DuoKomp Księga Podatkowa 2024 JPK 10.1 - Dokumentacja

Rozdział 7.1.
Administracja »
IMPORT DANYCH Z PROGRAMÓW PROSTE FAKTURY ORAZ DUOKOMP SPRZEDAŻ I MAGAZYN

DuoKomp Księga Podatkowa a zewnętrzne programy sprzedażowe

Program DuoKomp Księga Podatkowa umożliwia wymianę danych z programami Proste Faktury oraz DuoKomp Sprzedaż i Magazyn. Odbywa się to poprzez pobranie określonych informacji z ich baz danych i przekonwertowanie ich na wpisy do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir) oraz do rejestrów VAT.

Dokonując konwersji należy pamiętać, że Proste Faktury oraz DuoKomp Sprzedaż i Magazyn są aplikacjami sprzedażowymi i fakturującymi, a nie księgowymi. W związku z tym ich bazy danych mogą nie zawierać wszystkich informacji niezbędnych do poprawnego zaksięgowania dokumentów. Dlatego w trakcie i po konwersji należy dodatkowo sprawdzić poprawność księgowań!

Wstępnymi warunkami wykonania takiej operacji są:

• posiadanie zarejestrowanej kopii programu Proste Faktury lub DuoKomp Sprzedaż i Magazyn dla której można zweryfikować uprawnienia licencyjne,
• wprowadzenie w programie DuoKomp Księga Podatkowa danych pozwalających prawidłowo zlokalizować na lokalnym komputerze kopię programu Proste Faktury lub w sieci lokalnej serwer programu DuoKomp Sprzedaż i Magazyn.

Konfiguracja połączenia z programem Proste Faktury

Konfiguracji dokonuje się w oknie Ustawienia na karcie Proste Faktury (zrzut nr 1) lub w opisanym niżej oknie importu danych klikając przycisk Ustawienia obok opcji Proste Faktury.

Należy wprowadzić ścieżkę wskazującą na lokalizację programu Proste Faktury na komputerze lokalnym. Jeśli program Proste Faktury był zainstalowany w standardowy sposób za pomocą oryginalnego instalatora, wówczas możliwe powinno być jego automatyczne zlokalizowanie po kliknięciu przycisku Odszukaj automatycznie. W każdym przypadku można z dużym prawdopodobieństwem zweryfikować ustawienie klikając przycisk Weryfikuj.

Konfiguracja połączenia z programem DuoKomp Sprzedaż i Magazyn

Konfiguracji dokonuje się w oknie Ustawienia na karcie DuoKomp Sprzedaż i Magazyn (zrzut nr 2) lub w opisanym niżej oknie importu danych klikając przycisk Ustawienia obok opcji DuoKomp Sprzedaż i Magazyn.

Należy podać następujące parametry:

• adres IP lub rozpoznawalną w sieci lokalnej nazwę serwera programu DuoKomp Sprzedaż i Magazyn; lokalizacja ta musi być osiągalna z komputera, na którym działa dana kopia DuoKomp Księgi Podatkowej; jeśli jest to ten sam komputer, można pozostawić domyślną wartość localhost;
• numer portu serwera programu DuoKomp Sprzedaż i Magazyn; w typowych sytuacjach można pozostawić wartość domyślną, chyba że administrator zmienił ją w ustawieniach serwera i działa on na innym porcie niż domyślny.

Z technicznego punktu widzenia DuoKomp Księga Podatkowa łączy się z serwerm programu DuoKomp Sprzedaż i Magazyn jako jego klient na zasadach ogólnych. W związku z tym już na etapie łączenia się z serwerem (imporu danych), należy podać również login i hasło takiego użytkownika programu DuoKomp Sprzedaż i Magazyn, który ma w nim uprawnienia do przeglądania listy faktur oraz pobierania treści tych dokumentów. W praktyce musi to być użytkownik posiadający na tych czy innych zasadach uprawnienia do działu Fakturowanie. Wystarczą przy tym uprawnienia tylko do odczytu danych.

Kompatybilność

Z przyczyn technicznych zakres zgodności z programami Proste Faktury oraz Sprzedaż i Magazyn jest zawsze ograniczony do pewnego zakresu wersji współpracujących programów. Innymi słowy, wersje te muszą być w określony sposób dopasowane. Należy mieć to zawsze na uwadze przy okazji dokonywania aktualizacji współpracującego ze sobą oprogramowania. Szczegółowej aktualnej informacji na temat kompatybilności należy w pierwszym rzędzie szukać na stronie internetowej programu DuoKomp Księga Podatkowa, ponieważ kompatybilność zmienia się wraz z każdą kolejną wersją wszystkich wymienionych w tym rozdziale programów. Najbardziej ogólne, ramowe zasady są jednak następujące:

• dana wersja DuoKomp Księgi Podatkowej współpracuje z tymi wesjami Prostych Faktur, które ukazały się wcześniej lub jednocześnie z nią samą; nie współpracuje natomiast z wersjami późniejszymi;
• dana wersja DuoKomp Księgi Podatkowej współpracuje wyłącznie z jedną konkretną wersją DuoKomp Sprzedaży i Magazynu, w praktyce z taką która była dostępna w chwili publikacji jej samej.

Procedura importu danych

Aby dokonać importu danych należy:

• otworzyć wybraną podatkową księgę przychodów i rozchodów,
• wybrać miesiąc do którego mają być zaimportowane dane,
• kliknąć przycisk Zaimportuj sprzedaż... (zrzut nr 3)

Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego pozwalającego ustawić opcje importu (zrzuty nr 4 i 5).

Opcje importu dzielą się na następujące grupy:

• wybór programu źródłowego, a w przypadku programu Proste Faktury również wybór konkretnej źródłowej bazy danych – jeśli przy pomocy tego programu obsługiwanych jest kilka firm, wówczas będzie do wyboru więcej niż jedna baza źródłowa,
• miesiąc i rok wystawienia źródłowych dokumentu sprzedaży,
• zakres ksiąg docelowych i sposób księgowania do nich (patrz niżej),
• rodzaje źródłowych dokumentów sprzedaży, które mają uwzględnione,
• sposób przypisania danych źródłowych do kont podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
• sposób przypisania danych źródłowych do pól deklaracji VAT-7 – współcześnie w praktyce JPK-V7M/K, a wcześniej również JPK-VAT.
• szczegółowe opcje dodatkowe mające zastosowanie w szczególności podczas późniejszego generowania JPK-V7M/K.

Bardzo przydatną opcją jest możliwość wskazania czy import ma zostać dokonany zarówno do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir) oraz rejestrów VAT, czy tylko do jednego z tych miejsc docelowych. Co więcej, import do pkpir może być dokonany zarówno poprzez wstawienie indywidualnych wpisów dla każdego dokumentu źródłowego, jak i jednego (w praktyce czasami kilku) wpisów zbiorczych. Jeden z typowych przypadków, gdy powyższe opcje będa bardzo przydatne, to import poszczególnych transakcji do rejestrów VAT w celu późniejszego wygenerowania JPK-VAT lub JPK-V7M/K, ale zarazem zaksięgowanie sprzedaży w pkpir w sposób całościowy jako jeden wpis. W zależności od wybranych w tym zakresie opcji program może utworzyć zarówno zintegrowane księgowania w pkpir i rejestrach VAT jednocześnie, jak również wpisy, które mają zdezaktywowaną widoczność w którymś z tych modułów.

Po wybraniu odpowiednich ustawień należy kliknąć przycisk Dalej. Jeżeli program będzie w stanie odnaleźć bazę danych wybranego programu, połączyć się z nią i znajdzie w niej dane mieszczące się w wybranych przez użytkownika kryteriach, dokonana wówczas wstępnej konwersji, której wyniki zostaną przedstawione użytkownikowi w kolejnym oknie dialogowym (zrzut nr 6).

Lista zawarta w tym oknie umożliwia co najmniej 2 rzeczy:

• częściową weryfikację wyników importu,
• wybranie które dokumenty sprzedaży mają zostać ostatecznie zaimportowane.

W razie kliknięcia przycisku Importuj wybrane pozycje zostaną umieszczone w aktualnie wyświetlonym miesiącu otwartej podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir).