DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.3.5.
Stanowiska robocze » Narzędzia pomocnicze »
NUMERACJA DOKUMENTÓW

W programie numerowane są wszystkie dokumenty oprócz formularzy przelewów, a także zamówienia, dostawy oraz inwentaryzacje. Numeracja jest obowiązkowa i pomijając przelewy oraz specyfikę paragonów fiskalnych każdy dokument oraz zamówienie, dostawa i inwentaryzacja musi mieć przypisany numer kolejny. Numer kolejny musi być również unikalny, co oznacza, że żaden inny numerowany obiekt, bez względu na jego rodzaj, nie może mieć takiego samego numeru. Unikalność numeracji kontrolowana jest przez serwer podczas każdego zapisu dokumentu - zarówno nowego jak i podczas aktualizacji treści już istniejącego.

Jakkolwiek zamówienia, dostawy oraz inwentaryzacje nie są dokumentami, lecz obiektami służącymi od zarządzania procesami i zdarzeniami, to jednak na ich podstawie mogą być tworzone wydruki lub dokumenty PDF będące w jakiś sposób materialną emacnacją tych obiektów, np. kosztorysy, oferty, powtwierdzenia złożenia zamówienia czy formularze inwentaryzacyjne. Tego rodzaju wydruki i PDF-y są wówczas oznaczane numerem obiektu, na podstawie którego je wytworzono.

Program oferuje trzy różne podejścia do numerowania dokumentów, a każde kolejne oznacza dalszy stopień zaawansowania w tej kwestii:

• brak jakichkolwiek sugestii dla użytkownika,
• podpowiadanie ostatniego numeru dokumentu danego rodzaju,
• pełna autonumeracja.

Ze względu na fakt, że numeracja podlega ścisłej kontroli serwera, odpowiednie ustawienia znajdują się na karcie Serwer ogólnych ustawień programu i są dostępne tylko dla administratorów.

Nie ingeruj, sam dopilnuję. Program nie tylko pozostawia użytkownikowi całkowitą w proponowaniu numerów nowych dokumentów, ale też nic w tej kwestii nie podpowiada. Przy tworzeniu nowego dokumentu pole „numer” jest na początku zawsze puste.

Przypominaj ostatni numer. Program daje swobodę proponowania numeru dokumentu, ale podpowiada jakie oznaczenie miał ostatni dokument danego rodzaju. W formularzu nowego dokumentu ciąg ten jest wstawiany automatycznie przez program, a fakt, że to tylko pewna sugestia uwydatniony jest poszarzeniem (stonowaniem) czcionki w tym polu. Jego edycja przywraca zwykły (niebieski) kolor znaków.

Autonumeracja. Najbardziej zaawansowana forma kontroli nad oznaczaniem dokumentów. Program śledzi ostatnio numeru dokumentu danej kategorii i podczas tworzenia nowego dokumentu proponuje kolejny, jeszcze niezarezerwowany numer. Użytkownik nie ma możliwości jego edycji - tekst w polu „numer” jest wyszarzony i nie można tam nic wpisać. Nie oznacza to jednak, że taki właśnie będzie rzeczywisty numer nowego dokumentu po jego zapisaniu w bazie danych. W rzeczywistości numer zostanie nadany automatycznie przez serwer dopiero w chwili zapisu dokumentu i może się zdarzyć, że będzie inny niż sugerowany. Najcześciej ma to miejsce jeśli 2 lub więcej użytkowników tworzy w tym samym czasie dokumenty tego samego rodzaju.

Z autonumeracją wiążą się szablony numeracji dokumentów. Przycisk Szablony... prowadzi do dalszego formularza, w którym należy wskazać wg jakich wzorców będą nadawane numery poszczególnym rodzajom dokumentów. Każdy szablon składa się z przedrostka, części zmiennej i przyrostka. Część zmienna to tak naprawdę licznik, który może być opcjonalnie dopełniany zerami po lewej stronie. Licznik nigdy nie może być pusty (nieokreślony), podczas gdy przyrostek i przedrostek mogą przynajmniej teoretycznie takimi pozostać.