DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.3.4.
Stanowiska robocze » Narzędzia pomocnicze »
WYSZUKIWANIE W WYKAZIE PODATNIKÓW VAT

Zasada działania i interfejs użytkownika

Program pozwala dokonać automatycznego sprawdzenia statusu kontrahenta w polskim Wykazie podatników VAT udostępnianym przez Ministerstwo Finansów. Jest to usługa weryfikacyjna, która służy sprawdzeniu czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony w Polsce. Pozwala pozyskać również kilka innych potencjalnie istotnych informacji o kontrahencie, jak jego dane teleadresowe i zgłoszone organom podatkowym rachunki bankowe. Uzyskane w ten sposób informacje mogą być w pewnych okolicznościach istotne np. przy okazji fakturowania.

Aby uzyskać informację o wspólnotowej rejestracji VAT kontrahenta, należy skorzyskać z funkcji wyszukiwania w VIES. W celu znalezienia jedynie jego danych teleadresowych zaleca się zasadniczo wykorzystanie wyszukiwarki REGON.

Weryfikacja w Wykazie podatników VAT odbywa się na poziomie konkretnego dokumentu - jakkolwiek status podatnika jest sam w sobie cechą kontrahenta, to jednak może zmieniać się pomiędzy kolejnymi transakcjami i wpływać na sposób ich rozliczenia. Jako taki powinien więc zostać ponownie zweryfikowany przy okazji każdej z nich. Jeśli wyszukiwanie w Wykazie podatników VAT jest dostępne dla danego rodzaju dokumentu, można je znaleźć w menu rozwijanym pod przyciskiem Rejestry w sekcji z danymi kontrahenta (zrzut nr 1).

Spowoduje to wyświetlenie okna, w którym można wpisać dane żądania do Wykazu podatników VAT. Należy podać dokładnie jeden parametr jednego z trzech typów: NIP, numer REGON lub numer rachunku bankowego zgłoszonego przez kontrahenta organom skarbowym na tzw. „białą listę” (zrzut nr 2). Którąś z tych informacji użytkownik musi posiadać. W przeciwieństwie do VIES, obecna formuła Wykazu podatników VAT nie przewiduje opcji przekazania danych wysyłającego zapytanie.

Funkcja wyszukiwania w Wykazie podatników VAT opiera się na API udostępnianym przez Ministerstwo Finansów. Na chwilę publikacji tej wersji programu nie wiąże się z tym konieczność żadnej dodatkowej aktywacji, ani odpłatności, aczkolwiek zasady korzystania z usługi określa jej dostawca. W celu pobrania raportu z Wykazu podatników VAT, program komunikuje się bezpośrednio z API ‐ w szczególności nie wykorzystuje w żaden sposób serwerów producenta programu.

Wyniki zapytania

Wyniki zapytania udostępnione są w formie skróconego lub pełnego raportu (zrzut nr 3). Każdy z nich jest dostępny do podglądu oraz wydruku i zapisu do PDF. Raport skrócony zawiera jedynie najważniejsze informacje, ze szczególnym podkreśleniem statusu podatnika: czynny, zwolniony lub niezarejestrowany. Pełny raport dostępny jest po kliknięciu przycisku o tym samym tytule i zawiera wszystkie informacje zwrócone przez usługę.

W pełnym wariancie raportu może on zawierać pewną historię podatnika, w tym datę rejestracji i wyrejestrowania. Jeżeli podmiot o zadanych parametrach był kiedykolwiek przetworzony przez systemy organów skarbowych, to nawet jeśli nie jest obecnie zarejestrowany, prawdopodobnie zostanie zwrócona informacja o jego statusie niezarejestrowanym oraz z jakimiś elementami jego historii. Jeśli jednak podmiot o danych parametrach nie jest i nie był w żaden sposób obecny w systemie, wówczas usługa zwróci „puste” dane, a program wyświetli komunikat o niemożliwości odnalezienia takiego obiektu.

Osobną kategorię stanowią przypadki, gdy podany parametr identyfikacyjny (NIP, numer REGON lub numer rachunku bankowego) jest technicznie nieprawidłowy (niewłaściwa długość i / lub suma kontrolna). W takim przypadku należy się spodziewać, że usługa zwróci błąd z odpowiednim jego opisem. Aby ograniczyć liczbę tego rodzaju błędnych zapytań, program dokonuje wstępnego filtrowania numerów identyfikacyjnych poprzez usunięcie wszelkich znaków innych niż cyfry.

Użytkownik może podać datę, na którą mają być aktualne dane zwrócone przez usługę. Innymi słowy, możliwe jest odpytywanie o dane archiwalne. Warto jednak mieć na uwadze, że w obecnej wersji usługi pole „status VAT” ma zawsze wartość aktualną na dzień zapytania, nawet jeśli w pozostałym zakresie zażądano danych archiwalnych.

Unikalny identyfikator zapytania

Odpowiedź na prawidłowo zadane zapytanie do usługi zawiera unikalny ciąg identyfikacyjny (pole „Id zapytania” w raporcie). Zaleca się, aby w ten czy inny sposób zachowywać wyniki weryfikacji ocenianych przez użytkownika jako istotne, gdyż wraz z unikalnym ciągiem referencyjnym mogą w razie potrzeby stanowić dowód w kontaktach z administracją skarbową potwierdzając, że w danym dniu kontrahent był (lub nie) polskim podatnikiem VAT o określonym statusie. Sposób interpretacji i postępowania z wynikami uzyskanymi z Wykazu podatników VAT należy jednak dostosować do indywidualnej sytuacji podatkowej użytkownika i w razie potrzeby zasięgnąć profesjonalnej porady w zakresie prawa podatkowego i praktyki jego stosowania przez administrację podatkową.

Zarządzanie dostępnością usługi w Menedżerze Serwera

Jakkolwiek interfejs użytkownika w części pozwalającej na weryfikację podmiotów w Wykazie podatników VAT znajduje się w aplikacji klienckiej, należy mieć na uwadze co następuje:

• komunikacja z serwerem Ministerstwa Finansów odbywa się z poziomu lokalnego serwera programu, a nie bezpośrednio z aplikacji klienckich; innymi słowy, stanowiska robocze odpytują bezpośrednio wyłącznie własny serwer programu, a nie zdalny serwer;
• w związku z powyższym, w ustawieniach serwera programu, dostępnych wyłącznie poprzez Menedżer Serwera, na jego karcie Rejestry w sekcji Wyszukiwanie w Wykazie podatników VAT znajduje się opcja Udostępnij wyszukiwanie w Wykazie podatników VAT na stanowiskach roboczych (domyślnie włączona);
• ponieważ usługa weryfikacji w Wykazie podatników VAT służy do aktywnego wystawiania dokumentów, a nie jedynie do przeglądania danych, dostępna jest wyłącznie dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do modyfikacji danych; jest natomiast dostępna we wszystkich działach, jakie można przypisać użytkownikom, gdyż wszystkie działy umożliwiają wystawianie dokumentów adresowanych do podmiotów indywidualnie wskazanych z np. NIP-u.