W celu wystawienia nowego dokumentu magazynowego niezwiązanego z innymi obiektami można w szczególności:

• kliknąć odpowiednią opcję w menu okna głównego (zrzut nr 1),
• kliknąć odpowiednią opcję w menu listy wystawionych dokumentów (zrzut nr 2).

Zatwierdzenie dokumentu magazynowego niezwiązanego z innymi obiektami powoduje w szczególności:

• aktualizację stanów magazynowych stosownie do wartości z dokumentu,
• uniemożliwi późniejsze dodawanie i usuwanie pozycji z dokumentu, jak również edycję pól nazwy i ilości w pozycjach dokumentu.

Wywołanie tej funkcji możliwe jest przy pomocy odpowiedniego przycisku w oknie edycji dokumentu. Dodatkowo, okno edycji dokumentu WZ zawiera również opcję sprawdzenia dostępności towarów w magazynie (zrzut nr 3). Funkcja ta jest wywoływana również automatycznie z chwilą podjęcia próby zatwierdzenia dokumentu (wydania lub przyjęcia).

Zatwierdzenie dokumentu WZ skutkuje odpowiednim zmniejszeniem stanu magazynowego, natomiast zatwierdzenie PZ – zwiększeniem. Jednakże dokumenty korygujące – WZK i PZK – pozwalają uaktualnić stany magazynowe w obie strony.

Program umożliwia wydrukowanie, zapisanie do PDF, a nawet wysłanie dokumentu magazynowego e-mailem – na ogólnych zasadach przewidzianych w tym zakresie dla wszystkich dokumentów w programie. W związku z tym w ustawieniach programu dostępne są również narzędzia Projektant WZ/WZK oraz Projektant PZ/PZK.