DuoKomp Księga Podatkowa 2026 JPK 12.2 - Dokumentacja

Rozdział 3.5.
Księgowania i rozliczenia »
KSIĘGOWANIE VAT

Założenia ogólne

Rozliczanie VAT przy pomocy programu odbywa się równolegle do prowadzenia albo podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir), albo ewidencji przychodów (ryczałtu). Składa się z następujących podstawowych elementów:

• wprowadzanie danych transakcji opodatkowanych VAT, zwykle w powiązaniu z wpisami do pkpir lub ewidencji ryczałtu (przy pomocy tego samego interfejsu, zrzut nr 1),
• tworzenie tradycyjnych rejestrów zakupów i sprzedaży VAT oraz JPK-V7M/K i JPK-VAT,
• tworzenie obowiązujących dawniej deklaracji VAT-7(K) w celach poglądowych i wspomagających.

Wprowadzanie danych transakcji opodatkowanych VAT

Rozliczanie VAT jest opcją, z której skorzystają wyłącznie użytkownicy będący jego podatnikami. Stosownie od tego należy odpowiednio ustawić jedną z opcji:

• Łącznie z księgą prowadź również rozliczenie VAT - w oknie właściwości podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
• Łącznie z ewidencją prowadź również rozliczenie VAT - w oknie właściwości ewidencji ryczałtu.

Domyślnie opcje te są włączone. Jeżeli tak jest, okna edycji wpisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji ryczałtu zawierają taką samą w obu przypadkach sekcję zatytułowaną VAT. W przeciwnym razie sekcja ta jest niewidoczna.

Sekcja VAT w oknie edycji wpisów do pkpir lub ewidencji ryczałtu pozwala określić w szczególności:

• fakt rozliczania lub nie VAT dla danej pozycji w księdze lub ewidencji (np. zaliczona w koszty na podstawie przepisów o podatku dochodowym składka na ubezpieczenie emerytalne nie będzie miała rozliczanego VAT-u),
• sposób rozliczenia pozwalający powiązać transakcję z odpowiednimi polami deklaracji VAT-7(K) oraz JPK-V7M/K i JPK-VAT,
• daty opisujące zdarzenie gospodarcze z punktu widzenia VAT:
• data rozliczenia decydująca o przypisaniu do miesiąca/kwartału w tradycyjnym rejestrze VAT, dawniej obowiązującej deklaracji VAT-7(K) oraz JPK-V7M/K i JPK-VAT; jest również wprost drukowana w tradycyjnym rejestrze zakupów;
• data wystawienia faktury uwidoczniona w tradycyjnym rejestrze sprzedaży VAT oraz JPK-V7M/K i JPK-VAT (w sprzedaży jako "data wystawienia" i w zakupach jako "data zakupu");
• data otrzymania (wpływu) faktury zakupowej uwidoczniona w tradycyjnym rejestrze zakupów VAT oraz JPK-V7M/K i JPK-VAT (zakupy);
• data sprzedaży w fakturze własnej uwidoczniona w tradycyjnym rejestrze sprzedaży VAT oraz JPK-V7M/K i JPK-VAT;
• rodzaj sprzedaży powiązanej jeśli transakcja jest zakupem, co jest istotne z punktu widzenia tradyjnego rejestru zakupów, dawniej obowiązującej deklaracji VAT-7(K) oraz JPK-V7M/K i JPK-VAT.

Ponadto sekcja ta zawiera ważny obecnie zestaw dodatkowych opcji dostępnych po kliknięciu przycisku Więcej. W szczególności od chwili wprowadzenia JPK-V7M/K jest ich dość dużo i cechują się znaczną szczegółowością. Są bowiem w dużej mierze konsekwecją wprowadzenia tego rodzaju JPK i decydują o tym, czy jego treść będzie prawidłowa, zarówno w części ewidencyjnej jak i deklaracyjnej. Z tego względu nie należy ich ignorować.

Niezależne od siebie księgowania w podatku dochodowym i VAT

Warto zauważyć, że w tej formule księgowania łatwo mogą pojawić się wpisy, które są potrzebne do rozliczenia VAT, ale nie podatku dochodowego i odwrotnie. Powinny mieć one zaznaczoną albo odpowiednią opcję pominięcia ich w pkpir lub ewidencji ryczałtu, albo pominięcia w księgowaniu do VAT.

Jest to np. widoczne w księgowaniu zakupów przez ryczałtowców. Zakupy są wprawdzie rozliczane w VAT, ale nigdy nie znajdą się w ewidencji ryczałtu jako takiej - wszystkie wpisy w ewidencji są przychodowe. W takiej stuacji powinny mieć one zaznaczoną opcję Wpis niewidoczny w ewidencji. Inny typowy przykład to zbiorcze księgowanie całej miesięcznej sprzedaży jako jeden wpis do pkpir. Nie można jednak zrobić tego w VAT, gdyż struktury JPK w zakresie VAT wymagają raportowania każdej transakcji osobno. Dlatego zbiorcze księgowanie do pkpir na potrzeby podatku dochodowego powinno mieć zaznaczoną opcję Nie rozliczaj VAT-u dla tego wpisu, a równolegle do niego każda transakcja powinna mieć osobny wpis na potrzeby rozliczenia VAT, ale z zaznaczoną opcją Zakup inwestycyjny lub z innych powodów niewidoczny w KPiR. Ten inny powód to w tym wypadku właśnie potrzeba osobnego rozliczenia dwóch podatków.

Weryfikacja statusu VAT kontrahentów

Dla poprawnego zaksięgowania transakcji do VAT może być potrzebne ustalenie statusu VAT kontrahentów. Pomocą służą wówczas opisane w odrębnych rozdziałach narzędzia Wyszukiwanie w VIES oraz Wyszukiwanie w Wykazie podatników VAT.