DuoKomp Sprzedaż i Magazyn - Dokumentacja

Rozdział 3.3.3.
Stanowiska robocze » Narzędzia pomocnicze »
WYSZUKIWANIE W VIES

Zasada działania i interfejs użytkownika

Program pozwala dokonać automatycznego sprawdzenia statusu kontrahenta w bazie internetowej VIES (VAT Information Exchange System) udostępnianej przez Komisję Europejską. Jest to typowa usługa weryfikacyjna, która służy sprawdzeniu czy kontrahent posiada wspólnotową rejestrację VAT. Pomocniczo może jednak służyć wyszukaniu danych teleadresowych kontrahenta o znanym VATID i wprowadzeniu ich do dokumentu.

Aby uzyskać informację o rejestracji VAT kontrahenta w Polsce, należy skorzyskać z funkcji wyszukiwania w polskim Wykazie podatników VAT. W celu znalezienia jedynie jego danych teleadresowych zaleca się zasadniczo wykorzystanie wyszukiwarki REGON.

Weryfikacja w VIES odbywa się na poziomie konkretnego dokumentu - jakkolwiek status w VIES jest sam w sobie cechą kontrahenta, to jednak może zmieniać się pomiędzy kolejnymi transakcjami i wpływać na sposób ich rozliczenia. Jako taki powinien więc zostać ponownie zweryfikowany przy okazji każdej z nich. Jeśli wyszukiwanie w VIES jest dostępne dla danego rodzaju dokumentu, można je znaleźć w menu rozwijanym pod przyciskiem Rejestry w sekcji z danymi kontrahenta (zrzut nr 1).

Spowoduje to wyświetlenie okna, w którym można wpisać dane żądania do VIES. Należy wówczas wskazać co najmniej kraj i numer VAT kontrahenta - dlatego tę informację użytkownik musi posiadać. Podanie kraju i numeru VAT pytającego jest opcjonalne. Jeśli opcja ta zostanie wybrana, a program jest zarejestrowany kluczem aktywacyjnym, to domyślnie wstawione zostaną wartości z tego klucza (zrzut nr 2).

Funkcja wyszukiwania w VIES opiera się na API udostępnianym przez Komisję Europejską. Na chwilę publikacji tej wersji programu nie wiąże się z tym konieczność żadnej dodatkowej aktywacji, ani odpłatności, aczkolwiek zasady korzystania z usługi określa jej dostawca. W celu pobrania raportu z VIES program komunikuje się bezpośrednio z API - w szczególności nie wykorzystuje w żaden sposób serwerów producenta programu.

Wyniki weryfikacji

Jeżeli połączenie z serwerem VIES przebiegnie prawidłowo, wyniki zapytania zostają w pierwszej kolejności wyświetlone w przewidzianym do tego celu oknie (zrzut nr 3).

Dodatkowo wyniki weryfikacji można (zrzut nr 4):

• wydrukować lub zapisać do PDF w formie sformatowanej wizualnie przez program i w ten sposób przeznaczonej dla człowieka,
• podejrzeć lub zapisać do pliku w dokładnie w takiej formie, w jakiej zwrócił ją serwer VIES,
• wstawić nazwę, dane adresowe i VATID do danych kontrahenta w dokumencie.

Unikalny identyfikator zapytania

Jeżeli w zapytaniu podano VATID żądającego i wynik weryfikacji jest pozytywny, wówczas odpowiedź sewera VIES zawiera dodatkowy, unikalny dla zapytania ciąg referencyjny. Zaleca się, aby w ten czy inny sposób zachowywać wyniki przynajmniej pozytywnych i ocenianych przez użytkownika jako istotne weryfikacji, gdyż wraz z unikalnym ciągiem referencyjnym mogą w razie potrzeby stanowić dowód w kontaktach z administracją skarbową potwierdzając, że w danym dniu kontrahent był (lub nie) podatnikiem VAT. Natomiast warto wziąć pod uwagę, że negatywny wynik weryfikacji niekoniecznie oznacza, że kontrahent takim podatnikiem nie jest. Np. Polska przekazuje do VIES jedynie dane podatników mających osobną rejestrację VAT UE. Dlatego sposób interpretacji i postępowania z wynikami uzyskanymi z VIES należy dostosować do indywidualnej sytuacji podatkowej użytkownika i w razie potrzeby zasięgnąć profesjonalnej porady w zakresie prawa podatkowego i praktyki jego stosowania przez administrację podatkową.

Zarządzanie dostępnością usługi w Menedżerze Serwera

Niezależnie od tego, że cały interfejs użytkownika pozwalający na faktyczną weryfikację podmiotów w VIES znajduje się w aplikacji klienckiej, należy mieć na uwadze co następuje:

• komunikacja z serwerem VIES odbywa się z poziomu lokalnego serwera programu, a nie bezpośrednio z aplikacji klienckich; innymi słowy, stanowiska robocze odpytują bezpośrednio wyłącznie własny serwer programu, a nie zdalny serwer VIES;
• w związku z powyższym, w ustawieniach serwera programu, dostępnych wyłącznie poprzez Menedżer Serwera, na jego karcie Rejestry w sekcji Wyszukiwanie w VIES znajduje się opcja Udostępnij wyszukiwanie w VIES na stanowiskach roboczych (domyślnie włączona);
• ponieważ usługa weryfikacji w VIES służy do aktywnego wystawiania dokumentów, a nie jedynie do przeglądania danych, dostępna jest wyłącznie dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do modyfikacji danych; jest natomiast dostępna we wszystkich działach, jakie można przypisać użytkownikom, gdyż wszystkie działy umożliwiają wystawianie dokumentów adresowanych do podmiotów indywidualnie wskazanych z ich VATID.